Zahlungsdokumentnummern zuweisen
SunSystems kann wahlweise für jedes erstellte Zahlungsdokument eine einmalige Vorgangsnummer generieren und zuweisen. Diese Vorgangsnummer wird in den Zahlungsvorgang mit eingeschlossen und kann nützliche Protokollinformationen liefern.
Diese Funktion ist besonders dann nützlich, wenn Sie Dokumente auf vornummerierten Vordrucken ausdrucken (z. B. Schecks), bei denen die Schecknummer bereits vorgedruckt wurde. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das System dem Zahlungsvorgang die richtige Nummer zuweist.
Zahlungsvorgangsnummern werden dann generiert, wenn für das Dokumentformat in der Funktion Dokumentformate (DFS) ein Vorgangsnummernformat angegeben wurde.
Das Vorgangsnummernformat wird in Vorgangsnummern (TRS) definiert. Es bestimmt das Format der Bezugsnummer und wie sie generiert wird.
Die Bezugsnummer kann automatisch als fortlaufende Nummerierung generiert werden, beispielsweise für Schecknummern. Andererseits kann sie auch auf einen festen Wert eingerichtet werden.
Bei fortlaufender Nummerierung werden die Details mit der Funktion Nummernströme (NSS) definiert und gesteuert.
Bezugsnummer einrichten
Werden Zahlungsdokumente mit Vorgangsnummern belegt, dann können Sie anhand der Funktion Nummernströme (NSS) die nächste Nummer einsehen und festlegen.
Wenn Sie beispielsweise Schecks auf Vordrucken mit Schecknummern ausdrucken, dann müssen Sie die nächste Sequenznummer so wählen, dass sie die erste Schecknummer auf den für den Zahlungslauf benutzten Scheckvordrucken festlegt.
Die folgende Nummer kann vom Benutzer zur Laufzeit eingerichtet werden, bevor die Zahlungsdokumente ausgedruckt werden, wenn für das Zahlungsdokument die Option Nächste Nummer ändern in Dokumentformate (DFS) ausgewählt ist.
Die Vorgangsnummer aktualisieren
Die einem Zahlungsdokument zugewiesene Vorgangsnummer kann wahlweise als Vorgangsnummer für die im Zahlungslauf bzw. im Zahlungseinzug generierten und verbuchten Zahlungsvorgänge gespeichert werden. Siehe 'Welche Buchungen werden vom Zahlungslauf generiert?'.
Dies wird gesteuert, indem Sie das Feld Dokumentdetails aktualisieren in der Funktion Dokumentformat (DFS) für das Zahlungsdokument auf Vorgangsnummer wird aktualisiert setzen.