Genehmigungen delegieren

Sie können Ihr System so einrichten, dass Genehmigungen delegiert werden. Wenn ein Manager beispielsweise aus Zeitgründen eine Reihe von Vorgängen nicht genehmigen kann, kann er/sie die Genehmigung an einen Assistenten delegieren.

Dies kann auf verschiedene Weisen geschehen, und nachfolgend werden zwei mögliche Methoden beschrieben:

  • Assistent verwendet die Benutzer-ID des Managers
  • Assistent und Manager sind Mitglieder der gleichen Zugriffsgruppe.

Assistent verwendet die Benutzer-ID des Managers

Bei dieser Methode wird das Feld Benutzercode im Genehmigungsformular verwendet. Sicherheit wird über unter Verwendung von ZGG-Steuerelementen in Formular-Designer gewährleistet.

Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

  1. Der Assistent ist normalerweise Mitglied der Zugriffsgruppe des Managers, aber auf einer niedrigeren Ebene.
  2. Wenn Sie Zeilen über einen Control-Desk oder die Befehle im Bestellungserfassungs-/Rechnungserfassungsformular genehmigen möchten, wird das Genehmigungsformular aufgerufen. Dies kann den Benutzercode des Genehmigers enthalten und gegen die Zugriffsgruppencodes geprüft werden. Standardmäßig ist das der Benutzercode des aktuellen Benutzers.
    Hinweis: Benutzer können diesen Benutzercode ohne Einschränkungen in den Benutzercode einer anderen Person ändern.
  3. Der ZGG-Code wird im Formular-Designer zum Genehmigungsformular hinzugefügt. Dabei gibt es zwei Optionen:
    1. Im gesamten Mandanten wird nur ein einziges Genehmigungsformular verwendet. Dieser ZGG-Code umfasst den Assistenten und alle anderen Genehmiger.
    2. Es werden mehrere Genehmigungsformulare verwendet, wobei mindestens zwei wie folgt eingesetzt werden:
      1. Ein Formular enthält den Benutzercode und ZGG-Code-Berechtigungen, so dass nur der Assistent darauf Zugriff erhält.
      2. Aus einem Formular wird der Benutzercode entfernt. Dieses Formular kann von allen Genehmigern im Mandanten verwendet werden. Es kann ZGG-Code-Berechtigungen enthalten, aber dies ist nicht verpflichtend.
  4. Wenn ein Assistent einen Vorgang im Auftrag des Managers genehmigt, prüft das Genehmigungsformular die Zugriffsgruppe des Assistenten und ermittelt, ob der Assistent das Genehmigungsformular einsehen darf und (wenn mehrere Formulare verfügbar sind) welches er einsehen darf.
  5. Der Assistent kann den Anmeldecode des Managers eingeben, um den Vorgang zu genehmigen.
Hinweis: Zu Prüfungszwecken wird ein Bestellungs-/Rechnungsprotokoll für die Benutzer-IDs des Managers und des Assistenten geführt.

Assistent und Manager in der gleichen ZGG

Eine Alternative ist, den Manager und den Assistenten in die gleiche Zugriffsgruppe aufzunehmen. In diesem Fall sind die oben aufgeführten Schritte nicht erforderlich, da der Assistent die gleichen Zugriffsrechte wie der Manager erhält. Es wird wiederum protokolliert, wer einzelne Bestellungen/Rechnungen genehmigt, und es wird davon ausgegangen, dass Geschäftsprozesse vorliegen, die verhindern, dass ein Assistent einen Vorgang ohne die Zustimmung des Managers genehmigen kann.

Weitere Sicherheitsmaßnahmen

Weitere Sicherheitsmaßnahmen können über den Formularberechtigungs-Editor oder über 'Control-Desk-Sicherheit' eingerichtet werden.

Im Formularberechtigungs-Editor können die Aktionen 'Genehmigen' und 'Zeile genehmigen' Benutzergruppen zugewiesen werden. Auf diese Weise können sie nur von Mitgliedern dieser Benutzergruppen verwendet werden.

In 'Control-Desk-Sicherheit' können dem Control-Desk-Stapelprogramm für Genehmigungen ZZGs zugewiesen sein. Auf diese Weise können nur Benutzer in diesen Zugriffsgruppen das Programm verwenden.

Hinweis: Diese Funktionen sind zusätzlich zu den integrierten Sicherheitsfunktionen der Genehmigungsfunktion verfügbar.