Acerca de notas

Objeto y Notas de clase

Puede crear estos tipos de notas:

• Notas para un registro único (Notas de objeto): Las notas se adjuntan al registro seleccionado actual. Las notas objeto pueden ser internas o externas. Puede crear una nota específicamente para ese registro, o puede adjuntar una nota reutilizable.
• Notas para todos los registros en una colección (Notas de clase): Estas notas se adjuntan a cada uno de los registros en una recolección. Por ejemplo, si adjunta una nota clase a un registro de cliente, automáticamente se adjunta a todos los registros de clientes. Las notas de clase pueden ser internas o externas. Solamente puede adjuntar notas reutilizables como notas de clase. También, las notas de clase no se imprimen en los registros.

Puede adjuntar múltiples notas, de cualquier tipo, a un registro. Una vez que adjunta una nota de cualquier tipo a un registro, todos los usuarios del sistema pueden leer la nota.

Cuando adjunte una nota, la barra de estado mostrará la palabra NOTAS, y el menú Acciones mostrará una marca de verificación, junto a la opción Notas para actual (para las notas de registro único) o al lado de la opción Notas para todo, para las notas adjuntas a toda la colección.

Notas reusables

Las notas reutilizables están definidas en el formulario Notas de sistema/usuario. Puede crear estas notas una vez y adjuntarlas múltiples veces, como notas objeto o como notas de clase. Existen dos tipos de notas reutilizables:

• Notas de usuario: Una vez creadas, una nota de usuario se puede reutilizar y adjuntar a registros solamente por la persona quien creó la nota. Por ejemplo, si Sally crea una nota de usuario en el formulario Notas del sistema/usuario, después podrá visualizar esa nota y adjuntarla a otros registros. Sin embargo, cuando Pete abre el formulario, no puede ver las notas de Sally o adjuntarlas a sus registros.
• Las notas de usuario no se imprimen en los registros.
• Notas del sistema: Una vez creadas las notas del sistema están disponibles para su uso para cualquier otra persona en el sistema. Por ejemplo, si Joe crea una nota de sistema, tanto él como Jane podrán visualizar más tarde esa nota en el formulario Notas del sistema/usuario. Los dos también pueden adjuntarla a tantos registros como deseen.

  Las notas del sistema se pueden imprimir en los informes.

Notas internas/externas

Todas las notas también se pueden clasificar como notas externas o internas. Si selecciona la casilla de verificación interna para una nota, el sistema la etiqueta como una nota interna. Si no, el sistema trata a la nota como una nota externa. Esta clasificación se utiliza cuando se imprimen notas en registros como se describe a continuación.

Imprimir notas en informes

Muchos registros y utilidades le permiten especificar que tipos de notas se pueden imprimir como parte de la salida. Algunas veces las opciones Imprimir notas externas e Imprimir notas internas se utilizan en conjunto con otras opciones de impresión de notas. Si no selecciona al menos una de estas opciones que requieren las opciones de impresión de notas, ninguna nota se imprime, independientemente de que otras opciones seleccione. Al mismo tiempo, si tiene una o ambas de estas opciones seleccionadas, pero tampoco tiene otra opción seleccionada, ninguna nota se imprime.

Por ejemplo, suponga que imprime un informe que le permite imprimir tanto notas del cliente como notas de pedido del cliente, y puede elegir imprimir notas internas, notas externas, o ambas. Suponga que solo quiere imprimir notas del cliente externas en el registro. En este caso, seleccionaría Imprimir notas del cliente (pero no Imprimir notas de pedido) e Imprimir notas externas (pero no Imprimir notas internas). Si no selecciona ambas opciones (Imprimir notas del cliente e Imprimir notas internas), no se imprime ninguna nota.

En los formularios donde Imprimir notas externas e Imprimir notas internas son las únicas opciones de 'imprimir notas', las notas que imprima el sistema dependerán del formulario en sí mismo.

Las notas de usuario y notas de clase no se imprimen en registros.