Informationen zum Zuweisungsschlüssel

Wie wird der Schlüssel definiert?

Der Zuweisungsschlüssel wird durch die Buchungen auf das Schlüsselkonto bzw. den Schlüsselkontenbereich bestimmt. Beim Definieren des Zuweisungsschlüssels müssen Sie also die Schlüsselkonten angeben. Diese sind oft Memokonten.

Die auf die Schlüsselkonten gebuchten Vorgänge bestimmen den Schlüsselbetrag. Die Zuweisungsschlüsseldefinition kennzeichnet die Vorgänge, die für die Schlüsselkonten abgerufen werden sollen. Diese Vorgänge werden dann zur Berechnung des Schlüsselbetrags summiert. Sie rufen beispielsweise die Jahr bis dato-Vorgänge oder die Vorgänge der aktuellen Periode für das Schlüsselkonto auf.

Der Schlüsselbetrag wird dann zur Bestimmung des Zielbuchungsbetrags auf den Zuweisungsausgangsbetrag angewandt. Je nach gewähltem Schlüsselprinzip wird er folgendermaßen angewendet:

Pauschale

Ein fester Schlüsselbetrag berechnet bei jeder Zuweisungsausführung den gleichen Wert. Der aus den Schlüsselkontovorgängen errechnete Schlüsselbetrag wird als Zuweisungsbetrag verwendet. In diesem Fall wird der Ausgangsbetrag nicht benutzt.

Beispiel: Die ersten € 1500 an Gebäudeinstandhaltungskosten sollen der Hauptgeschäftsstelle zugewiesen werden und der Restbetrag soll anhand von Prozentsatzstandardwerte verteilt werden. Sie buchen also den Festbetrag in Höhe von € 1500 auf das Memokonto Gebäudeinstandhaltungs-Zuweisungsschlüssel. Dieses ist das im Zuweisungsschlüssel angegebene Schlüsselkonto.

Absoluter Prozentsatz

Wenn sich die Zuweisungsgrundlage nicht jeden Monat ändert, kann die Zuweisung anhand eines festen Prozentsatzes erfolgen. So können Kosten nach vorab definierten Prozentanteilen aufgeteilt werden.

Bei Wahl des Schlüsselprinzips 'Absoluter Prozentsatz' bestimmt der aus den Schlüsselkontovorgängen errechnete Schlüsselbetrag den Prozentsatz des Ausgangsbetrags, der auf jedes Zielkonto angewendet werden soll.

Beispiel: Um 60 % der Telefonrechnung auf die Verkaufsabteilung zuzuweisen, buchen Sie den Wert 60 auf das Memokonto Telefonkostenzuweisungssatz. Außerdem geben Sie den Verkaufsabteilungscode als Analysecode auf dieser Memokontobuchung an. Diese Buchungsanalysekategorie muss auf dem Zuweisungsschlüssel als Filterauswahlanalysekategorie angegeben sein.

Relativer Prozentsatz

Mit der relativen Aufteilung können Sie den Zuweisungsausgangsbetrag entsprechend eines Verhältnisses zweier anderer Werte, die an anderer Stelle im Hauptbuch gespeichert sind, aufteilen.

Wenn das Schlüsselprinzip 'Relativer Prozentsatz' ausgewählt ist, wird der als Summe der Schlüsselkontovorgänge errechnete Schlüsselbetrag als Summe für die Schlüsselberechnung benutzt. Die vom Schlüsselkonto gewählten Vorgänge werden gemäß der Auswahlkriterien für die Analysecodefilter zusammengefasst und summiert. Die Schlüsselberechnung ist wie folgt:

(Ausgangsbetrag x Schlüsselbetrag) / Schlüsselsumme = Zielzuweisungsbetrag

Beispiel für einen Zuweisungsschlüssel

Die Anwendung der verschiedenen Schlüsselprinzipien wird am besten an einem Beispiel dargestellt.

Nachstehende Buchungen erfolgen auf das Memokonto Personal, und zwar je eine Buchung pro Abteilung. Für jeden Vorgang wird der Abteilungscode auf einer Analysekategorie eingegeben.

Ein Zuweisungsschlüssel ist definiert. Das Memokonto Personal ist das Schlüsselkonto. In der Filterauswahl wird Buchungsanalysekategorie 1 gewählt.

Die bei Ausführung der Zuweisung betragen die umzulegenden Personalkosten für die Periode € 200. Das ist der Ausgangsbetrag.

Schlüsselprinzip Pauschale

Steht die Option Schlüsselprinzip für den Zuweisungsschlüssel auf Pauschale, dann beträgt der an Abteilung 1 umzulegende Betrag € 20. Dieser Betrag wird auf das Schlüsselkonto für Abteilung 1 gebucht.

Schlüsselprinzip 'Absoluter Prozentsatz'

Steht die Option Schlüsselprinzip für den Zuweisungsschlüssel auf Absoluter Prozentsatz, dann beträgt der an Abteilung 1 umzulegende Betrag:

Ausgangsbetrag (200) x 20 % = € 40

Schlüsselprinzip Relativer Prozentsatz

In diesem Fall sollen die Personalkosten gemäß der Personalzahl der jeweiligen Abteilung auf vier Abteilungen umgelegt werden. Die auf das Memokonto Hauptgeschäftsstelle erfolgten Buchungen stellen die Personalzahl in der jeweiligen Abteilung dar.

In der Zuweisungsschlüsseldefinition kann die Option für Schlüsselbetrag Saldo gewählt werden, damit nur Personalzuwachs bzw. -abnahmen an jede Periode gebucht werden müssen.

Die Schlüsselsumme ist die Gesamtpersonalzahl 50. Dies ist die Summe aller Memokontenvorgänge, wobei ein Analysecode in der Buchungsanalysekategorie 1 eingegeben wird.

Steht die Option Schlüsselprinzip für den Zuweisungsschlüssel auf Relativer Prozentsatz, wird der auf Abteilung 1 umzulegende Betrag so berechnet:

(Ausgangsbetrag x Schlüsselbetrag für Abteilung 1) / Schlüsselsumme = Zielzuweisungsbetrag Abteilung 1

200 x 20 / 50 = 80