Ustawienia kontroli wydatków i zobowiązań

Utworzyć tabele wymagane do obsługi ksiąg budżetowych, korzystając z Dodatkowych tabel księgi (OLT).

Oznaczyć księgi budżetowe za pomocą Etykiet budżetowych (BLB).

Aby wyświetlić formularz konfiguracji jednostki organizacyjnej, należy wybrać jednostkę organizacyjną za pomocą funkcji Zarządzanie jednostkami organizacyjnymi (BUA), a następnie wybrać z menu .

Aby znaleźć księgi budżetowe używane do zapisu wartości budżetu i zobowiązań, na ekranie konfiguracji jednostki organizacyjnej należy podać następujące dane:

Kod głównej księgi budżetowej
Księga zobowiązań zakupu

Jeśli podczas kontroli wydatków zastosowane mają zostać tolerancje budżetowe, na ekranie Konfiguracja księgi (LES) należy zaznaczyć pole Zastosuj tolerancje budżet. i określić wartość procentową i/lub kwotę tolerancji.

Przy pomocy Ustawień kontroli budżetu (UKB) zdefiniować reguły kontroli budżetu w celu powiązania kont bieżących z kontami budżetowymi zawierającymi rozliczone wartości budżetowe.

Uwaga: W celu uwzględnienia kwot kontroli zobowiązań w procesie kontroli wydatków, należy zaznaczyć opcję Włącz zobowiązania w rekordzie kontroli budżetu.

Przy pomocy dowolnych funkcji wprowadzania operacji księgowej wprowadzić wartości budżetu:

Wyświetlić księgę budżetu, używając w tym celu opcji Zmień budżet (CBG).
Funkcje Zapis do księgi (LEN), Import księgi (LIM) lub Rozliczenia firmowe służą do księgowania wartości budżetowych. Zwykle wartość budżetu jest wprowadzana jako wartość należności.

W celu kontroli budżetu w module Realizacja Zamówień SunSystems do faktur zakupu należy przestrzegać poniższych etapów. Umożliwia to wprowadzenie faktur zakupu i aktualizację kwot wydatków budżetowych. Zakłada się, że budżet został utworzony wcześniej w module Finanse SunSystems:

W Ustawieniach obsługi zakupu (PBS) dla opcji Podstawa aktual. budżetu wybrać zamówienie (tzn. cała faktura) lub wiersz. W przypadku zamówienia cała faktura winna być wprowadzona przed przetworzeniem dowolnej funkcji budżetu; w przeciwnym razie kontrola budżetu zostanie wykonana wiersz po wierszu. Zasada ta dotyczy zamówień i faktur.

W Ustawieniach obsługi zakupu (PBS) należy Etap wydatków skonfigurować jako Wprowadzanie faktur, Dopasowanie faktur lub Potwierdzenie faktur. Aby pominąć ten etap, w Ustawieniach typu zakupów (PTS) należy zaznaczyć pole Wydatek.

W Ustawieniach wartości definicji typu zakupu, należy w polu Wartość wydatków budżetowych wybrać jedną wartość do kontroli budżetu. Wszystkie wartości budżetu muszą być przechowywane w walucie podstawowej.

W celu kontroli budżetu zamówień zakupu w module Realizacja zamówień SunSystems należy wykonać następujące kroki:

W Ustawieniach obsługi zakupu (PBS) dla opcji Podstawa aktual. budżetu wybrać zamówienie (tzn. całe zamówienie) lub wiersz. W przypadku zamówienia całe zamówienie powinno być wprowadzone przed przetworzeniem dowolnej funkcji budżetu; w przeciwnym razie kontrola budżetu zostanie wykonana wiersz po wierszu. Zasada ta dotyczy zamówień i faktur.

W Ustawieniach obsługi zakupu (PBS) należy Etap zobowiązań skonfigurować jako Zamówienie wprowadzone i niezatrzymanie lub Potwierdzenie zamówienia.

W Ustawieniach wartości definicji typu zakupu należy w polu Wartość zobowiązań budżetowych wybrać jedną wartość do kontroli budżetu. Wszystkie wartości budżetu muszą być przechowywane w walucie podstawowej.

Przedstawione powyżej etapy obejmują wprowadzenie faktur zakupu i aktualizacji rzeczywistych kwot wydatków budżetowych; a zamówienia zakupu wprowadzane są jako zatwierdzone wydatki zamówienia zakupu. Jeśli budżet zostanie przekroczony, czynność ta nie zostanie wykonana. Poniższe etapy służą do wdrożenia kontroli wydatków w fakturowaniu zakupu. Jeśli budżet zostanie przekroczony, użytkownik zostanie o tym powiadomiony, a proces zostanie zatrzymany.

W Ustawieniach obsługi zakupu (PBS) zaznaczyć pole Kontrola limitu wydatków.

W razie potrzeby wybrać tolerancję Kontroli limitu wydatków. W Ustawieniach obsługi zakupu (PBS) ustalić procent lub wartość, która będzie stosowana w przypadku wszystkich faktur zakupu. Tę wartość można zmienić za pomocą ustawień dla konkretnej grupy operatorów konfigurowanych z poziomu Konsoli zabezpieczeń lub Menedżera użytkowników. Jeśli operacja przekracza budżet, ale nie przekracza wartości tolerancji, wyświetlone zostanie ostrzeżenie, ale proces będzie kontynuowany. Jeśli operacja przekracza budżet oraz stosowaną tolerancję, proces nie będzie kontynuowany.

Poniższe etapy służą do wdrożenia kontroli zobowiązań w zamówieniach zakupu. Jeśli budżet zostanie przekroczony, użytkownik zostanie powiadomiony o tym fakcie, a proces zostanie zatrzymany.

W Ustawieniach obsługi zakupu (PBS) zaznaczyć pole Kontrola limitu zobowiązań.

W razie konieczności, wybrać tolerancje Kontroli limitu zobowiązań. W Ustawieniach obsługi zakupu (PBS) ustalić procent lub wartość, która będzie stosowana w przypadku wszystkich zamówień zakupu. Tę wartość można zmienić za pomocą ustawień dla konkretnej grupy operatorów konfigurowanych z poziomu Konsoli zabezpieczeń lub Menedżera użytkowników. Jeśli operacja przekracza budżet, ale nie przekracza wartości tolerancji, wyświetlone zostanie ostrzeżenie, ale proces będzie kontynuowany. Jeśli operacja przekracza budżet oraz stosowaną tolerancję, proces nie będzie kontynuowany.

Uwaga: Zapisy w dekrecie księgowym nie są wymagane w związku z kontrolą budżetu w module Realizacji zamówień SunSystems.