Welche Art von Analyse wird benötigt?

Einer der wichtigsten Schritte bei der Implementierung von SunSystems ist die Entscheidung, welche Analysekategorien verwendet werden sollen. Verständnis und Nutzung der Analysefunktionen wird die Qualität der Informationen und Berichte in Ihrem System entscheidend verbessern.

Sie sollten sich die Zeit nehmen, Ihre Anforderungen an die Analysefunktion genau festzulegen. Bestimmen Sie am Anfang der Planungsphase, welche Informationen und Berichte Sie erstellen möchten, und entwickeln Sie die Analysestruktur entsprechend.

Sie müssen dabei entscheiden, ob die Analyse von statischen oder von Vorgangsdaten die effektivste Methode zur Informationsbereitstellung bildet.

Wenn Sie z. B. die Verkaufsleistung nach Region untersuchen möchten, beginnen Sie mit der Definition einer Analysekategorie namens Region und richten dann die Codes der Verkaufsregionen als Analysecodes für diese Kategorie ein. Sie haben dann zwei Alternativen für die Anwendung dieser Analyse. Sie können einerseits die statischen Daten analysieren, indem Sie den entsprechenden Regionscode für jedes Hauptbuchkonto und jeden Kunden erfassen. Andererseits können Sie das gleiche Ergebnis erzielen, indem Sie alle verkaufsbezogenen Hauptbuchvorgänge analysieren und in verkaufsbezogenen Buchungen jeweils einen Regionscode erfassen. In beiden Fällen können Sie Berichte über die Verkaufsleistung nach Region erstellen.

Zwischen den beiden Analysetypen bestehen wesentliche Unterschiede.

• Die Analyse der Hauptbuchkonten in der ersten Alternative ist ein Beispiel für eine 'statische Analyse'. Jedem Hauptbuchkonto wird nur ein Verkaufsregionscode zugewiesen. Dies bedeutet, dass Sie für jede Region ein getrenntes Verkaufskonto einrichten und Ihre Hauptbuchvorgänge an das Konto für die entsprechenden Verkaufsregion verbuchen müssen. Bei dieser Methode betrifft jede Buchung an ein bestimmtes Konto die gleiche Verkaufsregion. Sie erhalten daher sofortigen Zugriff auf die Verkaufszahlen nach Region, weil dies die Kontensalden sind. Wenn Sie jedoch eine große Anzahl von Verkaufsregionen verwenden oder wenn sich Ihre Verkaufsregionen häufig ändern, müssen Sie möglicherweise unnötig viele Konten erstellen.
• Die Analyse der Hauptbuchvorgänge in der zweiten Alternative ist ein Beispiel für eine 'Vorgangsanalyse'. Sie verwenden nur ein einziges Verkaufskonto und bei jeder Buchung an dieses Konto geben Sie die entsprechende Verkaufsregion als Analysecode ein. Sie können jederzeit den Gesamtumsatz einsehen, da dieser dem Kontensaldo entspricht. Darüber hinaus können Sie die Abfrage- und Berichtsfunktionen verwenden, um die Buchungen nach bestimmten Regionen zu analysieren.