Informationen zur Kontozuweisung

Die Funktion Kontozuweisungen (ACA) dient hauptsächlich zum Abgleich von Vorgängen auf einem Konto. Ein Zahlungsvorgang für eine Forderung wird beispielsweise der ursprünglichen Rechnung zugewiesen bzw. mit ihr ausgeglichen.

Sie haben die Möglichkeit, Vorgangsgruppen abzugleichen und einen Vorgang zu teilen, wenn der Vorgangswert lediglich teilweise abgeglichen werden soll.

Die Kontozuweisung bestimmt, ob Skonto abgezogen wurde; Skonto und Steuer auf das Skonto werden automatisch verbucht. Die Funktion generiert und verbucht außerdem Kursdifferenzen, die durch schwankende Wechselkurse entstanden sind.

Die Funktion Kontozuweisung ermöglicht Folgendes:

  • Änderung der Zuweisungsmarke für einen Vorgang, z. B. zur Abstimmung des Vorgangs, Kennzeichnung des Bearbeitungsstatus des Vorgangs, Markierung des Vorgangs für die sofortige Zahlung bzw. Zurückhalten des Vorgangs von der Bezahlung.
  • Änderung der Vorgangsanalysecodes, der Beschreibung, des Erfassungsdatums, des Zahlungsbedingungscodes, des Fälligkeitsdatums und sonstiger zahlungsbezogener Details.
Hinweis:  Wird 'Budgets auf Analysecodeebene prüfen' verwendet, werden etwaige über die Funktion Kontozuweisung getätigte Analysecodeänderungen nicht in den Budgetprüfwerten wiedergegeben. Zukünftige Buchungen werden deshalb eventuell nicht mit den richtigen Werten verglichen.

Bei Gebrauch der Kontozuweisung führen Sie einige bzw. alle der nachstehenden Schritte durch. Jeder Schritt wird im folgenden kurz erläutert.

  • Kontovorgänge für die Zuweisung extrahieren
  • Vorgangsdetails anzeigen
  • Vorgangsdetails ändern
  • Vorgänge abgleichen
  • Zuweisungsausgleich anzeigen
  • Zuweisungen, Skonto und Kursdifferenzen buchen

Kontovorgänge für die Zuweisung extrahieren

Als erstes müssen Sie die Vorgänge auf einem Konto auswählen, die zugewiesen bzw. geändert werden sollen. Die Option Extrahieren in der Kontozuweisung ist mit leistungsstarken Auswahlkriterien ausgestattet, anhand derer Sie die gewünschten Vorgänge identifizieren können.

Zur Kennzeichnung der auszuwählenden Vorgänge geben Sie Bereiche für Buchungsperioden, Vorgangsdatum, Journaltyp, Journalquelle, Vorgangsnummer, Erfassungsdatum, Zuweisungsmarke und Vorgangsanalysecodes vor. Außerdem können Sie Vorgänge nach Währungscodes, Beträgen und Soll-/Habenmarken auswählen. Siehe 'Wie werden Vorgänge für die Zuweisung ausgewählt?'.

Die Vorgangsauswahlkriterien werden im Formular Auswahlkriterien für Kontozuweisungen eingegeben. Siehe 'Vorgänge für die Zuweisung extrahieren'.

Vorgangsdetails anzeigen

Alle für die Zuweisung bzw. Änderung extrahierten Vorgänge werden auf dem Formular Suchergebnisse - Kontozuweisungen angezeigt. Siehe 'Die für die Zuweisung extrahierten Vorgänge anzeigen'.

Mit der Option Sortieren können Sie die Reihenfolge ändern, in der die Vorgänge angezeigt werden. Siehe 'Vorgänge für die Zuweisung sortieren'.

Hinweis:  Die Version FULL der Kontozuweisung zeigt alle für einen Vorgang verfügbaren Details an. Dabei können jedoch nicht alle Details geändert werden. Andere Versionen des Formulars Kontozuweisung zeigen nur bestimmte Vorgangsdetails an. Die Version PAYMENTS in der Kontozuweisung ermöglicht beispielsweise nur die Aktualisierung der Zahlungsdetails eines Vorgangs, und daher werden nur diese Details angezeigt. Siehe 'Informationen zu den Kontozuweisungsformularen'.

Vorgangsdetails ändern

Die änderbaren Vorgangsdetails erscheinen auf dem Formular Suchergebnisse - Kontozuweisungen in hervorgehobenen Spalten. Sie können die Zuweisungsmarke, die Beschreibung, das Zahlungsfälligkeitsdatum und sonstige Zahlungsdetails ändern. Außerdem können Sie die Vorgangsanalysecodes ändern und auf diese Weise Analysefehler berichtigen bzw. bestehende Vorgänge neu analysieren. Siehe 'Welche Vorgangsdetails können mit der Kontozuweisung geändert werden?'

Mit der Option Alle ändern Sie die Zuweisungsmarke für eine Vorgangsgruppe. Dies ist dann nützlich, wenn Sie mit der Option Extrahieren Vorgänge ausgewählt haben, die alle die gleiche Zuweisungsmarke benötigen, z. B. beim Zurückhalten eines Vorgangssatzes von der Zahlung. Siehe 'Die Zuweisungsmarken in der Kontozuweisung für alle Vorgänge ändern'.

Vorgänge abgleichen

Wenn Sie Vorgänge abgleichen bzw. zuweisen, verknüpfen Sie zusammengehörige Vorgänge, um diese zu 'schließen', so dass sie dann mit der Funktion Hauptbuch saldieren(LCL) aus dem System entfernt werden können. Die abgeglichenen Vorgänge müssen ausgeglichen sein, d. h. die Summe der zugewiesenen Sollvorgänge muss gleich der Summe der zugewiesenen Habenvorgänge sein.

Sie können einen Vorgang vollständig abgleichen, indem Sie den gesamten Vorgangswert zuweisen. Zum vollständigen Abgleichen eines Vorgangs setzen Sie die Zuweisungsmarke auf Zuzuweisen.

Wahlweise können Sie einen Vorgang teilweise abgleichen, indem Sie einen Einzelvorgang in zwei Vorgänge aufteilen; ein Vorgang wird zugewiesen, während der andere nicht zugewiesen wird. Zum teilweisen Abgleichen eines Vorgangs setzen Sie die Zuweisungsmarke für den ursprünglichen Vorgang auf Teilen und geben den zuzuweisenden Betrag ein.

Bei Markierung der Vorgänge für die Zuweisung werden die Vorgangswerte zu den vom System gepflegten Zuweisungssummen hinzuaddiert. Vor dem Buchen von Änderungen müssen die für die Zuweisung markierten Vorgänge ausgeglichen sein.

Zuweisungsausgleich anzeigen

Vor dem Buchen der Zuweisungen müssen die abgeglichenen Vorgänge ausgeglichen sein. Für den Ausgleich muss die Summe der für die Zuweisung markierten Soll- und Habenvorgänge auf Null saldieren. Zusätzlich müssen die mit sonstigen Zuweisungsmarken gekennzeichneten Vorgänge unabhängig ausgeglichen sein. Siehe 'Welche Zuweisungsmarken müssen ausgeglichen sein?'.

Zur Unterstützung beim Vorgangsausgleich zeigt die Kontozuweisung nützliche Summierungen an. Sie sehen die Summen der Soll- und Habenzuweisungen sowie etwaige Differenzen in jeder der verwendeten Währungen. Siehe 'Zuweisungssummen nach Währung anzeigen'.

Zusätzlich werden die Soll- und Habenzuweisungssummen für die Zuweisungsmarken angezeigt; diese müssen separat ausgeglichen werden. Siehe 'Zuweisungssummen anzeigen'.

Hinweis:  In einer Mehrwährungsumgebung gelten außerdem die Währungsausgleichsregeln gemäß der Definition in der Funktion Mandanten einrichten. Siehe 'Währungsausgleichsregeln vorgeben'.

Zuweisungen, Skonto und Kursdifferenzen buchen

Nachdem Sie die erforderlichen Vorgänge für die Zuweisung markiert haben, aktualisieren Sie die Vorgänge mit der Option Buchen. Sind die Zuweisungen ausgeglichen, werden die Vorgänge gebucht. Zuweisungsnummer, Zuweisungsdatum und Zuweisungsperiode werden für den Vorgang aufgezeichnet. Siehe 'Zuweisungen buchen'.

In einigen Fällen sind die abgeglichenen Vorgänge nicht ausgeglichen. Der Grund dafür kann ganz einfach sein, dass Sie die falsche Vorgangsgruppe für den Abgleich gewählt haben. Es kann jedoch auch der Fall sein, dass:

  • bei einigen Vorgängen Skonto abgezogen wurde, wodurch die Differenz entstanden ist.
  • für die abgeglichenen Vorgänge unterschiedliche Wechselkurse gelten, wodurch eine Differenz in einem bzw. mehreren Währungswert(en) entstanden ist.

Das System berechnet außerdem das auf Vorgänge fällige Skonto und bestimmt, ob dieses zulässig ist. Die Funktion zieht gewährtes Skonto automatisch ab und gibt Ihnen die Möglichkeit, eine Differenz als Skonto anzuwenden.

Beide Situationen werden automatisch von der Kontozuweisung bewältigt. Beim Buchen einer unausgeglichenen Zuweisung, prüft die Funktion, ob es sich bei dem Differenzbetrag um Skonto oder um eine Kursdifferenz handelt. Siehe 'Wie wird Skonto bei der Zuweisung behandelt?' oder 'Kursdifferenzen bei der Zuweisung verbuchen'.

Befinden sich die Differenzen innerhalb der zulässigen Skontogrenzen wird das Skonto generiert und verbucht. Ist die Zuweisung trotz Skontoabzug weiterhin unausgeglichen, können Sie die Differenz als zusätzliches Skonto verbuchen. Siehe 'Während der Zuweisung eine Unausgeglichenheit als Skonto anwenden'.

Entstand die Differenz durch eine Kursschwankung oder Rundungsdifferenz, wendet die Funktion die Währungsausgleichsregeln an und generiert und bucht ggf. automatisch einen realisierten Kursdifferenz- bzw. Rundungsberichtigungsvorgang. Ansonsten müssen Sie die Zuweisungen manuell ausgleichen. Siehe 'Zuweisungen ausgleichen - Übersicht'.

Wahlweise können Sie zum Ausgleich der Zuweisungen ein Zusatzjournal manuell eingeben und buchen. Siehe 'Vorgänge in der Kontozuweisung generieren'.

Weitere Informationen zur Verwendung der Funktion Kontozuweisungen (ACA) finden Sie unter 'Vorgangszuweisung nach der Buchung - Übersicht'.