O que é conciliação?
Conciliação é o processo de vinculação de uma ou mais transações correlatas em uma conta de item aberto, para 'fechar' as transações. Este processo também é chamado de reconciliação de conta. Para conciliar ou alocar transações é preciso configurar um marcador de alocação nas transações para indicar o status de conciliação.
Por exemplo, quando uma fatura é contabilizada em uma conta de cliente/a receber, ela é inserida na conta como uma transação aberta não alocada. Em um caso simples, se a fatura for totalmente paga em um único pagamento, dois passos são necessários para registrar totalmente o pagamento:
- Uma transação de pagamento deve ser contabilizada na conta de cliente para reduzir o saldo do cliente
- As transações de pagamento e de fatura na conta do cliente devem ser conciliadas para indicar que a fatura foi paga.
Para conciliar o pagamento em relação à fatura, é necessário definir o marcador de alocação como A ser alocado nas transações de pagamento e de fatura. Em seguida, quando as alocações forem contabilizadas, o sistema altera o marcador de alocação em cada transação para Alocado.
As transações contabilizadas nas contas de itens abertos permanecem no sistema até serem alocadas. Ou seja, até que a transação contenha um marcador de alocação conciliada. Existem quatro marcadores de alocação para o status "conciliado": Alocado, Pago, Correção ou Reconciliado. Consulte 'Quais marcadores de alocação devem estar balanceados?'
Em contas de clientes/a receber, de fornecedores/a pagar e contas de clientes/fornecedores, é especialmente importante que as transações sejam corretamente conciliadas para evitar que transações pagas sejam tratadas como não pagas.
Se o recurso Autorização estiver ativado e algumas das transações selecionadas para pagamento exigirem autorização, a caixa de diálogo 'Comentários de lote de autorização' será exibida. Consulte Que transações requerem autorização?
Se a verificação de parcela estiver ativada na Configuração do razão, o processo de conciliação assegurará que esse dinheiro seja conciliado com as parcelas no número das parcelas ou na sequência de data das parcelas. Consulte O que é verificação de parcela?.
A conciliação pode ser mais do que simplesmente conciliar dois itens correspondentes. Talvez seja necessário:
- conciliar várias transações em uma conta. Por exemplo, talvez seja necessário conciliar um pagamento com várias faturas diferentes e com várias transações de crédito na conta.
- dividir uma transação em duas transações para poder conciliá-la corretamente. Por exemplo, se você tiver recebido apenas parte de um pagamento, de uma transação original, e for necessário dividir a transação original em duas.
- gerar transações adicionais para registrar a diferença entre transações 'conciliadas', por exemplo, para registrar descontos de liquidação ou diferenças cambiais.
Conciliar no SunSystems
O Financeiro do SunSystems oferece vários métodos diferentes para a conciliação das transações:
- Alocação on-line - permite alocar a transação como parte do processo de Entrada do razão.
- Alocação de conta - permite alocar transações manualmente em uma única conta selecionada.
- Conciliação automática - permite alocar as transações de várias contas, usando regras predefinidas de conciliação.
- Gerenciador de reconciliação - permite alocar transações de várias contas, usando critérios predefinidos de conciliação.