處理核準

一旦設置,您便可在採購訂單和/或發票內使用採購核準。您可以在採購訂單或採購發票中使用核準,也可在兩者中同時使用。對核準的實際處理與訂單或發票處理完全相同。

  1. 提出採購訂單 - 通過使用採購類型 > 採購階段窗體中的業務級別字段,可設置按行或文檔(整個訂單或發票)進行核準。當在訂單上輸入行時,系統每次處理一行,或是將所有的行組合起來一起處理。
  2. 系統會檢查此訂單/發票是否需要核準。

    處理過程如下:

    • 在採購訂單/發票表頭上查找〔採購業務類型〕。
    • 查找〔採購業務類型〕中設置的任何〔核準表格〕。

    • 在〔核準表格〕上,將訂單/發票與〔核準表格細節〕行相比較,檢查其是否符合任何準則。
  3. 如果符合〔核準表格〕行的準則,則在行/文檔上應用:
    • 將行狀態設為保留
    • 將行核準狀態設為沒有核準
    • 會創建核準蓋章記錄。其詳細記錄需要何種核準才可釋放行。

    注意:這是在核準訂單/發票時由系統創建並維護的表格。
  4. 在〔採購訂單/發票錄入〕中核準行/文檔。
    〔採購訂單/發票錄入〕中的選項如下:
    • 核準(如果文檔級別核準在使用中)。
    • 核準行(如果行級別核準在使用中)。
    • 核準(如果行級別核準在使用中,且需要核準所有行)。
  5. 使用〔控制台〕整批處理程序來核準行。
  6. 可能會需要多個核準人來核準行/文檔。每一個核準人需要按要求核準每一行/文檔。
  7. 一旦所有必需的核準人都已核準行/文檔,則每一行的核準狀態自動設為〔已核準〕。用戶然後必須〔釋放〕每一行以便繼續處理。

核準表格細節行

當輸入訂單/發票時,如果查找到核準表格,但未滿足表格細節行的準則,則該行將被保留,但不進行核準。此時,用戶必須手動釋放行。

在〔核準表格細節行〕內,可指定包含多達 10 個核準人的〔數據存取組別〕代碼。這些核準人的指定順序是他們進行核準的必須遵循的順序。例如,〔核準表格細節行〕中可能有:

限額 - 999,999,999

第 1 核準人數據存取組別 - 數據存取組別 X

第 2 核準人數據存取組別 - 數據存取組別 Y

第 3 核準人數據存取組別 - 數據存取組別 Z

數據存取組別 X 中的核準人必須在 數據存取組別 Y 中的核準之前進行核準。數據存取組別 X 和 數據存取組別 Y 中的核準人必須在 數據存取組別 Z 中的核準人之前進行核準。

如果某行/文檔被拒絕或未通過核準,則將不處理該行。核準人需要輸入一個原因代碼,以說明該行被拒絕的原因。