Informationen zu 'Buchungen importieren'
Die Funktion Buchungen importieren dient zur Prüfung und Buchung von Journalen, die von einer anderen Funktion erstellt und nicht manuell in Buchungen erfassen (LEN) eingegeben wurden. Diese Journale werden als Importdateien in den Buchungsimporttabellen gespeichert. Mit Buchungen importieren können Sie Ist- und Budgetvorgänge buchen.
Die zu importierenden Journale können von verschiedenen Quellen generiert werden, wie z. B.:
- Kosten- und Leistungsrechnung in SunSystems Financials
- Warenwirtschaft in SunSystems
- Andere Softwarepakete.
Die Vorgänge müssen als ausgeglichene Journale im erforderlichen Journalvorgangsformat erstellt werden.
Für die Bearbeitung können ein oder mehrere Journale zu einer Importdatei (einem Stapel) zusammengefasst werden. Alle Journale in einer Datei müssen jedoch den gleichen Journaltyp verwenden.
Buchungen importieren verwendet einen Control-Desk, um die zu importierenden Journale auszuwählen.
Bearbeitungsmodi in 'Buchungen importieren'
Buchungen importieren kann in zwei verschiedenen Bearbeitungsmodi ausgeführt werden: Echtzeit oder manuell.
Wenn Sie Buchungen importieren für den Import und das Buchen von Journalen in Echtzeit verwenden, dann werden die Journale bei Generierung durch das Ursprungssystem automatisch an Buchungen importieren übergeben. Buchungen importieren prüft dann die Journale und bucht sie, vorausgesetzt sie sind korrekt. Andernfalls können die Journale zurückgehalten werden, sodass sie mit Buchungen erfassen korrigiert und verbucht werden können.
Wenn Sie Buchungen importieren verwenden, um Journale manuell zu importieren und zu buchen, werden sie so lange in den Buchungsimport-SQL-Tabellen im Financials-Modul gespeichert, bis Sie sie importieren. Danach wählen Sie die zu importierenden Journale manuell aus, woraufhin diese zur Prüfung und Buchung an die Funktion Buchungen importieren übergeben werden.
Die Journale, die in der SunSystems-Warenwirtschaft oder im Kosten- und Leistungsrechnungslauf von Financials generiert wurden, werden entweder in Echtzeit oder manuell verbucht.
Prüfen und Buchen in 'Buchungen importieren'
Die Funktion Buchungen importieren verwendet für jedes zu bearbeitende Journal die gleichen Prüf- und Ausgleichsregeln wie Buchungen erfassen, um sicherzustellen, dass nur gültige Journale verbucht werden. Siehe 'Wann ist ein Journal ausgeglichen?'.
Jeder Journaltyp in der Importdatei muss den Status Offen oder Ausgeblendet haben, wie in Journaltypen (JNT) definiert.
Sie haben die Wahl, die Journale nur zu prüfen oder sie auch gleichzeitig zu buchen. Wird beim Buchen der Journale ein fehlerhaftes Journal gefunden, können Sie das Journal entweder ablehnen oder den Fehler auf ein Interimkonto buchen. Siehe 'Fehlerbearbeitung im Buchungsimport'.
Importierte Journale werden entweder an das Ist-Buch oder an ein Budgetbuch gebucht. Um ein Journal an ein Budgetbuch zu buchen, müssen Sie in den Laufzeitparametern von 'Buchungen importieren' das erforderliche Budgetbuch wählen.
Prozessregeln für zusätzliche Prüfungen verwenden
Prozessregeln können verwendet werden, um spezielle Prüfungsanforderungen auf ausgewählte Journalfelder anzuwenden. Beispielsweise könnten Sie bestimmte Felder, die in Financials wahlfrei sind, für den Import als obligatorisch festlegen. Es könnte auch erforderlich sein, sowohl in Buchungen importieren als auch in Buchungen erfassen die gleichen Analysecodeprüfungen anzuwenden.
Beim Einrichten von Prozessregeln für Buchungen importieren gibt es einige besondere Umstände. Es können nur bestimmte Aufrufpunkte im Ereignisprofil verwendet werden, um Journalfelder während des Importvorgangs zu setzen. Zur Prüfung des Zielhauptbuchs für den Import muss ein spezifischer Aufrufpunkt im Ereignisprofil verwendet werden. Nähere Informationen finden Sie unter 'Aufrufpunkte und Aktionen in Financials'.
Bei der Prüfung jeder importierten Vorgangszeile kann auch auf die vorherige importierte Zeile Bezug genommen werden, z. B. um sicherzustellen, dass ein bestimmtes Feld in allen Zeilen der importierten Journale einheitlich ist. Wenn Sie dies tun, müssen Sie jedoch zwischen dem Buchungsimport aus der Warenwirtschaft und anderen Buchungsimporten (z. B. aus einer externen Datei, die mit Buchungen exportieren exportiert wurde) unterscheiden. Hauptbuchzeilen, die von der Hauptbuchschnittstellendefinition in der Warenwirtschaft generiert wurden, werden von dem Buchungsimport nach Vorgangsnummer/Kontonummer sortiert. Wenn Sie also auf die vorherige Zeile Bezug nehmen wollen, müssen Sie diese Sortierung in Betracht ziehen. Sie sollten daher das Datenelement Journalkopf Erstellungstyp in einem Ereignisprofil oder in einer Regel verwenden, um zu bestimmen, ob der Buchungsimport aus der Warenwirtschaft oder aus einer anderen Quelle stammt. Nähere Informationen finden Sie unter 'Aufrufpunkte und Aktionen in Financials'.
Journale für den Import anzeigen und auswählen
Sie können Control-Desk verwenden, um die Verarbeitung des Buchungsimports zu starten, zu steuern und zu überwachen. Control-Desk zeigt alle Journale in den Buchungsimporttabellen an.
Sie können also mit dem Control-Desk Buchungen importieren Journale in den folgenden Phasen anzeigen:
- Journale, die zum Buchungsimport anstehen
- Journale, die wegen Prüffehlern von der Funktion 'Buchungen importieren' abgelehnt wurden.
Journaltyp-Steuerelemente
Die Einstellungen des Journaltyps bestimmen auch, wie die Journale von Buchungen importieren verarbeitet werden.
Enthält der importierte Vorgang einen Journaltyp, für den das Feld Storno nächste Periode auf Ja gesetzt ist, dann wird auf dem entsprechenden Konto in der nächsten Periode eine Stornobuchung dieses Vorgangsbetrags vorgenommen.
Wenn die importierten Vorgänge sich auf einen Journaltyp beziehen, für den eine Genehmigung erforderlich ist, wird das Journal automatisch zurückgehalten. Siehe 'Journale genehmigen'.
Journale mit eindeutigen Vorgangsnummern importieren
Wenn ein Vorgang für einen Journaltyp importiert wird, in dessen Definition das Feld Eindeutige Vorgangsnummern auf Ja gesetzt ist, und der Vorgang wird auf einem Debitoren-, Kreditoren- oder Drittkonto verbucht, dann wird die eingegebene Vorgangsnummer mit dem Hauptbuch und den anderen importierten Vorgängen verglichen. Ist die Vorgangsnummer für dieses Konto nicht einmalig, wird ein Fehler gemeldet.