Informationen zu manuellen Zahlungsänderungen
Mit der Funktion Manuelle Zahlungsänderung können Sie eine Ausgleichsbuchung an ein Lieferantenkonto buchen, diesen Vorgang in einen Zahlungslauf aufnehmen und gleichzeitig den Ausgleich automatisch im Lieferantenkonto umkehren, um das echte Kontosaldo beizubehalten. Beispielsweise könnten Sie eine manuelle Zahlungsänderung für eine Rechnung erfassen, die dringend bezahlt werden muss, deren Zahlung aber auf dem Postweg verloren gegangen ist.
Die manuelle Zahlungsänderung ist nur dann verfügbar, wenn sie in Hauptbuch einrichten (LES) aktiviert wurde, und die Funktion kann nur von Benutzern mit den entsprechenden Rechten verwendet werden.
Die manuelle Zahlungsänderung und Gegenbuchung erfassen
Ein manueller Zahlungsänderungsvorgang wird über eine Control-Desk-Verarbeitungsoption für ein Konto erfasst. Der Vorgang selbst wird im Formular Buchungen erfassen eingegeben, aber dieses Formular wird über den Control-Desk aufgerufen.
Sie müssen nur den manuellen Zahlungsänderungsvorgang für das ausgewählte Lieferantenkonto eingeben. Wenn Sie diesen Vorgang buchen, wird die ausgleichende Gegenbuchung automatisch generiert. Beide Vorgänge werden an das Lieferantenkonto gebucht. Auf diese Weise bleibt das Kontensaldo korrekt, und die doppelte Buchführung wird beibehalten.
Der manuelle Zahlungsänderungsvorgang ist sofort zur Zahlung verfügbar. Die Gegenbuchung erhält automatisch die Zuweisungsmarke 'Zurückhalten', um sicherzustellen, dass sie nicht zur Zahlung ausgewählt werden kann.
Zahlen einer manuellen Zahlungsänderung
Ein manueller Zahlungsänderungsvorgang wird wie normal in den Zahlungslauf für einen Lieferanten aufgenommen. Der Gegenbuchungsvorgang kann nicht ausgewählt werden, weil er die Zuweisungsmarke Zurückhalten hat.
Es bestehen jedoch einige Unterschiede in der Verarbeitung der Zahlung.
Die Zahlungsvorgänge werden nicht automatisch mit den zur Zahlung ausgewählten Vorgängen abgeglichen. Die Abgleichung muss manuell über eine der Abgleichungsfunktionen Kontozuweisungen (ACA), Online-Zuweisung oder Automatische Abgleichung (TRM) erfolgen.
Nachdem der manuelle Zahlungsänderungsvorgang über den Zahlungslauf bezahlt wurde, wird die Zuweisungsmarke Zurückhalten der Gegenbuchung automatisch entfernt.
Die Zahlung wird normal generiert, aber es kann keine normale Zahlungsanzeige erstellt werden.
Provisorische und permanente manuelle Zahlungsänderungen
Manuelle Zahlungsänderungsvorgänge können im Lieferantenkonto entweder als permanente oder als provisorische Vorgänge generiert werden. Dies bestimmt, ob die manuellen Zahlungsänderungsvorgänge im Lieferantenkonto sichtbar bleiben, nachdem die Zahlung generiert wurde. Die entsprechende Einstellung ist in Hauptbuch einrichten definiert.
Wenn die Vorgänge als permanent behandelt werden, bleiben sie im Konto immer sichtbar.
Wird ein Vorgang dagegen als provisorisch behandelt, dann erhalten sowohl der Änderungsvorgang als auch seine Gegenbuchung die Zuweisungsmarke Korrektur, nachdem die Änderung in den Zahlungslauf aufgenommen wurde. Vorgänge mit dieser Zuweisungsmarke werden nicht in Finanzberichte oder Abfragen aufgenommen und bleiben daher 'unsichtbar'.
Eine ausführliche Beschreibung von Zuweisungsmarken finden Sie unter 'Informationen zu Zuweisungsmarken' und 'Welche Zuweisungsmarken sind verfügbar?'.
Die eigentliche Rechnung erfassen
Wenn die eigentliche Rechnung oder Gutschrift eingeht, wird sie wie normal an das Lieferantenkonto gebucht. Der Vorgang wird durch den Gegenbuchungsvorgang der manuellen Zahlungsänderung ausgeglichen, der noch für das Lieferantenkonto aussteht.
Wenn der nächste Zahlungslauf für das Konto ausgeführt wird, werden sowohl der Gegenbuchungsvorgang als auch der ursprüngliche Vorgang zur Zahlung ausgewählt und gleichen einander aus, so dass die nächste Lieferantenzahlung nicht beeinflusst wird.