Что такое подбор?
Подбор — это процесс связывания одной или нескольких связанных проводок по счету с открытыми позициями для «закрытия» этих проводок. Этот процесс также называют распределением по счету. Для сопоставления или распределения проводок для них задается маркер распределения, который указывает на их статус при подборе.
Например, при разнесении счета-фактуры по дебиторскому счету он вводится как открытая, нераспределенная проводка по этому счету. В самом простом случае, когда счет-фактура полностью оплачивается разовым платежом, полная запись платежа происходит в два этапа:
- с целью уменьшения дебетового сальдо на дебиторский счет разносится проводка платежа;
- для указания на то, что счет-фактура был оплачен, на дебиторском счете подбираются проводки платежа и счета-фактуры.
Для подбора платежа к счету-фактуре нужно задать маркер распределения К распределению для проводок платежа и счета-фактуры. После разнесения распределений маркер распределения каждой проводки меняет значение на Распределено.
Проводки, разнесенные на счета с открытыми позициями, остаются в системе до их распределения, Т. е. до тех пор, пока маркер распределения этих проводок не поменяет свое значение на Подобрано. Предусмотрено четыре маркера распределения со значением «Подобрано»: Распределено, Оплачено, Исправление или Согласовано. См. раздел «Какие маркеры распределения должны быть сбалансированы?».
Правильный подбор проводок особенно важно для дебиторских, кредиторских и клиентских счетов, чтобы предотвратить обработку оплаченных проводок как неоплаченных.
При задействовании функции авторизации некоторым выбранным для подбора проводкам может потребоваться авторизация. См. раздел «Какие проводки требуют авторизации?».
Если в форме «Настройка книги» подключена функция проверки частичных платежей, в процессе подбора обеспечивается подбор кассовых операций к частичным платежам по номеру частичного платежа либо по дате частичного платежа. См. раздел «Что такое проверка частичных платежей?»
Подбор предполагает нечто большее, чем простой подбор двух соответствующих позиций. Может потребоваться сделать следующее:
- Подобрать несколько проводок к счету. Например, может потребоваться распределить один платеж по нескольким проводкам счета-фактуры и кредитовым проводкам в рамках одного счета.
- Разделить одну проводку на две проводки для их правильного подбора. Например, в случае получения платежа, только частично погашающего исходную проводку, пользователю может понадобиться разделить исходную проводку на две проводки.
- Сгенерировать дополнительные проводки для записи разницы между «подобранными» проводками, к примеру, для записи скидки по расчетам или курсовых разниц.
Подбор в SunSystems
В модуле «Финансовый учет SunSystems» предусмотрено несколько различных методов для подбора проводок:
- «Оперативное распределение» — позволяет распределять проводки в процессе «Ввод в книгу» ;
- «Распределение по счету» — позволяет вручную распределить проводки на отдельный выбранный счет;
- «Подбор проводок» — позволяет распределить проводки на несколько счетов согласно предопределенным правилам подбора;
- «Менеджер согласования» — позволяет сопоставлять записи автоматически согласно предустановленным критериям подбора либо вручную.