凭证何时处于平衡状态

仅当凭证处于平衡状态时，方可将其过帐到［财务管理］中。

凭证在如下情况下处于平衡状态：

  • 凭证业务上的借方和贷方本位币值平衡。请参阅［平衡以本位币记帐的凭证］。
  • 凭证业务上的借方和贷方值在每个会计期间平衡。

在多货币环境中，也可能强制要求凭证在业务单位使用的所有或一部分附加货币值中平衡。附加货币值为业务货币（第 2 值）、第二本位币/报表货币（第 3 值）以及第四货币（第 4 值）。这由在业务单位设置中设置的平衡规则来确定。请参阅［平衡多货币凭证］。

根据“帐务设置 (LES)”或“帐务导入 (LIM)”中的“平衡依据”选项，凭证也可能需要按以下条件之一平衡：

  • 业务参考
  • 10 个业务分析角度中的任何一个
  • 业务日期（仅限帐务导入）
注意：这些平衡规则的一个例外情况应用于过帐到备查科目的凭证，这些凭证不需要平衡；而对过帐的暂时性凭证来说，应用的规则略有不同。

业务单位设置中建立的凭证平衡规则可确定以下内容：

  • 是否可自动平衡本位币值。
  • 平衡调整或暂记科目。
  • 允许的最大平衡金额。
  • 必须平衡哪些货币值以及它们的平衡方式。

这些规则应用于使用帐务录入或帐务导入输入的凭证。如果凭证不平衡，其将无法在帐务录入中过帐或在帐务导入中导入。

注意： 帐务导入也可选择通过将错误过帐到暂记科目来强制凭证平衡。请参阅《财务管理用户指南》/《财务管理帮助》中的［处理帐务导入］中的错误部分。

强制选定的凭证行平衡

您可以通过确保所有参考某选定字段的凭证行平衡来扩充凭证平衡规则。要实现此功能，您可在“帐务设置 (LES)”或“帐务导入 (LIM)”中的“平衡依据”选项中，选择下述参考字段之一：

  • 业务参考
  • 帐务分析角度 (1 - 10)
  • 业务日期（仅限帐务导入）

例如，如果选择了“业务日期”为“平衡依据”的选项，则系统将检查所有同一业务日期的凭证行是否均达到平衡。

如需要，您可在“帐务设置 (LES)”中设置“平衡依据替换”选项，这样允许用户忽略此项检查。例如，您可能只希望告知用户凭证按照［业务日期］不平衡，而不是强制凭证以此方式达到平衡。

注意： 此选项会在处理［帐务导入］文件之前先将其分类，从而可能会对帐务导入的处理时间造成不利影响。

在［帐务录入］中自动生成平衡行

系统可以为［第 1 值］、［第 3 值］和［第 4 值］生成凭证平衡行，这可以通过在业务单位设置中设置它们各自的“货币金额平衡”选项为“自动”来实现。

注意：平衡行无法为［值 2（业务货币）］自动生成，但是您可以通过将“货币金额平衡”选项设置为“手动”来检查其平衡。

如果您在“帐务设置 (LES)”的“业务规则”选项卡上设置了“录入的业务参考平衡”选项，则将为在业务单位设置中指定为“自动”的那些值（1、3 或 4）按业务参考在“帐务录入 (LEN)”中执行平衡。换句话说，如果凭证不是按业务参考作为平衡标准的，系统将生成平衡行。您没有必要为该选项创建一个业务规则。

如果您想要“帐务录入 (LEN)”按可用字段之一作为平衡标准，而不是按业务参考 (例如：按帐务分析角度之一)作为平衡标准，则在“帐务设置 (LES)”中的“平衡依据”选项中选择需要的字段。

您可以在“帐务录入(LEN)”中生成两个层面的平衡行：按业务参考和其他字段（例如：帐务分析 7）为平衡标准。要实现该操作，请在“帐务设置 (LES)”的“平衡依据”选项中选择所需的字段，并设置“录入的业务参考平衡”选项。要成功生成平衡行的这两个级别，您必须创建以上描述的业务规则。

示例：

下表显示了一个四行的凭证录入，在［第 3 值］中按业务参考和按帐务分析 7 均不平衡。生成了 5 个自动平衡行，具体描述见［备注］列：

科目代码 本位币金额 借/贷 第 3 值金额 业务参考 帐务分析 7 备注
101BOA31 200 D 100 BALTEST1 A10 帐务录入行 1
101BOA32 200 C 95 BALTEST1 A10 帐务录入行 2
101BOA31 200 D 100 BALTEST2 B12 帐务录入行 3
101BOA32 200 C 95 BALTEST2 B12 帐务录入行 4
751FX 0 C 5 BALTEST1   生成行来平衡业务参考 BALTEST1
751FX 0 C 5 BALTEST2   生成行来平衡业务参考 BALTEST2
751FX 0 C 5 系统平衡业务 A10 生成行来平衡［帐务分析 7］代码 A10
751FX 0 C 5 系统平衡业务 B12 生成行来平衡［帐务分析 7］代码 B12
999 0 D 10 系统平衡业务   生成行来平衡凭证
注意：为了上述示例可以运行，必须在业务单位设置的“第 3 值”选项卡中将“货币金额平衡”设置为“自动”。

如果您要通过以下可用字段之一进行有效性检查凭证平衡，而不自动生成平衡行，您可以在“业务单位设置”中将它们的“货币金额平衡”选项设为手动。［第 3 货币值］不可以进行［手动平衡］。

在［平衡行］中自动设置分析代码

为了确保系统生成的平衡行包括任何必要的分析代码，您必须设置附加的业务规则，如下面的例子所示。在此例中，［帐务分析 1］被在自动生成的平衡行上设置为值 8605，否则在过帐凭证的时候［帐务分析 1］会缺少代码。

“事件配置 (EVP)”：

IF 函数 ID = 帐务录入

如果 调用点 = 00003 每凭证行过帐

“规则集 (RST)”：

如果 帐务分析 1 = 空间 Y

SET 帐务分析 1 8605 X

单词“空间”是从［关键字］中选择用来测试空字段或者空白字段的；在这种情况下它测试在［帐务分析 1］中是否缺少代码。有关的详细介绍，请参阅《业务单位管理员指南》/《业务单位管理员帮助》中的［了解条件语句］。

有关设置［事件配置］和［规则集］的一般信息，请参阅《业务单位管理员指南》/《业务单位管理员帮助》中的［使用业务规则概述］。