Sicherheitsfragen in der Prima-Nota

Sie können den Zugriff auf die Prima-Nota-Funktionen für bestimmte Benutzergruppen einschränken; dazu verwenden Sie die Funktionen 'Zugriffsgruppen', 'Sonstige Berechtigungen' und 'Funktionsberechtigungen' in der Sicherheitskonsole oder Benutzerverwaltung.

Benutzerbenennung

Sie können bestimmte Benutzer als alleinige Zugriffsberechtigte für 'Buchungsnummerierung (LEQ)' zum Ändern der Protokolldaten benennen. Dementsprechend sollte es auch nur diesen Personen gestattet sein, die Sonstigen Berechtigungen zur Steuerung offener Perioden zu ändern.

Zugriffsgruppen

Mit der Funktion 'Zugriffsgruppen', die in der Sicherheitskonsole oder der Benutzerverwaltung enthalten ist, steuern Sie die Benutzung der Prima-Nota- und endgültigen Buchungsfunktionalitäten.

In der Abteilung Einkauf sind beispielsweise die für die Bestellungserfassung verantwortlichen Arbeitnehmer und der Verwaltungsleiter der Abteilung Einkauf zur Buchung von Prima-Nota-Vorgängen zugelassen. Der Verwaltungsleiter darf Änderungen des Protokolldatums für die Erfassung der Einkaufsjournale vornehmen und die von den für die Bestellungserfassung verantwortlichen Arbeitnehmer benutzte offene Periode beschränken. Die für die Bestellungserfassung verantwortlichen Arbeitnehmer haben lediglich Zugriff auf die Funktion 'Buchungen erfassen (LEN)'.

Sie können ähnliche Kontrollen für die Abteilung Verkauf einrichten. Es kann vorkommen, dass die Verkaufsabteilung die Journalerfassung für eine gesetzliche Protokollperiode bereits abgeschlossen hat. Deshalb möchte die Verkaufsabteilung eine andere offene Periode als die Einkaufsabteilung benutzen, anstatt auf den Abschluss der Einkaufsabteilung zu warten. Nach Abschluss der Einkaufsabteilung werden die gesetzlichen Berichte ausgeführt; die Tatsache, dass die Verkaufsabteilung bereits Journale in der nächsten Protokollperiode erfasst, bleibt unberücksichtigt.

Wenn die Bearbeitung in Ihrem Unternehmen auf diese oder ähnliche Weise ausgeführt werden soll, empfehlen wir eine flexible Vorgabe in den Feldern Offene Perioden in der Funktion 'Hauptbuch einrichten (LES)' und die Steuerung der verschiedenen Geschäftsbereiche anhand des Feldes Offene Perioden in der Funktion 'Benutzerberechtigungen'.

Prima-Nota-Buchungen ändern

Die nachstehende Tabelle führt die Änderungen auf, die Sie an Prima-Nota-Buchungen vornehmen können. Sie enthält Informationen über die vollständige und wahlfreie Prima-Nota-Buchung.

Die Prima-Nota-Journalvorgabe Obligatorisch in der Funktion 'Hauptbuch einrichten (LES)'

Buchungsstatus	Buchungen erfassen	Kontozuweisung
Prima-Nota buchen	Alle Details änderungsfähig. Journalzeilen können erstellt, geändert bzw. gelöscht werden.	Zuweisungsmarke, Beschreibung, Fälligkeitsdatum und Analysecodes können geändert werden. Eine Änderung der Analysecodes wird mit dem Feld 'In Kontozuweisung ändern' in der Funktion 'Analysekategorien (AND)' verhindert.
Prima-Nota-Buchung zugewiesen	Eine Änderung der Details ist nicht gestattet	Zuweisungsmarke, Beschreibung, Fälligkeitsdatum und Analysecodes können geändert werden. Eine Änderung der Analysecodes wird mit dem Feld 'In Kontozuweisung ändern' in der Funktion 'Analysekategorien (AND)' verhindert.
Endgültig buchen	Eine Änderung der Details ist nicht gestattet	Nur die Zuweisungsmarke kann geändert werden.

Hinweis: Steht das Feld Prima-Nota-Buchungen in der Funktion 'Hauptbuch einrichten (LES)' auf der Option Obligatorisch, können Sie weder die Tagebuch- noch die automatischen Vorgangsnummerierungen ändern.

Die Prima-Nota-Buchungsoption 'Wahlfrei' in der Funktion 'Hauptbuch einrichten (LES)'

Buchungsstatus	Buchungen erfassen	Kontozuweisung
Prima-Nota buchen	Eine Änderung der Details ist nicht gestattet	Journalzeilen können erstellt, geändert bzw. gelöscht werden. Die Erstellung neuer Vorgangsnummern ist möglich. Zuweisungsmarke, Beschreibung, Fälligkeitsdatum und Analysecodes können geändert werden. Eine Änderung der Analysecodes wird mit dem Feld 'In Kontozuweisung ändern' in der Funktion 'Analysekategorien (AND)' verhindert.
Prima-Nota-Buchung zugewiesen	Eine Änderung der Details ist nicht gestattet	Zuweisungsmarke, Beschreibung, Fälligkeitsdatum und Analysecodes können geändert werden. Eine Änderung der Analysecodes wird mit dem Feld 'In Kontozuweisung ändern' in der Funktion 'Analysekategorien (AND)' verhindert.
Endgültig buchen	Eine Änderung der Details ist nicht gestattet	Zuweisungsmarke, Beschreibung, Fälligkeitsdatum und Analysecodes können geändert werden. Eine Änderung der Analysecodes wird mit dem Feld 'In Kontozuweisung ändern' in der Funktion 'Analysekategorien (AND)' verhindert.