Genehmigungen bearbeiten

Nachdem Sie die Einkaufsgenehmigungen eingerichtet haben, können diese innerhalb einer Bestellung/Rechnung verwendet werden. Genehmigungen können entweder in Bestellungen, Rechnungen oder in beiden zur Verwendung kommen. Der Genehmigungsvorgang erfolgt in beiden Fällen auf die gleiche Weise.

  1. Bestellung erstellen - Im Formular Bestelltyp > Bestellstufe können Genehmigungen unter Verwendung des Feldes Vorgangsebene entweder auf Zeilen- oder auf Dokumentebene (gesamte Bestellung/Rechnung) eingerichtet werden. Entsprechend verarbeitet das System neu eingegebene Bestellzeilen entweder einzeln, oder es fasst alle Zeilen im Dokument zusammen.
  2. Das System prüft, ob Genehmigungen für die Bestellung/Rechnung erforderlich sind.

    Der Prozess sieht wie folgt aus:

    • Der Bestellvorgangstyp im Bestellungs-/Rechnungskopf wird gesucht.

    • Die im Bestellvorgangstyp eingerichteten Genehmigungstabellen werden gesucht.

    • Die Bestellungs-/Rechnungszeilen werden mit den Detailzeilen in der Genehmigungstabelle verglichen und es wird geprüft, ob sie den Kriterien entsprechen.
  3. Wenn eine Entsprechung mit einer Genehmigungstabellenzeile gefunden wird, laufen die folgenden Schritte ab:
    • Der Zeilenstatus wird auf Gehalten gesetzt.
    • Der Zeilengenehmigungsstatus wird auf Nicht genehmigt gesetzt.

    • Ein Genehmigungsstempelsatz wird erstellt. Dieser enthält Informationen dazu, welche Genehmigungen zur Freigabe einer Zeile erforderlich sind.

    Hinweis: Diese Tabelle wird vom System erstellt und verwaltet, während die Bestellung/Rechnung den Genehmigungsprozess durchläuft.
  4. Gehen Sie zum Bestellungserfassungs-/Rechnungserfassungsformular und genehmigen Sie die Zeile/das Dokument.
    Folgende Optionen stehen im Bestellungserfassungs-/Rechnungserfassungsformular zur Verfügung:
    • Genehmigen (wenn Genehmigungen auf Dokumentebene erfolgen)
    • Zeile genehmigen (wenn Genehmigungen auf Zeilenebene erfolgen)
    • Genehmigen (wenn Genehmigungen auf Zeilenebene erfolgen und alle Zeilen genehmigt werden sollen)
  5. Verwenden Sie ein Control-Desk-Stapelprogramm, um die Zeilen zu genehmigen.
  6. Es können mehrere Genehmiger erforderlich sein, um eine Zeile/ein Dokument zu genehmigen. Jeder Genehmiger muss jede Zeile/jedes Dokument wie erforderlich genehmigen.
  7. Wenn alle Genehmigungen eingeholt wurden, wird der Genehmigungsstatus aller Zeilen automatisch auf 'Genehmigt' gesetzt. Der Benutzer muss jede einzelne Zeile freigeben, damit sie weiter bearbeitet werden kann.

Genehmigungstabellen-Detailzeile

Wenn bei der Erfassung einer Bestellung/Rechnung eine Genehmigungstabelle gefunden wird, aber keine Entsprechung mit den Kriterien vorliegt, wird die Zeile zurückgehalten, jedoch nicht dem Genehmigungsprozess unterworfen. Der Benutzer muss die Zeile in diesem Fall manuell freigeben.

In den Detailzeilen der Genehmigungstabellen können die Zugriffsgruppencodes von bis zu zehn Genehmigern angegeben werden. Die Genehmigungen erfolgen in der Reihenfolge, in der sie angegeben wurden. So könnte eine Detailzeile einer Genehmigungstabelle beispielsweise folgendes enthalten:

Limit - 999.999.999

Genehmiger 1 ZGG - ZGG X

Genehmiger 2 ZGG - ZGG Y

Genehmiger 3 ZGG - ZGG Z

Der Genehmiger in ZGG X muss die Zeile vor dem Genehmiger in ZGG Y genehmigen. Weiterhin müssen die Genehmiger in ZGG X und ZGG Y beide ihre Genehmigung geben, bevor ein Genehmiger in ZGG Z die Zeile genehmigen kann.

Wenn eine Zeile zurückgewiesen oder nicht genehmigt wird, kann sie nicht weiter bearbeitet werden. Dabei muss der Genehmiger einen Meldungscode eingeben, der den Grund für die Ablehnung anzeigt.