Genehmigungen einrichten

Genehmigungen sind Bestandteil des Einkaufszyklus und werden nicht im Verkauf oder in Lagerbewegungen verwendet. Bevor Sie Genehmigungen verwenden können, müssen sie so konfiguriert werden, dass sie den Richtlinien und Verfahren Ihrer Organisation entsprechen.

Dazu sind die folgenden Schritte erforderlich:

Wählen Sie in Geschäftsbereich Einkauf einrichten (PBS) > Bestellungen genehmigen die gewünschte Genehmigungsprüfungsoption aus den Folgenden aus: 'AU/BS/BW und Rechn.genehm. werden benutzt', 'AU/BS/BW-Genehm. werden benutzt', 'Rechnungsgenehmigung wird benutzt' und 'Genehmigungen nicht in Gebrauch'.
Stellen Sie sicher, dass Benutzergruppen und Zugriffsgruppen wie für Genehmigungen erforderlich in Benutzerverwaltung erstellt werden. Die Zugriffsgruppen müssen die erforderlichen Genehmigungsstufen widerspiegeln, wie z. B. Vorgesetzter, Manager, Direktor usw.
Verwenden Sie 'Genehmigungstabellen (ATS)', um die verschiedenen Genehmigungstabellen zu definieren. Sie können eine oder mehrere Genehmigungstabellen einrichten. Definieren Sie hier die Kriterien, die erfüllt werden müssen, um Genehmigungen erforderlich zu machen.

Analysecodes können verwendet werden, sind jedoch nicht obligatorisch.

Genehmiger können alle in verschiedenen Zugriffsgruppen, alle in der gleichen Zugriffsgruppe oder in einer beliebigen Kombination von Zugriffsgruppen Mitglied sein.
Weisen Sie eine Genehmigungstabelle einer Bearbeitungsstufe eines Bestelltyps zu. Setzen Sie die verschiedenen Marken in der Funktion 'Bestelltyp' wie erforderlich. Genehmigungen können in der Bestellungserfassung, in der Bestellungsbestätigung, in der Rechnungserfassung und in der Rechnungsbestätigung angewendet werden, nicht jedoch in der Rechnungsabgleichung oder den WES-Stufen.
Entscheiden Sie, wie Bestellungen und/oder Rechnungen in Ihrem System genehmigt werden sollen:
- Control-Desks - Richten Sie Control-Desk-Filter ein, um Bestellungen oder Rechnungen anzuzeigen, die genehmigt werden müssen. Es ist ein Stapelprogramm verfügbar, mit dem Sie mehrere Bestellungen/Rechnungen gleichzeitig genehmigen können.
- Bestellungserfassung und/oder Rechnungserfassung - Verwenden Sie die Befehle Genehmigen oder Zeile genehmigen, je nachdem, ob Genehmigungen im Bestelltyp für das gesamte Dokument oder auf Zeilenebene eingerichtet wurden.
Richten Sie die Formulare ein, die für Bestellungen und Rechnungen verwendet werden sollen. Es empfiehlt sich, ein Feld Genehmigungsstatus in das Formular aufzunehmen, sodass Benutzer sehen können, ob die Zeile genehmigt oder zurückgewiesen wurde.