Gebrauch von Toleranzen beim Abgleichen von Eingangsrechnungen
Beim Abgleichen von Eingangsrechnungen können Toleranzen verwendet werden. Dies bedeutet, dass Sie festlegen können, ob Eingangsrechnungszeilen genau mit Bestellzeilen übereinstimmen müssen oder ob sie sich innerhalb eines bestimmten Toleranzbereichs befinden dürfen. Diese Toleranzwerte werden in 'Sonstige Berechtigungen' in der Sicherheitskonsole oder in der Benutzerverwaltung definiert. Der Wert, der für die Abgleichung verwendet wird, ist in Bestelltyp definiert. Wenn keine Toleranzen angegeben sind, werden die Zeilen nach Menge abgeglichen.
Beispiel
Das folgende Beispiel zeigt, wie Toleranzen angewendet werden und welche Meldungen angezeigt werden:
- Der Toleranzprozentsatz in 'Sonstige Berechtigungen' ist auf 10 % eingerichtet und es wird eine Bestellung für 1000 € erstellt.
- Eine Rechnung für 600 € wird eingegeben und mit der Bestellung abgeglichen.
- Eine Warnmeldung wird angezeigt, mit der Information, dass der Rechnungswert unter der zugelassenen Prozenttoleranz liegt, und Sie werden gefragt, ob Sie mit der Abgleichung dieser Rechnung fortfahren möchten. Wenn Sie 'Ja' wählen, wird die Abgleichung verarbeitet. Die Bestellung wird am Ende der Rechnungsbearbeitung nicht geschlossen.
- Eine zweite Rechnung wird erstellt. Die folgenden Beispiele veranschaulichen, wie der Betrag das Ergebnis bestimmt:
- Eine zweite Rechnung für 400 € wird eingegeben, d. h. die Summe aus der ersten und zweiten Rechnung entspricht der Bestellung.
Die Abgleichung wird verarbeitet und es werden keine weiteren Meldungen angezeigt. Die Bestellung wird am Ende der Rechnungsbearbeitung geschlossen.
- Eine zweite Rechnung für 100 € wird eingegeben, d. h. die Summe aus der ersten und zweiten Rechnung liegt immer noch unter
der erlaubten Toleranz.
Eine Warnmeldung wird angezeigt, mit der Information, dass der Rechnungswert unter der zugelassenen Prozenttoleranz liegt, und Sie werden gefragt, ob Sie mit der Abgleichung dieser Rechnung fortfahren möchten. Wenn Sie 'Ja' wählen, wird die Abgleichung verarbeitet. Die Bestellung wird am Ende der Rechnungsbearbeitung nicht geschlossen.
- Eine zweite Rechnung für 350 € wird eingegeben, d. h. die Summe aus der ersten und zweiten Rechnung liegt unter dem Bestellwert,
aber innerhalb der erlaubten Toleranz.
Der Abgleichungsprozess wird fortgesetzt, aber es erscheint eine Meldung über die Nichtübereinstimmung und Sie können entscheiden, ob Sie die Bestellung am Ende der Rechnungsbearbeitung schließen möchten oder nicht.
- Eine zweite Rechnung für 450 € wird eingegeben, d. h. die Summe aus der ersten und zweiten Rechnung liegt über dem Bestellwert,
aber innerhalb der erlaubten Toleranz.
Der Abgleichungsprozess wird fortgesetzt, aber es erscheint eine Meldung über die Nichtübereinstimmung und Sie können entscheiden, ob Sie die Rechnung am Ende der Rechnungsbearbeitung schließen möchten oder nicht.
- Eine zweite Rechnung für 550 € wird eingegeben, d. h. die Summe aus der ersten und zweiten Rechnung liegt über dem Bestellwert
und außerhalb der erlaubten Toleranz.
Eine Fehlermeldung wird angezeigt, die besagt, dass diese Rechnungszeile nicht der Bestellzeile abgeglichen werden kann, da die zugelassene Toleranz überschritten ist. Die Abgleichung kann nicht fortgesetzt werden.