Проверка документов

Для проверки документа выполните следующие действия:

  1. Щелкните документ на вкладке «Документы для рецензирования» на домашней странице приложения ХМ. В отображаемом документе содержатся следующие сведения:
    • Отчеты о расходах.
    • Платежные требования.
    • Планы командировки.
    • Табели.
  2. Утвердите, отклоните или верните документ автору для получения дополнительной информации. Если документ возвращается для получения дополнительной информации, автор может обновить его и вновь отправить на утверждение. Рецензент может выполнять следующие задачи:
    • Проверять сведения о документе.
    • Проверять квитанции, приложенные к отчетам о расходах и платежным требованиям.
    • Принимать или отклонять исключения.
    • Утверждать или отклонять документ.
    • Утверждать или отклонять позиции строки.
    • Добавлять примечания к документу, который отклонен или возвращен для получения дополнительной информации.
    • Возвращать документ автору для получения дополнительной информации.

    Базовая информация для всех документов:

    Содержимое Описание
    Общая информация Общая информация о сотруднике, например, ФИО сотрудника, идентификационный номер, менеджер/утверждающий и центр затрат.
    Связанные документы Документы, связанные с отчетом. Можно щелкнуть ссылку, чтобы открыть вложение в отдельном окне.
    Исключения документа

    Исключения, относящиеся к документу. Эта информация содержит нарушение и указанное пользователем пояснение.

    Утвердите или отклоните каждое исключение.

    Исключения позиции

    Исключения на уровне позиции строки. Эта информация содержит нарушение, номер позиции и указанное пользователем пояснение.

    Утвердите или отклоните каждое исключение. Если нажать кнопку «Отклонить» для исключения по позиции строки отчета о расходах, утвержденная сумма обнуляется.

    Примечания к документу Примечания, относящиеся к документу. Для каждого примечания указываются имя пользователя, написавшего примечание, дата написания и сведения примечания.
    Примечания к позиции Примечания, относящиеся к позиции строки. Для каждого примечания указываются номер позиции, имя пользователя, написавшего примечание, дата написания и сведения примечания.
    Журнал аудита Сведения об аудите.

    Информация об отчете о расходах

    Содержимое Описание
    Сравнение отчета о расходах и плана командировки Подробное сравнение отчета о расходах со связанным планом командировки.
    Финансовый обзор Обзор содержит следующее:
    • Итого расходов по отчету, исключая авансы наличными.
    • Итого личных расходов, исключая авансы наличными.
    • Итого расходов, исключая личные расходы.
    • Несанкционированные расходы.
    • Утвержденные деловые расходы, исключая несанкционированные.
    • Деловые расходы, связанные с типом платежа «Оплачено компанией», исключая аванс наличными.
    • Сумма, выплаченная эмитенту корпоративной платежной карты за расходы, оплаченные этой картой.
    • Оставшееся сальдо, выплаченное пользователю компанией. Это сальдо рассчитывается на основании предыдущего отчета о расходах и вычитается из суммы, указанной в текущем отчете о расходах.
    • Сумма компенсации, рассчитанная на основе предыдущего отчета о расходах пользователя и включенная в текущий отчет о расходах.
    • Сумма, связанная с типом расходов «Аванс наличными».
    • Общая сумма, выплаченная компании пользователем.
    • Сумма, подлежащая оплате компанией. Эта сумма переносится в следующий отчет о расходах.
    • Сумма, выплаченная компании.
    • Сумма, выплаченная пользователю.
    • Сумма, выплаченная пользователем за расходы, оплаченные корпоративной платежной картой.
    • Корректировки, выполненные для будущих расчетов о расходах.
    Сводка расходов Сведения о категории расходов, понесенных расходах и утвержденной сумме.
    Распределение счета В этой информации содержится следующее:
    • Код главной книги и центр затрат или проект, на который распределяются расходы.
    • Сумма, начисляемая по счету.
    Сведения о расходах В этой информации содержится следующее:
    • Номер позиции строки.
    • Тип расходов.
    • Дата осуществления расходов.
    • Сумма транзакции и валюта.
    • Сумма, компенсированная пользователю.
    • Курс обмена валюты.
    • Сумма, утвержденная для данных расходов.
    • Назначение расходов.
    • Способ оплаты.
    • Поставщик (при наличии).
    Гости В этой информации содержится следующее:
    • Номер позиции строки.
    • Имя гостя.
    • Название компании, в которой работает гость.
    Распределения бюджета Информация о распределении бюджета содержит следующее:
    • Распределенная сумма.
    • Проект или центр затрат, на который она распределена.
    Перерасход Компенсированные дополнительные, несанкционированные или излишние расходы, которые проведены по отдельному счету.

    Информация о плане командировки

    Содержимое Описание
    Распределение Информация о распределении содержит следующее:
    • Код затрат центра затрат или проекта, назначенный плану командировки.
    • Оценка затрат для плана командировки.
    • Процент распределения по кодам затрат.
    Сведения об оценке затрат Сведения об оценке затрат, связанные с планом командировки, содержат следующее:
    • Тип плана командировки.
    • Период командировки.
    • Начальная и конечная точка командировки.
    • Оценка командировочных расходов для каждого дня.
    • Общая сумма для командировки.
    • Поставщик командировочных услуг.
    • Класс командировки.
    • Назначение командировки.

    Информация о платежном требовании

    Содержимое Описание
    Распределение счета Код центра затрат или проекта, назначенный платежному требованию. Также отображаются номер счета и сумма.
    Реквизиты счета В этой информации содержится следующее:
    • Тип позиции счета.
    • Номер позиции.
    • Описание и количество.

    Информация о госте содержит следующее (если указано в документе):

    • Имя гостя.
    • Название компании, в которой работает гость.

    Информация о табеле

    Содержимое Описание
    Сведения банка отгулов Сведения о данных сотрудника для часов оплачиваемых отгулов.
    Сведения об отсутствии по табелю В этой информации содержится следующее:
    • Дата регистрации часов.
    • Тип кода затрат, использованный для регистрации часов.
    • Внутренний код, по которому оплачиваются часы.
    • Данные времени прихода и ухода, зарегистрированные для каждого дня недели.
    • Общее количество часов, зарегистрированных для этой позиции строки.
    • Количество часов, зарегистрированных для использованных отпусков или выходных дней.
    • Общее количество часов, зарегистрированных для указанного периода.
    • Общее количество часов, утвержденных для указанного периода.