Czym jest narzędzie autoryzacji?
Moduł Finanse SunSystems zawiera opcjonalne narzędzie autoryzacji . Pozwala ono zatwierdzać wybrane operacje przed różnymi procesami. Poniżej przedstawiono przykładowe zastosowania autoryzacji:
- księgowanie rejestru na niektórych kontach poufnych;
- tworzenie płatności przekraczającej określony limit.
- Nie należy mylić autoryzacji w module Finanse z funkcją Zatwierdzania w module Obsługa zamówień.
- Autoryzacja nie jest narzędziem działającym w czasie rzeczywistym, nie można jej także wykorzystywać do śledzenia operacji autoryzowanych lub odrzucanych.
Konfigurowanie narzędzia autoryzacji w module Finanse szczegółowo opisano w Etapach wymaganych do konfigurowania autoryzacji. Przykładowy wariant autoryzacji przedstawia jedną z możliwych konfiguracji i zastosowań autoryzacji.
Autoryzacja może być stosowana do wybranych operacji w następujących procesach modułu Finanse:
- Wpis/Import księgi głównej
- Dopasowanie/Rozliczenia
- Płatności
Autoryzacja jest dozwolona tylko w przypadku księgi A. Nie wszystkie operacje wymagają autoryzacji. Jest to uzależnione od szczegółów operacji i procesu. Znaczenie mają również filtry skonfigurowane i przypisane do etapów autoryzacji.
Etapy autoryzacji i zespoły użytkowników
W powyżej przedstawionych procesach w module Finanse można zdefiniować różne etapy autoryzacji, zwane także poziomami; w niektórych operacjach stosuje się więcej niż jeden poziom autoryzacji. Zob. Definiowanie etapów autoryzacji.
Do każdego etapu autoryzacji przypisany jest pewien zespół osób uprawnionych do autoryzacji, zwany zespołem użytkowników . Każdy członek tego zespołu może zatwierdzać operacje pod warunkiem, że ich wartość sumaryczna nie wykracza poza wyznaczony limit. Zob. Ustawienia zespołów użytkowników.
Pulpit autoryzacji zawiera zestawienie wszystkich zestawów operacji oczekujących na autoryzację przez danego użytkownika. Jeśli członek zespołu z poziomu pulpitu wybierze zestaw autoryzacji, zestaw ten zostanie „sprawdzony” pod kątem konieczności autoryzacji. To uniemożliwia innym członkom zespołu dokonanie autoryzacji tego samego zestawu w tym samym czasie.
Status autoryzacji
Każda seria operacji wymagających autoryzacji zostaje umieszczona w zestawie do autoryzacji i uzyskuje stan autoryzacji. Stan ten określa etap procesu autoryzacji osiągnięty przez daną serię. Jest on automatycznie konfigurowany i zapisywany w systemie.
Zestaw autoryzacji może mieć jeden z następujących kodów stanu:
- Do potwierdzenia
- Ukończone
- Odrzucony.
Skrzynka odbiorcza twórców autoryzacji zawiera zestawienie wszystkich zestawów autoryzacji utworzonych przez określonego operatora. Pozwala to użytkownikom na podgląd stanu wszystkich utworzonych przez nich operacji wymagających autoryzacji. Jeżeli zestaw autoryzacji zostanie wyświetlony jako odrzucony, może być usunięty lub przywołany w celu modyfikacji w Zapisie do księgi albo ponownie przedstawiony do autoryzacji. Zestawy autoryzacji, które zostały poddane autoryzacji i zaksięgowane, również są wyświetlane; ich status jest wyświetlany jako Ukończony. Mogą one być opcjonalnie usunięte, jednak operacje nie są usuwane z księgi, jedynie zestawy autoryzacji są usuwane z pulpitu twórcy.
Zestawy autoryzacji
Zestaw operacji wymagających autoryzacji zawsze przechodzi proces autoryzacji jako zestaw. Jest on zawsze autoryzowany lub odrzucany jako całość. Jeśli chociaż jedna operacja zestawu zostanie odrzucona, cały zestaw autoryzacji zostanie odrzucony. W ten sposób operacje wchodzące w skład zestawu autoryzacji nie mogą znajdować się na różnych etapach procesu.
Przetwarzanie autoryzowanych operacji
Jeśli zestaw operacji zostanie autoryzowany na ostatnim etapie procesu, stan wszystkich operacji zmieni się na Autoryzowany. Status zestawu autoryzacji zmieni się na Ukończony.
Następne przetwarzanie zostanie wykonane w zależności od funkcji, którą wybrano w celu rozpoczęcia autoryzacji. Jest ona określana jako Typ etapu konfigurowany na etapach autoryzacji. Na ogół przetwarzanie zostaje zakończone, a operacje są księgowane lub aktualizowane. Na przykład:
- Jeśli dane operacje dotyczą płatności i dokonano ich pełnej autoryzacji, to wykonanie płatności jest przeprowadzane automatycznie.
- Jeśli operacje są wstrzymane przez rejestry w Zapisie do księgi lub Imporcie księgi i dokonano ich pełnej autoryzacji, to są one księgowane automatycznie (jeśli operacje bilansują się).
- Jeśli operacje przekazano do autoryzacji według procesu dopasowania, np. rozliczenia kont i dokonano ich pełnej autoryzacji, to proces dopasowania zostaje wykonany automatycznie, a proces rozliczania operacji jest kończony.
Można otwierać ręcznie Dokumenty płatności (PYD) w przypadku wykonania płatności, które zostało autoryzowane i zaksięgowane. Żadne zastosowane rabaty nie są załączane do dokumentów płatności.