Einführung in die Buchungserfassung

Buchungen erfassen (LEN) ist die Online-Kernfunktionalität für das Erfassen und Buchen von Vorgängen an das Financials-Hauptbuch. Mit dieser leistungsstarken und flexiblen Funktionalität erfassen Sie einfache sowie komplizierte Vorgänge im passendsten Format.

SunSystems ist mit mehreren leistungsstarken Extras ausgestattet, u. a. Formular-Designer, mit dem je nach Anforderung der verschiedenen Vorgangsarten verschiedene Versionen des Formulars Buchungen erfassen erstellt werden. Diese spezifischen Formulare zum Buchungen erfassen können im SunSystems-Menü als einzelne Menübefehle definiert werden.

Mit Buchungen erfassen (LEN) ist das Erfassen von verschiedenen Journaltypen durch Wahl des entsprechenden Journaltyps möglich. Die Gestaltung des Formulars Buchungen erfassen ist eventuell anders, wenn der Journaltyp ein anderes Formularlayout als das derzeit angezeigte benutzt.

Zum Erfassen der Buchungsvorgänge steht ein breites Funktionalitätsangebot zur Verfügung. Journalstandardwerte erstellen beispielsweise Feldwertvorgaben, Rahmenjournalzeilen und Aufforderungen zur Eingabe der entsprechenden Informationen.

Die im aktuellen Journal von Ihnen eingegebenen Vorgänge können jederzeit eingesehen werden. Anhand der Menüoptionen können Sie außerdem die Summen der in der jeweiligen Währung eingegebenen Vorgänge für jede Periode bzw. für jede Vorgangsnummer anzeigen.

Ist für das Hauptbuch die Genehmigungsfunktion aktiviert, benötigen einige Journaltypen eventuell eine Genehmigung. Nach dem Ausgleich dieser Journale werden sie automatisch zurückgehalten, bis eine Genehmigung gegeben wurde, woraufhin sie dann gebucht werden.

Sie können Vorgänge an jede beliebige Periode und an jedes beliebige Datum buchen, es sei denn, in der Funktion Hauptbuch einrichten (LES) oder in der Benutzergruppe wurden Beschränkungen festgelegt.

Die Funktion Buchungen erfassen dient außerdem zur Abgleichung von Vorgängen mit Hilfe von Online-Zuweisung.

Vorgänge analysieren

Für jeden Vorgang können bis zu zehn Analysecodedetails eingegeben werden. Die für einen bestimmten Vorgang erforderlichen Analysecodes hängen von Journaltyp und Hauptbuchkonto ab. Journalstandardwerte bieten Standardanalysecodes an.

Richtige Codes erfassen

Während der Journalerfassung müssen Sie eine Vielzahl von Codes wie z. B. Kontonummern, Anlagen- oder Analysecodes eingeben. Jeder dieser Codes kann für bestimmte Journaltypen vorgegeben werden.

Sind keine Standardwerte festgelegt, erleichtern SunSystems-Extras Ihnen die Auswahl der richtigen Codes:

• Für alle Nummernfelder gibt es eine Abfrage-Schaltfläche, die die verfügbaren Codes auflistet und Ihnen die Suche nach dem und die Auswahl des erforderlichen Codes ermöglicht.
• Wahlweise können Sie mit den Navigations-Optionen durch die vorhandenen Codes blättern und nach dem erforderlichen Code suchen.

Journalsummen und -salden

Während Sie ein Journal erfassen, erscheinen oben rechts am Bildschirm Gesamtsoll und -haben, sowie die Differenz zwischen den beiden Summen. Sie können einen Stapel nur buchen, wenn der Ausgleichsbetrag für jede Periode Null ist.

Während der Journalerfassung können Sie den Saldo des im aktuellen Vorgang erfassten Kontos anzeigen. Im angezeigten Kontosaldo sind ungebuchte Vorgänge nicht enthalten, aber in diesem Journal bereits erfasste Soll- oder Habenbeträge sind enthalten.