Ustawienia kontroli wydatków

Aby skonfigurować opcje kontroli wydatków modułu Finanse SunSystems, należy wykonać następujące kroki:

1. Utworzyć tabele wymagane do obsługi ksiąg budżetowych, korzystając z Dodatkowych tabel księgi (OLT).
2. Oznaczyć księgi budżetowe za pomocą Etykiet budżetowych (BLB).
3. Aby wyświetlić formularz konfiguracji jednostki organizacyjnej, należy wybrać jednostkę organizacyjną za pomocą funkcji Zarządzanie jednostkami organizacyjnymi (BUA), a następnie wybrać Modyfikuj z menu czynności.
4. Aby znaleźć księgę budżetową używaną do zapisu wartości budżetu, na ekranie konfiguracji jednostki organizacyjnej należy podać Kod głównej księgi budżetowej.
5. Jeśli podczas kontroli wydatków zastosowane mają zostać tolerancje budżetowe, na ekranie Konfiguracja księgi (LES) należy zaznaczyć pole Zastosuj tolerancje budżet. i określić wartość procentową i/lub kwotę tolerancji.
6. Przy pomocy Ustawień kontroli budżetu (UKB) zdefiniować reguły kontroli budżetu w celu powiązania kont bieżących z kontami budżetowymi zawierającymi rozliczone wartości budżetowe.
7. Przy pomocy dowolnych funkcji wprowadzania operacji księgowej wprowadzić wartości budżetu:
   1. Wyświetlić księgę budżetu, używając w tym celu opcji Zmień budżet (CBG).
   2. Funkcje Zapis do księgi (LEN), Import księgi (LIM) lub Rozliczenia firmowe służą do księgowania wartości budżetowych. Zwykle wartość budżetu jest wprowadzana jako wartość należności.

   Poniższe etapy są konieczne do przeprowadzenia kontroli budżetu w module Realizacja Zamówień SunSystems do zamówień zakupu: Obejmują one wprowadzenie faktur zakupu oraz aktualizację kwot wydatków budżetowych. Przyjmuje się, że budżet utworzono za pomocą modułu Finanse SunSystems, jak to ukazano powyżej:

8. W Ustawieniach obsługi zakupów (PBS) skonfigurować Podstawę aktualizacji budżetu jako zamówienie (np. całą fakturę) lub wiersz. W przypadku zamówienia cała faktura winna być wprowadzona przed przetworzeniem dowolnej funkcji budżetu; w przeciwnym razie kontrola budżetu zostanie wykonana wiersz po wierszu.
9. W Ustawieniach obsługi zakupu (PBS) należy Etap wydatków skonfigurować jako Wprowadzanie faktur, Dopasowanie faktur lub Potwierdzenie faktur. Aby pominąć ten etap, w Ustawieniach typu zakupów (PTS) należy zaznaczyć pole Etap wydatków.
10. W formatce Ustawieniach wartości definicji typu zakupu, w polu Wartość wydatków budżetowych należy wybrać jedną wartość do kontroli budżetu. Wszystkie wartości budżetu muszą być przechowywane w walucie podstawowej.

Pozwoli to wprowadzić faktury zakupu oraz zaktualizować kwoty wydatków budżetowych. Jeśli budżet zostanie przekroczony, czynność ta nie zostanie wykonana. Poniższe etapy służą do wdrożenia kontroli wydatków w fakturowaniu zakupu. Jeśli budżet zostanie przekroczony, użytkownik zostanie o tym powiadomiony, a proces zostanie zatrzymany.

• W Ustawieniach obsługi zakupu (PBS) zaznaczyć pole Kontrola limitu wydatków.
• W razie potrzeby wybrać tolerancję Kontroli limitu wydatków. W Ustawieniach obsługi zakupu (PBS) ustalić procent lub wartość, która będzie stosowana w przypadku wszystkich faktur zakupu. Tę wartość można zmienić za pomocą ustawień dla konkretnej grupy operatorów konfigurowanych z poziomu Konsoli zabezpieczeń lub Menedżera użytkowników. Jeśli operacja przekracza budżet, ale nie przekracza wartości tolerancji, wyświetlone zostanie ostrzeżenie, ale proces będzie kontynuowany. Jeżeli jednocześnie przekroczony zostanie budżet i tolerancja – proces zostanie zatrzymany.

Kontrola budżetu w module Realizacja zamówień SunSystems nie wymaga księgowania w interfejsie księgi głównej.