Informationen zu Zahlungsplänen

Mit Zahlungsplänen können Vorgangszeilen entsprechend einer frei konfigurierbaren Aufstellung von Prozentsätzen und Datumsinformationen automatisch geteilt werden. Dazu wird die Funktion 'Geplante Zahlungen einrichten (SCH)' verwendet.

Mit Zahlungsplänen können Vorgänge in den Kontotypen 'Debitor', 'Kreditor' oder 'Drittkonto' geteilt werden. Betroffene Vorgangszeilen werden während 'Buchungen erfassen (LEN)' und 'Buchungen importieren (LIM)' geteilt.

Mit Zahlungsplänen können Sie die Aufgabe, Kreditorenzahlungen und Debitorenzahlungseinzüge in mehrere Raten aufzuteilen, automatisieren. Das ist besonders nützlich in Ländern, wo es allgemein üblich ist, Rechnungen in Raten zu zahlen. Beispielsweise kann ein Kreditor verlangen, dass eine Rechnung in zwölf monatlichen Raten bezahlt wird. Sie müssen die Rechnung nur als einen Vorgang in 'Buchungen erfassen' eingeben und dann wird die Rechnungszeile, gemäß der Angaben des von Ihnen konfigurierten Plans, vom System automatisch in zwölf einzelne Vorgangszeilen geteilt. Sie können die generierte Vorgangsteilung überprüfen bevor Sie das Journal buchen.

Sie definieren eine Teilung durch Prozentsätze, deren Summe so annähernd genau wie möglich 100 ergeben muss und setzen die Rundungsoption, um zu entscheiden, ob eventuell durch Runden entstandene Restbeträge zur ersten oder letzten Rate addiert werden. Im Beispiel von oben, würde jede Rate einem Prozentsatz von 8,333 entsprechen.

Die Kombination von Prozentsätzen und Fälligkeitsinformationen in dem Zahlungsplan-Datensatz bestimmen, wie die Debitor- oder Kreditorvorgangszeile geteilt wird, insbesondere die Anzahl der Zeilen (Raten) die erzeugt werden, deren Fälligkeitsdaten und den Betrag für jede Rate.

Sie können wählen, die Ursprungsvorgangszeilen entweder zu überschreiben oder sie zu behalten (und damit die geteilten Zeilen separat zu erstellen). Wenn Sie die Ursprungszeile überschreiben, wird sie durch die erste Ratenzahlungszeile aus der Teilung ersetzt. Wenn Sie sich jedoch entscheiden, sie zu behalten, wird eine Umkehrzeile erzeugt. In diesem Fall werden sowohl die Ursprungszeile als auch die Umkehrzeile mit einer Korrektur-Zuweisungsmarke versehen und alle Teilzeilen werden separat erstellt. Alle Zeilen in dem Journal werden dann neu nummeriert, damit die Zeilennummern für jede Vorgangsnummer fortlaufend zusammengehalten werden. Die Option, die Ursprungsvorgangszeile zu überschreiben oder behalten, muss mit der Option 'Ursprüngliche Zeilenwerte sichern' auf der Registerkarte 'Vorgangsregeln' in 'Hauptbuch einrichten (LES)' für das gesamte Hauptbuch eingestellt werden.

Wenn Sie einen Zahlungsplan erstellt haben, verknüpfen Sie ihn mit einem Zahlungsbedingungsgruppensatz, der wiederum einem Kunden- oder Lieferantendatensatz zugeordnet werden muss.

Wann wird ein Zahlungsplan aufgerufen?

Die Teilung erfolgt nur in 'Buchungen erfassen (LEN)' und 'Buchungen importieren (LIM)' unter bestimmten Voraussetzungen:

  • Der verwendete Journaltyp muss Zahlungspläne zulassen. Um dies einzurichten, müssen Sie in 'Journaltypen (JNT)' die Option Geplante Zahlungen zulassen auswählen.
  • Das Konto muss vom Typ 'Debitor', 'Kreditor' oder 'Drittkonto' sein.
  • Der Kunden- oder Lieferantendatensatz muss mit einem Zahlungsbedingungscode verknüpft sein, und der wiederum mit dem entsprechenden Zahlungsplancode.

Wenn Sie in Buchungen erfassen eine Journalzeile mit dem Kunden- oder Lieferantenkonto fertiggestellt haben, werden, vorausgesetzt oben genannte Bedingungen sind erfüllt, die Ratenzahlungszeilen in dem Formular zur Buchungserfassung erstellt.

Bei der Journalzeilennummerierung wird ähnlich wie bei der automatisch generierten Steuer verfahren. Wenn der Ursprungsvorgang z. B. die Journalzeilennummer 1.0 hat, dann werden die Teilzeilen mit 1.1, 1.2, 1.3 usw. nummeriert. Wenn der Ursprungsvorgang aufbewahrt wird (durch Aktivieren der Option 'Ursprüngliche Zeilenwerte sichern' in 'Hauptbuch einrichten'), dann wird Journalzeile 1.0 beibehalten, eine Umkehrzeile 1.1 wird erstellt und die Teilzeilen mit den Raten beginnen bei 1.2. Wenn dagegen der Ursprungsvorgang überschrieben wird, ist die Zeilennummer 1.0 dann nicht mehr vorhanden und die Ratenzeilennummer beginnen bei 1.1.

Welche Informationen enthalten die Teilzeilen?

Die folgenden Informationen befinden sich in den Teilzeilen, abhängig von der Kombination aus Ursprungsvorgang und Ihren Einstellungen in 'Geplante Zahlungen einrichten (SCH)':

  • Journalzeileninformationen, wie Vorgangsnummer, Periode, Datum, Konto, Beschreibung und Analysecodes, werden von der Ursprungszeile in die Teilzeilen kopiert.
  • Rundungsdifferenzen werden auf die erste oder letzte Teilzeile angewendet, abhängig von der Option Rundungsbeträge.
  • Mit der Option Steuerbehandlung können Sie den gesamten Steuerbetrag in der ersten Rate einschließen und dann die Teilung für den Rest des Debitor-/Kreditorenbetrags anwenden, wie das in manchen Ländern bei dieser Art von Geschäftsvorgang gesetzlich vorgeschrieben ist. Alternativ dazu können Sie die Steuer in gleichen Teilen auf alle Teilzeilen aufteilen.

Wie arbeiten Zahlungspläne mit anderen Prozessen zusammen?

Zahlungspläne arbeiten wie folgt in Verbindung mit anderen automatischen Funktionen während der Buchungserfassung und dem Buchungsimport:

  • Die Teilung für Zahlungspläne wird nach der Berechnung von automatischer Steuer und einbehaltener Steuern (nur relevant für Buchungserfassung) ausgeführt. Dadurch wird gewährleistet, dass alle eventuellen Steuern in der Debitoren- oder Kreditorenzeile eingeschlossen werden, bevor der Vorgang geteilt wird.
  • Die Teilung für Zahlungspläne wird vor der standardmäßigen Berechnung für die Zahlungsbedingungen ausgeführt, sodass Dokumentdaten, Skontodaten und Zinsdaten für jede einzelne durch die Teilung erzeugte Ratenzeile berechnet werden können.

Wenn ein Vorgang von einer Teilung für Zahlungspläne betroffen ist, wird er nur einmal geteilt, selbst wenn zwei oder mehr Prozesse denselben Vorgang berühren, wie z. B. das Journal halten und es später zum Ist-Buch buchen. Die Teilung erfolgt bei der Buchungserfassung nur, wenn der Vorgang vorher noch nicht geteilt wurde.

Beispiel:

Die folgenden Einträge könnte man in einem Buchungserfassungsvorgang zum Erfassen einer Eingangsrechnung finden:

Soll Debitor 117,5

Haben Umsatzerlöse 100

Haben Steuer 17,5  

(durch automatische Steuerberechnung generiert)

Bei der Anwendung der Zahlungspläne, wird die Anzahl der Raten, die Prozentsätze für diese Raten und die Fälligkeitsdaten für diese Teilvorgangszeilen bestimmt.

Für dieses Beispiel nehmen wir eine Teilung in 4 gleiche Beträge von je 25 %, mit den Standardeinstellungen für Betragsrundung (auf Letzte Rate) und Steuerbehandlung (Auf alle anwenden für eine gleichmäßige Aufteilung) an. Wir nehmen außerdem an, dass für die Währung 2 Dezimalstellen verwendet werden.

Die geteilten Debitorenbeträge errechnen sich wie folgt:

Rate für Fälligkeitsdatum 1: 29,38

Rate für Fälligkeitsdatum 2: 29,38

Rate für Fälligkeitsdatum 3: 29,38

Rate für Fälligkeitsdatum 4: 29,36

(mit Ausgleich für die Rundungsdifferenz in der letzten Rate)

Zu diesem Zeitpunkt sind die zusätzlichen Buchungszeilen erstellt, aber noch nicht gebucht. Vor dem Buchen werden Zahlungsbedingungen auf jede einzelne Teilzeile angewendet, um weitere Datumsangaben zu erzeugen, wie z. B. Dokumentdaten, Skontodaten und Zinsdaten, für die die Fälligkeitsdaten, die für jede Zeile erzeugt wurden, maßgeblich sind.