Bestellungen und Rechnungen genehmigen
Im Genehmigungsprozess überprüfen ein oder mehrere Benutzer eine Bestellung oder Rechnung, um diese zu genehmigen oder abzulehnen. Beispielsweise können Benutzer autorisiert sein, Rechnungen zu genehmigen, die ein bestimmtes Projekt betreffen, die einen bestimmten Abteilungscode aufweisen oder die einen bestimmten Höchstwert (z. B. 10000 Euro) nicht überschreiten.
In der Funktion 'Geschäftsbereich Einkauf einrichten' legen Sie fest, ob Genehmigungen in Ihrem System verwendet werden. Der Bestelltyp bestimmt dann, ob Genehmigungen auf einer bestimmten Bestellungs- oder Rechnungsstufe erforderlich sind. Genehmigungen werden also nicht unbedingt in allen Einkaufsvorgängen benutzt. Wenn sie verwendet werden, kann eine Vorgangszeile erst dann in die nächste Bearbeitungsstufe übergehen, nachdem Sie von einer autorisierten Person genehmigt wurde.
Wählen Sie in 'Bestellungen erfassen' oder 'Eingangsrechnungen erfassen' die Option oder aus dem Menü . Wenn für den Vorgang eine Genehmigung erforderlich ist und Sie die entsprechenden Benutzerberechtigungen haben, erscheint daraufhin das Formular Genehmigungen. Im Formular wird Ihre Benutzer-ID angezeigt.
Einen Vorgang genehmigen
Wählen Sie aus dem Menü , um den Vorgang zu genehmigen. Dadurch werden die Felder Genehmigung im Erfassungsformular so aktualisiert, dass sie eine Genehmigung bis zur nächsten Ebene anzeigen. Sobald alle Ebenen genehmigt wurden, wird der Vorgang für die nächste Bearbeitungsstufe freigegeben.
Eine Genehmigung rückgängig machen
Wählen Sie aus dem Menü , um eine Genehmigung aufzuheben. Wenn Sie diese Option wählen, wird das Feld Meldungscode angezeigt. Hier können Sie den Grund für das Aufheben der Genehmigung festhalten. Beispielsweise könnten die Waren beschädigt sein. Die Felder Genehmigung im Erfassungsformular werden entsprechend aktualisiert. Nach dem Aufheben einer Genehmigung muss der Genehmigungsprozess neu gestartet werden, bevor der Vorgang in die nächste Bearbeitungsstufe übergehen kann.