数量または金額で照合する

数量で照合する

数量で照合する場合は、残高オーダー数量が、照合される請求書の残数量と比較されます。2 つの数量が異なる場合は、大きい方の残数量に対してさらに照合するオーダー/請求書があるかどうかが尋ねられます。存在しない場合はクローズされます。たとえばオーダー数量が 100 で、請求書の合計数量 99 に対して照合される場合は、その他にも請求書があるかどうかが尋ねられます。請求書が存在する場合はオープンのままになり、存在しない場合はクローズに設定されます。

逆の場合、つまり請求書の数量がオーダー数量より大きい場合も同じメッセージが表示されます。受領書の受領数量が異なる場合は、さらに複雑になります。オーダー数量、受領数量、請求書数量が大きいのか小さいのかに応じて、複数の組み合わせがあります。必要に応じてメッセージが表示されます。

オーダーの残数量との請求書の残数量が同じ場合、それぞれの行は自動的にクローズにされます。一方の数量が他方より大きい場合は、行をクローズすることを確認すると取引がクローズされます。オーダーがクローズされると、キャンセル数量機能を使用して残りの数量がキャンセルされます。たとえば、数量 200 のオーダーが数量 199 の請求書に照合される場合に、これ以上請求書が発生しないことを指示すると、システムによってキャンセル数量機能が使用され、残りの数量 1 のオーダーはクローズされます。この場合、行がクローズされたことを説明する理由コードが必要になります。仕入タイプで設定されている理由コードが、キャンセル数量のデフォルトの理由コードとして使用されます。

金額で照合する

金額で照合する場合も、数量照合と同じように機能します。金額による照合は、数量で照合する代わりに使用したり、数量がオーダー処理に関係しない場合に使用できます。たとえば、高額の取引に対する複数のオーダーが照合され、定期的に複数の請求書が受領される場合があります。発注オーダーが入力済で、請求書処理に進むまでのすべてのステージを完了している必要があります。作成される発注オーダーの数量は、通常予想される数量をはるかに上回ります。数量は、発注オーダープリセットまたはフォームプリセットで設定することにより、非表示にすることができます。

値で照合するときに使用する値ラベルは、仕入タイプ値設定フォームの [照合値] フィールドで定義します。

たとえば、サービスタイプの商品で、請求書/オーダーに時間やレートではなく金額を入力する場合など、数量が必要ない場合は、金額による照合設定をお勧めします。単位付きの数量値ラベルは、[照合値] で指定する通貨の値ラベルに相当する関数式から計算されます。また、仕入タイプの値ラベル順序で設定するように、数量の値ラベルは [照合値] の後に指定する必要があります。数量はフォームに表示されないようにする必要があります。数量は [照合値] と等しくなるため、残りのオーダー金額の照合とキャンセルは、数量による照合と同じことになります。請求書の残額がゼロになり、請求書がクローズされると、オーダーはクローズされます。

数量値を入力する必要がある場合は、金額での照合に注意を払う必要があります。照合可能な金額が残っていたり、さらに照合可能なオーダーがオープンになっていても、請求書の数量が残りの数量以上であれば、そのオーダーはクローズされます。

残額が異なる場合は、金額の大きい方の取引をどのように処理するのかどうか、クローズするのかオープンのままにするのかを常に尋ねられます。これは数量照合の場合と同じで、残りの金額に対してキャンセル数量機能が使用されます。

仕入タイプ設定 (PTS) の [請求書照合基準] が取引通貨値に設定されている場合は、[ビジネスユニット設定] の値設定に関係なく、この値が照合で使用されます。

[ビジネスユニット設定] で取引値が [入力する場合にのみ存在] と設定されている場合は、常に取引値を入力する場合にのみ仕入タイプ設定 (PTS) の [請求書照合基準] を設定します。