Automatische Abgleichung verwenden

Die Funktion Automatische Abgleichung (TRM) dient zum Zuweisen bzw. Abgleichen von Vorgängen auf einem Konto und gibt Ihnen die Möglichkeit, den Zuweisungs-/Abgleichungsprozess automatisch abzuwickeln. Sie definieren zwei Regelarten für den Abgleichungsprozess:

  • Auswahlkriterien - diese bestimmen die Vorgänge, die für die Abgleichung berücksichtigt werden sollen;
  • Abgleichungskriterien - dies sind die Felder, die zueinander passen müssen, um einen Vorgang einem anderen zuordnen zu können.

Sie können die Zuweisungen entweder automatisch buchen oder lediglich einen Bericht für sie erstellen lassen. Außerdem können Sie folgende Vorgänge in einem Bericht zusammenfassen:

  • alle Vorgänge, die Ihre Auswahlkriterien erfüllen, jedoch nicht abgeglichen sind;
  • alle nicht abgeglichenen Vorgänge, Lastschriften und Gutschriften;
  • alle abgeglichenen Vorgänge.
Hinweis: Wenn Sie die Aufwandsprüfung verwenden, werden Vorgänge bei der automatischen Abgleichung verbucht, selbst wenn eine Budgetüberziehung vorliegt.

Vorgänge, die mit der Funktion Automatische Abgleichung zugewiesen wurden, erhalten kontospezifische Zuweisungsreferenzen.

Im Rahmen der automatischen Abgleichung werden alle daraus resultierenden Skonto- sowie Gewinn-/Verlustvorgänge auf das Hauptbuch verbucht. Sie können außerdem Prozessregeln verwenden, um Analysecodes für die generierten Vorgänge festzulegen oder zu prüfen. Dazu erstellen Sie ein Ereignisprofile, das nach einem Funktionscode für eine automatische Abgleichung sucht, und verwenden entweder den Aufrufpunkt 00015 Auffüllen oder 00016 Prüfen der Analyse für systemgenerierte Vorgänge.

  1. Geben Sie diese Informationen an:
    Währungskennzeichen
    Die Währungswertart, die abgeglichen werden soll. Sie können Vorgänge nach Basis-, Vorgangs- oder 4. Währung abgleichen. Wenn die Abgleichung nach Vorgangswährung erfolgt, dann müssen auch die entsprechenden Basiswährungsbeträge vor der Zuweisung gleich sein. Entsteht eine Differenz durch einen Kursgewinn bzw. -verlust, wird automatisch ein Journal zur Buchung dieser Differenz auf ein Konto für realisierten Gewinn oder Verlust generiert. Siehe 'Abgleich in der Vorgangswährung'.
    Kontotyp
    Die Kontotypen, für die Vorgänge zur Abgleichung gewählt werden.
    Von/Bis
    Das Konto bzw. der Kontenbereich, der für den gewünschten Kontotyp ausgewählt wird. Vorgänge für diese Konten, die die Auswahlkriterien erfüllen, werden zur Abgleichung bzw. zur Zuweisung berücksichtigt. Lassen Sie diese Felder leer, wenn alle Konten des gewählten Typs einbezogen werden sollen.
    Hinweis: Geschlossene und suspendierte Konten werden nicht in die automatische Abgleichung einbezogen.
    Auswahl 1-3
    Hier können Sie bis zu drei Auswahlkriterien auswählen, die Vorgänge erfüllen müssen, um für die Abgleichung berücksichtigt zu werden. Wenn Sie alle drei Auswahlkriterien leer lassen, werden alle nicht abgeglichenen Vorgänge für die gewählten Konten und für Perioden bis zur ausgewählten 'Bis einschließlich Periode' ausgewählt. Siehe 'Konten und Vorgänge für die automatische Abgleichung auswählen'.
    Von/Bis 1-3
    Ein Code bzw. Codebereich innerhalb der ausgewählten Auswahlkriterien. Vorgänge werden nur dann ausgewählt, wenn Sie diesen Codebereich enthalten. Beispielsweise können Sie Vorgänge mit dieser Option auf die eines bestimmten Analysecodebereichs beschränken.
    Abgleichungskriterien 1-3
    Sie können bis zu drei Abgleichungskriterien auswählen. Diese Kriterien bilden die Grundlage für den Abgleich von Vorgängen. Siehe 'Kriterien für die Automatische Abgleichung definieren'.
    Bis einschließlich Periode
    Sie können die letzte Periode vorgeben, deren Vorgänge in der Abgleichung berücksichtigt werden sollen. Vorgabe ist die aktuelle Periode.
    Nicht abgeglichene berichten
    Mit dieser Option können Sie festlegen, ob ausgewählte, aber bei der automatischen Abgleichung nicht abgeglichene Vorgänge im Bericht ausgewiesen werden sollen. Sie können nicht abgeglichene Vorgänge ganz aus dem Bericht auslassen, nicht abgeglichene Soll- und Habenvorgänge, nur nicht abgeglichene Sollvorgänge oder nur nicht abgeglichene Habenvorgänge berichten.
    Abgeglichene berichten
    Hier legen Sie fest, ob der Bericht zur automatischen Abgleichung die abgeglichenen Vorgänge enthalten soll.
    Vorgänge buchen
    Diese Option bestimmt, ob die Vorgänge und alle daraus resultierenden Skonto- sowie Gewinn-/Verlustvorgänge auf das Hauptbuch verbucht werden. Bei wahlfreier Prima-Nota-Buchung können Sie die Vorgänge als Prima-Nota- oder endgültige Buchung verbuchen.
    Eingangskonto Skonto
    Auf dieses Konto wird das für Kreditoren-/Verbindlichkeitskonten oder für Verkaufsvorgänge eines Drittkontos fällige Skonto verbucht. Siehe 'Skonti in der Automatischen Abgleichung anwenden'.
    Ausgangskonto Skonto
    Auf dieses Konto wird das für Debitoren-/Forderungskonten bzw. für Einkaufsvorgänge eines Drittkontos fällige Skonto verbucht. Siehe 'Skonti in der automatischen Abgleichung anwenden'.
    Skontotoleranz
    Die Skontotoleranz bezeichnet die zulässige Differenz zwischen dem gewährten Skontobetrag (gemäß den Zahlungsbedingungen) und dem abgezogenen Ist-Skontobetrag. Geben Sie die Skontotoleranz im Format 9999,99 ein, wenn Sie einen festen Toleranzbetrag festlegen wollen, oder im Format 999,99 %, um die Toleranz als Prozentsatz des berechneten Skontobetrags auszudrücken. Lassen Sie das Feld leer, wenn keine Toleranz benötigt wird. Siehe 'Skonti in der Automatischen Abgleichung anwenden'.
    Hinweis: Skonto wird nur angewendet, wenn Sie Vorgänge auf Debitoren-, Kreditoren- oder Drittkonten abgleichen.
    Konto für realisierte Differenzen (Gewinn oder Verlust)
    Dieses Feld ist nur dann erforderlich, wenn Sie im Feld Währungskennzeichen die Option 'Vorgangswährung abgleichen' gewählt haben und wenn die Vorgänge verbucht (nicht berichtet) werden. Werden Vorgänge nach Vorgangswährung abgeglichen, müssen die Basiswährungswerte ausgeglichen sein. Dadurch können Gewinne oder Verluste entstehen. Siehe 'Abgleich in der Vorgangswährung'.

    Dieses Feld ist ebenfalls erforderlich, wenn Sie im Feld Währungskennzeichen die Option 'Vorgangswährung abgleichen' wählen und wenn Wert 3 oder Wert 4 zum forcierten Ausgleich definiert sind. Diese trifft zu, wenn in Mandanten einrichten auf der Registerkarte Wert 4 die Option S/H-Prüfung auf Manuell oder Automatisch, oder auf der Registerkarte die Option Wert 3 auf Automatisch eingerichtet ist.

    Die Buchungsregel Währungsgewinn/-verlust in der Funktion Hauptbuch einrichten (LES) bestimmt die Verwendung dieses Kontos. Gehen Sie mit Buchungsregel Währungsgewinne/-verluste wie folgt vor:

    • Wenn die Regel auf Nettogewinne und -verluste eingerichtet ist, geben Sie das Konto für realisierte Nettodifferenzen an.
    • Ist die Regel auf Separate Gewinne und Verluste eingerichtet, geben Sie das Konto für realisierte Gewinne an. In diesem Fall müssen Sie außerdem im unteren Feld das Konto für realisierte Verluste angeben.
    • Ist die Regel auf Nur Gewinne oder auf Nur Verluste eingerichtet, hat dies den gleichen Effekt auf die automatische Abgleichung wie 'Separate Gewinne und Verluste'. Geben Sie deshalb das Konto für realisierte Gewinne und im unteren Feld das Konto für realisierte Verluste ein.

    Sie können in dieses Feld auch einen Bindestrich (-) für den Basis- oder Berichtswährungsbetrag des Währungsgewinns bzw. -verlusts eingeben, der für die in Mandanten einrichten angegebenen Kontocodes gebucht wird. Wenn Wert 3 die Zweite Basiswährung ist, wird das Gegenkonto in Mandanten einrichten verwendet. Die Gewinn-/Verlustdifferenz gegenüber den anderen Währungen wird jedoch in dem Gewinn-/Verlustkonto generiert, das in Währungscodes (CNC), Periodenwährungskurse (CNP), Tageswährungskurse (CND) oder bei Eingabe zur Laufzeit definiert wurde.

    Konto realisierte Verluste
    Dieses Feld ist erforderlich, wenn die Abgleichung nach Vorgangswährung erfolgen soll und die Buchungsregel Währungsgewinn/-verlust in Hauptbuch einrichten (LES) auf 'Nur Gewinne', 'Nur Verluste' oder 'Separate Gewinne und Verluste' eingerichtet ist. Alle realisierten Kursverluste werden auf dieses Konto verbucht. Siehe 'Abgleich in der Vorgangswährung'.
    Buchungsperiode
    Die Periode, in der die bei der automatischen Abgleichung generierten Vorgänge verbucht werden sollen. Lassen Sie dieses Feld leer, um an die aktuelle Periode zu verbuchen. Dies ist nur dann erforderlich, wenn Sie im Feld Vorgänge buchen die Option Ja gewählt haben.
  2. Speichern Sie Ihre Änderungen.