关于备注

对象和类别备注

可以创建以下备注类型：

• 单个记录的备注（“对象备注”）：这些备注将附加到当前所选的记录上。对象备注可以是内部的或外部的。可以创建专门用于此记录的备注，或者也可以附加可重用备注。
• 集合内所有记录的备注（“分类备注”）：这些备注将附加到集合内的每个记录上。例如，如果用户将类别备注附加到了一个客户记录，它将被自动附加到所有客户记录。类别备注可以是内部的或外部的。用户只能作为类别备注附加可重用备注。另外，类别备注不打印在报告上。

还可以将其中一种类型的多个备注附加到记录。只要将任何类型的备注附加到记录，系统的所有其他用户都可以阅读此备注。

当用户附加备注时，状态条显示“NOTES”字样，而“操作”菜单在“当前项的备注”选项（适用于单个记录备注）或“所有项的备注”选项（适用于附加到整个集合的备注）旁显示一个复选标记。

可重用备注

可重用备注将在“系统/用户备注”表单中定义。可以一次创建这些备注，然后多次附加这些备注，或者将其作为对象备注或类别备注。有两种类型的可重用备注：

• 用户备注：创建该备注后，只有创建该备注的用户能够重复利用用户备注并将其附加到记录。例如，如果 Sally 在“系统/用户备注”表单中创建了用户备注，她可以在日后查看该备注，并将其附加到其他记录。但是，在 Pete 打开该表单时，他无法查看 Sally 的备注，也无法将这些备注附加到记录。
• 用户备注不打印在报告上。
• 系统备注：创建系统备注后，可供系统中的其他用户使用。例如，如果 Joe 创建了一个系统备注，他本人和 Jane 日后都可以在“系统/用户备注”表单中查看该备注。他们两个都可以将该备注附加到任意多个记录。

  可以在报告中打印系统备注。

内部/外部备注

还可以将所有备注分类为外部或内部备注。如果为备注选择了内部复选框，系统将为其设置内部备注标记。否则，系统将该备注作为外部备注处理。根据上面的说明，在打印报告中的备注时，使用此修改。

打印报告中的备注

许多报告和工具能够让用户指定可以将哪些类型的备注作为输出的一部分进行打印。有时，可以将“打印外部备注”和“打印内部备注”选项与其他备注打印选项一起使用。如果用户没有为需要这些选项的备注打印选项选择其中一个备注选项，无论您选择了任何其他选项，仍无法打印这些备注。同时，如果用户选择了这当中一个或两个选项，但是没有选择其他选项，仍不会打印备注。

例如，假设用户要打印一份可以同时打印客户备注和客户订单备注的报告，用户可以选择打印内部备注、外部备注，或者同时打印两种类型的备注。假设用户只想要在报告中打印外部客户备注。在这种情况下，可以选择“打印客户备注”（而不是“打印订单备注”）和“打印外部备注”（而不是“打印内部备注”）。如果没有选择两个选项（“打印客户备注”和“打印内部备注”），将不打印备注。

在“打印外部备注”和“打印内部备注”是仅有的“打印备注”选项的表单上，关于系统打印备注的情况取决于表单本身。

用户备注和类别备注不打印在报告上。