Exemplo de cenário de autorização

Importação/Entrada do razão

Este exemplo de cenário descreve a configuração envolvida no processo de Importação/entrada do razão. Os outros processos de autorização (Pagamentos, Conciliação/alocação e Demonstrativos) podem ser configurados de acordo com princípios semelhantes.

As autorizações podem ser usadas para impor limites de autoridade financeira à Entrada do razão em uma empresa, por exemplo, autoridade até 1.000 e autoridade acima de 1.000. Essa configuração é feita usando um processo de duas fases de autorização, em que cada uma das fases é apropriada para um limite de autoridade. Na primeira fase, um grupo de usuários precisa autorizar todos os lançamentos manuais de pagamento inseridos para a conta bancária. Na segunda fase, um grupo de usuários diferente precisa autorizar somente as transações para a conta bancária com créditos superiores a 1.000. Para este exemplo, imagine que o segundo grupo só autorize transações se o primeiro grupo já as tiver verificado (como um documento ou contrato que exija a assinatura de mais de um signatário da empresa).

Em resumo:

  • A primeira fase de autorização, o primeiro grupo de usuários e o primeiro filtro de autorização estão relacionados às transações bancárias, independentemente do valor.
  • A segunda fase de autorização, o segundo grupo de usuários e o segundo filtro de autorização estão relacionados às transações bancárias acima de 1.000.
  • Embora haja duas fases de autorização, algumas transações exigirão autorização apenas na primeira fase. Se o valor for 1.000 ou menos, o SunSystems lançará automaticamente a transação logo após a autorização da primeira fase, pois ignorará o filtro usado na segunda fase de autorização.

Neste exemplo, o código de conta é 52100. O primeiro grupo de usuários possui o código BANK0-1000 e o segundo grupo de usuários possui o código BANK>1000. A pessoa com o código de operador N1K tem autoridade limitada a 1000, e o operador CEO tem autoridade para qualquer valor. CEO é exigido somente para autorizar transações acima de 1000, que está acima do limite de N1K. CEO só autorizará as transações já verificadas e marcadas como autorizadas por N1K na primeira fase de autorização.

Configurar o cenário de exemplo

É possível configurar esse exemplo no banco de dados de demonstração PK1, de acordo com Passos necessários para configurar a autorização:

  1. Defina o campo Autorização necessária como Sim na guia Financeiro suplementar em Configuração do razão (LES).
  2. No Console de segurança ou no Gerenciador de Usuários, crie operadores N1K e CEO. Marque a caixa de seleção Autorizador desses operadores e atribua senhas de autorização a ambos.
  3. Em Configuração de grupo de usuários (UTS), crie o grupo BANK0-1000 com o nome de grupo 'Limite de autoridade bancária 1000', atribua o código de operador N1K e marque a caixa de seleção Grupo principal. Crie o grupo BANK>1000 com o nome de grupo 'Limite de autoridade bancária > 1000', atribua o código de operador CEO e marque a caixa de seleção Grupo principal.
  4. Em Configuração de código de rejeição financeira (FJC), crie o código BANK1 com a descrição 'Transação não autorizada. Rejeitada pelo grupo de usuários 1'. Crie o código BANK2 com a descrição 'Transação não autorizada. Rejeitada pelo CEO'.
  5. Em Gerador de Filtros (FLD), crie dois filtros com o tipo de filtro 'Consulta de autorização SAAUTH'.
    • Atribua ao primeiro filtro o nome BANK_CR, com a descrição 'Créditos para a conta 52100'. Em BANK_CR, selecione 'Referência de conjunto de autorização' e mova-a para a área de edição de filtro. Na caixa de diálogo 'Editar condição', marque a caixa de seleção 'Entrada de tempo de execução' e deixe todos os outros campos como estão. Em 'Descrição do item de dados', selecione 'Código de conta' e mova-o para a área de edição de filtro. Na caixa de diálogo 'Editar condição', digite 52100 em 'Igual a'. Clique em Arquivo >> Salvar. Para 'Destino dos resultados', selecione o formulário AUTHDTL.
    • Crie o segundo filtro com o nome BANK_CR_G1000 e a descrição 'Créditos acima de 1000 para a conta 52100'. Siga os passos de (i) BANK_CR acima até a criação de 'Referência de conjunto de autorização' e 'Código de conta' como condições. Agora, selecione 'Outro total de crédito' dos itens de dados e mova-o para a área de edição de filtro. Na caixa de diálogo 'Editar condição', selecione o operador 'Acima de' e, abaixo dele, digite 1000. Clique em OK. Selecione Arquivo > Salvar. Para 'Destino dos resultados', selecione o formulário AUTHDTL.
  6. Em Configuração de fase de autorização (AUS), crie duas fases numeradas como 200 e 210.
    • Atribua à fase 200 a descrição 'Autorizar créditos bancários para entrada do razão'. Em 'ID de Filtro', clique no botão e selecione o filtro BANK_CR. Para 'Tipo de fase', selecione 'Entrada/importação do razão'. Em 'Código de grupo de usuários', selecione BANK0-1000. Em 'Autorizador', digite N1K.
    • Atribua à fase 210 a descrição 'Autorizar créditos bancários > 1000 para entrada do razão'. Em 'ID de Filtro', clique no botão e selecione o filtro BANK_CR_G1000. Para 'Tipo de fase', selecione 'Entrada/importação do razão'. Em Código de grupo de usuários, selecione BANK > 1000. Em Autorizador, digite CEO.
  7. Em Tipos de lançamento (JNT), modifique o tipo de lançamento FGJ e marque a caixa de seleção Autorização necessária na guia Financeiro suplementar.

Usar o exemplo de configuração de entrada do razão

  • O originador

    Para usar as autorizações, faça login no SunSystems com a ID de usuário PK1 e insira um lançamento para a conta 52100 com um crédito de 2000. Use 999 como a conta de contrapartida para o débito. Quando você contabiliza o lançamento, ele não é inserido no razão; é necessário inserir um 'Comentário de lote de autorização' e clicar em OK. No formulário 'Selecionar autorizador', selecione N1K como o 'Código do operador' do autorizador. A mensagem O lote de autorização foi criado com sucesso será exibida na barra de status.

Nota: Cada fase de autorização posterior precisa ser autorizada por um operador diferente, que deve ser diferente do originador.

  • O primeiro grupo de usuários

    Faça logout do SunSystems, e faça login novamente com a ID de usuário N1K. Selecione Bandeja de entrada de autorizações (AUT) no SunSystems. No formulário Seleção - AUTHORIZER INTRAY, digite o código de grupo de usuários BANK0-1000 e o autorizador atribuído N1K. O novo conjunto de autorização é exibido com o status 'Aguardando autorização'. Selecione o conjunto e clique em Rever. Selecione Autorizar conjunto selecionado, clique na lista suspensa de nomes de programas, selecione Autorizar conjunto selecionado e clique em OK. Digite um comentário e a senha de autorização para N1K.

  • O segundo grupo de usuários

    Faça logout do SunSystems, e faça login novamente com a ID de usuário CEO. Selecione Bandeja de entrada de autorizações (AUT) no SunSystems. No formulário Seleção - AUTHORIZER INTRAY, digite o código de grupo de usuários BANK > 1000 e o autorizador atribuído CEO. O novo conjunto de autorização é exibido com o status 'Aguardando autorização'. Selecione o conjunto e clique em Rever. Selecione Autorizar conjunto selecionado, clique na lista suspensa de nomes de programas, selecione Autorizar conjunto selecionado e clique em OK. A mensagem Contabilizando lote será exibida na barra de status.

  • De volta ao originador

    Faça login novamente como PK1, o originador da transação. No navegador do SunSystems, selecione Bandeja de entrada de originadores de autorização (AOT). No formulário 'Seleção - ORIGINATOR INTRAY', digite PK1 como o originador atual. O Conjunto de autorizações foi desmarcado, mas pode ser exibido na Trilha de auditoria de autorização (AAT).

    Nota: A 'Bandeja de entrada de originadores' pode ser chamada durante todas as fases de autorização para exibir o status.