O que são pagamentos programados?
Os 'Pagamentos programados' permitem que as linhas de transação sejam automaticamente divididas de acordo com a programação de porcentagens e as informações de datas definidas na Configuração de pagamentos programados (SCH).
Os 'Pagamentos programados podem dividir transações em tipos de conta 'Cliente' e 'Fornecedor'. As linhas de transação relevantes são divididas durante a Entrada do razão (LEN) e a Importação do razão (LIM).
Com os pagamentos programados, você pode automatizar a tarefa de organizar pagamentos de fornecedores ou recebimentos de clientes, o que é especialmente útil em países onde é comum o pagamento de faturas em parcelas. Por exemplo, é possível que um fornecedor solicite o pagamento de uma fatura em doze parcelas mensais. Basta inserir a fatura como uma transação no 'Entrada do razão' e, dependendo dos detalhes da programação configurados, o sistema dividirá automaticamente a linha da fatura em doze linhas de transação individuais. É possível verificar a divisão da transação antes de contabilizar o lançamento.
Você define uma divisão por percentuais, cujo total deve ser o mais próximo possível de 100, e utiliza a opção para determinar se qualquer valor restante em função do arredondamento será adicionado à primeira ou à última parcela. No exemplo acima, cada parcela teria um percentual de 8,333.
A combinação de percentuais e as informações de data de vencimento no registro de 'Programação de pagamentos' determina como a linha de transação do cliente ou do fornecedor será dividida; especificamente o número de linhas de divisão (parcelas) a serem geradas, as datas de vencimento e o valor de cada parcela.
Você pode substituir as linhas de transação geradas ou preservá-las (criando linhas de divisão separadamente). Se substituir a linha original, a primeira parcela da divisão será utilizada no lugar dela. Entretanto, se você preservá-la, será criada uma linha de reversão. Nesse caso, tanto a linha original como a linha de reversão serão marcadas com o marcador de alocação de correção e todas as linhas da divisão serão criadas separadamente. Todas as linhas do lançamento serão numeradas, de modo que os números de linha de cada referência sejam mantidos juntos em sequência. A opção de preservar ou substituir as linhas de transação originais deve ser definida para todo o razão com 'Preservar valores de linha original' na guia 'Regras da transação' da Configuração do razão (LES).
Uma vez criado o registro de pagamentos programados, será necessário anexá-lo a um registro de grupo de condições de pagamento que, por sua vez, deverá ser anexado a um registro de cliente ou fornecedor.
Quando é solicitada uma divisão de pagamentos programados?
A divisão só é solicitada em 'Entrada do razão (LEN)' e em 'Importação do razão (LIM)' sob circunstâncias específicas:
- O 'Tipo de lançamento' usado deverá permitir pagamentos programados. Para definir essa configuração, você deverá utilizar a opção Permitir pagamentos programados em Tipo de lançamento (JNT).
- O tipo de conta deve ser de cliente ou fornecedor.
- O registro de cliente ou fornecedor deve ter um Código de condições de pagamento anexado que, por sua vez, tenha o Código de programação de pagamento anexado.
Durante a 'Entrada do razão', quando você completar a linha de lançamento para a conta de cliente ou fornecedor, contanto que as condições acima sejam atendidas, as linhas de parcelas serão geradas no formulário Entrada do razão.
A numeração das linhas de lançamento é tratada de forma similar aos impostos gerados automaticamente. Por exemplo, supondo que o número da linha de lançamento da transação original seja 1.0, as linhas de divisão serão numeradas como 1.1, 1.2, 1.3, e assim por diante. Se a transação original for preservada (com a opção 'Preservar valor da linha original' na 'Configuração do razão'), a linha 1.0 do lançamento será preservada, será criada uma linha de reversão em 1.1 e as linhas de divisão de parcelas começarão em 1.2. Se, por outro lado, a transação original for substituída, o número de linha 1.0 deixará de existir e os números de linha de parcelas começarão em 1.1.
Que informações são incluídas nas linhas de divisão?
As seguintes informações são incluídas nas linhas de divisão, com base na combinação da transação de origem e as opções definidas na 'Configuração de pagamentos programados (SCH)':
- Detalhes de linhas de lançamento, tais como referência de transação, período, data, conta, códigos de descrição e análise, são copiados da linha original para as linhas de divisão.
- Ajustes de arredondamento são aplicados na primeira e na última linha de divisão, dependendo da opção .
- Ao usar a opção , você pode incluir todos os impostos na primeira parcela e aplicar a divisão do restante do valor de cliente/fornecedor, conforme as exigências legais em alguns países para esse tipo de transação de negócios. Outra possibilidade é dividir o imposto igualmente em todas as linhas de divisão ou adicioná-lo apenas à última linha.
Como os pagamentos programados interagem com outros processos?
A opção Pagamentos programados funciona em conjunto com outros recursos automáticos durante o entrada no razão e a importação do razão, da seguinte forma:
- A divisão dos pagamentos programados é realizada após o cálculo de imposto automático e retenções (relevante apenas na 'Entrada do razão'). Dessa forma, nenhum imposto é incluído na linha do cliente ou fornecedor antes da divisão da transação.
- A divisão dos pagamentos programados é efetuada antes do cálculo padrão de condições de pagamento, de forma que as datas de documento, datas de descontos e datas de juros sejam calculadas em cada linha de parcela individual gerada na divisão.
Se uma transação for dividida por meio de pagamentos programados, ela só será dividida uma vez, mesmo que dois ou mais processos afetem a mesma transação, como a retenção do lançamento e sua posterior contabilização no razão de totais reais. A divisão só será gerada na 'Entrada do razão' caso a transação ainda não tenha sido dividida.
Um exemplo:
As seguintes entradas podem ser geradas em uma transação de entrada do razão para registrar uma fatura de venda:
Dr Cliente 117,5
Cr Vendas 100
Cr Imposto 17,5
(gerado via imposto automático)
Durante a aplicação de 'Pagamentos programados', são determinados o números de divisões necessárias, os percentuais dessas divisões e as datas de vencimento a serem atribuídas a essas linhas de divisão de transação.
Para esse exemplo, consideramos uma divisão de 4 partes iguais de 25%, com as opções default para (definidas como Última parcela) e 'Tratamento de impostos' (Aplicar a tudo, para dividir igualmente). Também consideramos o uso de 2 casas decimais para a moeda.
A divisão dos valores do cliente é calculada da seguinte forma:
Data de vencimento da parcela 1: 29.38
Data de vencimento da parcela 2: 29.38
Data de vencimento da parcela 3: 29.38
Data de vencimento da parcela 4: 29.36
(considerando o ajuste de arredondamento no valor final)
Nesse ponto, linhas adicionais foram geradas no razão, mas não foram contabilizadas. Antes da contabilização, as condições de pagamento são aplicadas a cada uma das linhas individuais de divisão, para gerar datas adicionais como datas de documento, datas de descontos e datas de início de juros, que poderão ser regidas pela data de vencimento, agora gerada para cada linha.