Organisationen mit mehreren Standorten verwalten
Internationale Organisationen mit Niederlassungen in verschiedenen Ländern können in SunSystems auf verschiedene Weisen dargestellt werden, je nach der Betriebsstruktur des Unternehmens. Sie können definiert werden als:
- Mehrere Kunden (ein Kunde pro Standort), jeweils mit ihrem eigenen Hauptbuchkonto, wenn jeder Standort für seinen eigenen Geschäftsbetrieb verantwortlich ist.
- Mehrere Kunden (ein Kunde pro Standort), die alle ein gemeinsames Hauptbuchkonto verwenden, wenn das Unternehmen auf Gruppenebene verwaltet wird.
Organisationen können auch eine Kombination dieser beiden Optionen verwenden. Wenn z. B. jedes Land in einer multinationalen Organisation eine zentrale Rechnungsstelle und mehrere Niederlassungen hat, würden Sie für jede Niederlassung einen getrennten Kunden einrichten, der jeweils das Hauptbuchkonto der zentralen Rechnungsstelle für das entsprechende Land verwendet.
Kontoinhaber bei Organisationen mit mehreren Standorten
Eine Organisation mit mehreren Standorten verfügt über eine Reihe von Niederlassungen, mit denen Sie einzeln Geschäftsvorgänge abwickeln, aber sie hat möglicherweise nur eine einzige zentrale Rechnungsstelle. Dies ist normalerweise der Fall, wenn die Firma ein zentralisiertes Buchhaltungssystem verwendet.
Jede Niederlassung wird als ein einzelner Kunde bzw. Lieferant definiert. Eine Niederlassung fungiert dabei als Rechnungsempfänger bzw. als Zahlungsempfänger für die Gruppe. Diese Niederlassung wird als der Kontoinhaber bezeichnet. Dies ist der einzige Kunde/Lieferant, der auf einen Kontenplancode Bezug nimmt. Alle anderen Niederlassungsdatensätze verweisen im Feld Rechnungsempfängercode bzw. Zahlungsempfängercode auf den Kontoinhaber.
Dies wird nachfolgend für Kunden illustriert:
Wenn Sie eine Organisation mit mehreren Standorten einrichten möchten, erstellen Sie zuerst den Kontoinhaber und weisen diesem das betreffende Debitoren-/Forderungskonto oder Kreditoren-/Verbindlichkeitskonto zu. Für alle anderen Kunden oder Lieferanten in der Gruppe identifizieren Sie den Kontoinhaber als den Rechnungsempfänger bzw. Zahlungsempfänger.
Mehrere Kontoinhaber definieren
Ein Großunternehmen mit mehr als einem Kontoinhaber wird in SunSystems als verschiedene Organisationen mit mehreren Standorten dargestellt. Dies könnte z. B. ein multinationales Unternehmen sein, das in jedem Land, in dem es vertreten ist, einen Kontoinhaber und mehrere weitere Niederlassungen hat. In diesem Fall wird jedes Land als eine Organisation mit mehreren Standorten eingerichtet.
Wenn Sie das gemeinsame Konto von einem Standort an einen anderen verschieben wollen, ist dafür zunächst erforderlich, dass der neue Kontoinhaber Mitglied der Gruppe ist. Die Übertragung erfolgt, indem die Kontonummer auf den neuen Kontoinhaber übertragen wird und indem die Verweise aller anderen Kunden/Lieferanten in der Gruppe auf diesen geändert werden.
Den Kontoinhaber in einer Organisation mit mehreren Standorten ändern
Eine Organisation mit mehreren Standorten besteht aus mehreren Kunden/Lieferanten, von denen nur einer der Kontoinhaber ist. Die folgenden Schritte sind erforderlich, wenn Sie den Kontoinhaber von einem Standort zu einem anderen verschieben wollen.
- Entfernen Sie das Konto vom Kontoinhaber, indem Sie die Kontonummer löschen.
- Richten Sie die Kontonummer für den neuen Kontoinhaber ein.
- Ändern Sie für alle anderen Standorte den Verweis unter Rechnungsempfängercode bzw. Lieferantencode auf den neuen Kontoinhaber ab.