Manter uma trilha de auditoria do Financeiro
Sua organização terá procedimentos e regulamentos que devem ser seguidos para garantir que um histórico suficiente seja mantido de suas unidades de negócios. O SunSystems fornece recursos de relatório de trilha de auditoria padrão básicos. Além disso, o sistema permite desenvolver seus próprios procedimentos de emissão de relatórios.
Trilha de auditoria de transações
Os relatórios padrão, 'Listagens de lançamentos', 'Listagens de contas', 'Balancetes' e 'Listagens do livro diário', formam a base da trilha de auditoria das transações digitadas no SunSystems. Com o Gerador de Relatórios, você pode criar seus próprios relatórios.
- A Listagem de lançamentos apresenta as transações ordenadas por lançamento. Crie seus próprios relatórios de listagem de lançamentos ou personalize os exemplos fornecidos.
- A Listagem de contas apresenta as mesmas transações da 'Listagem de lançamentos', mas as apresenta ordenadas por conta. Crie seus próprios relatórios de listagem de contas ou personalize os exemplos fornecidos.
- O Balancete resume as transações em saldos para cada conta do razão. Você pode criar seus próprios relatórios de balancete usando as funções de relatórios financeiros.
- A Listagem do livro diário apresenta as transações por referência com base na faixa de datas de entrada especificadas pelo usuário. Crie seu próprio relatório de listagem de livros diários ou personalize os exemplos fornecidos.
Trilhas de auditoria e dados arquivados
O uso de um arquivo de dados arquivados permite que você faça backup da sua trilha de auditoria. Uma vez encerrada a transação, é prática comum removê-la do sistema. Dessa forma, o banco de dados permanece com um tamanho administrável. Se as transações permanecessem indefinidamente no banco de dados, o razão se tornaria tão extenso que afetaria o tempo de resposta do sistema. Em especial, consultas e relatórios levariam muito tempo para ser gerados.
Em vez de excluir as transações completamente, você pode removê-las para um arquivo durante a Limpeza do razão. O sistema cria um arquivo para cada ano processado. As transações arquivadas podem ser acessadas em 'Consulta do razão' e 'Listagem de contas'.