Настройка утверждений

Утверждения являются частью цикла закупки и не используются в продажах или перемещениях. Перед тем, как использовать утверждения, систему следует настроить на их применение в соответствии с бизнес-процессами вашей организации.

Необходимо выполнить следующие шаги:

  1. В функции «Настройка модуля "Управление закупками"» (PBS)» > «Утверждение закупки» выберите необходимый параметр «Контроль утверждений» из: «Используется утверждение заказов и счетов»; «Используется утверждение заказов»; «Используется утверждение счетов»; «Утверждения не используются».
  2. Убедитесь в том, что группы операторов и группы доступа к данным созданы в «Менеджере пользователей» так, чтобы использовать утверждения. Группы доступа к данным должны отвечать уровням утверждений, например, руководитель, менеджер, директор и т.д.
  3. Используйте «Таблицы утверждений» (ATS), чтобы настроить различные уровни таблиц утверждений. Могут быть созданы одна или несколько таблиц утверждений. Определите критерии, при которых используются утверждения.

    Можно, но не обязательно, использовать коды аналитики.

    Утверждающие сотрудники могут входить все в разные группы доступа к данным, или в одну группу, или в любые комбинации групп.

  4. Присвойте этапу типа закупки таблицу утверждения. Определите значения необходимых опций типа закупки. Утверждения могут использоваться на этапах «Ввод заказа», «Подтверждение заказа», «Ввод счета» или «Подтверждение счета», то есть не при подборе счета или документов поступления.
  5. Решите, как заказы и/или счета должны утверждаться в системе:
    • «Панели управления» — настройте необходимые фильтры панелей управления для отображения заказов или счетов, требующих утверждения. Существует пакетная обработка, которая позволяет утверждать сразу множество заказов/счетов.
    • «Ввод заказа на закупку» и/или «Ввод счета закупки» — используйте действия «Утвердить» или «Утвердить строку», в зависимости от уровня подтверждения документа (целый заказ/уровень счета) или уровня строки типа закупки.
  6. Настройте формы, используемые для заказов и/или счетов закупки. Рекомендуется создать поле «Статус утверждения» в форме, чтобы пользователи могли видеть утвержденные и отклоненные строки.