Czym jest import księgi?
Import księgi umożliwia weryfikację i księgowanie rejestrów, które zostały utworzone przez inne funkcje, a nie wprowadzone ręcznie za pomocą zapisu do księgi (LEN). Rejestry te są przechowywane jako pliki importu w tabelach importu księgi. Możesz użyć importu księgi do księgowania operacji rzeczywistych i budżetowych.
Rejestry do zaimportowania mogą być wygenerowane między innymi poprzez:
- SunSystems Obsługę rozliczeń firmowych
- SunSystems Obsługę zamówień
- Inne programy.
Operacje muszą być utworzone jako zbilansowane rejestry w wymaganym formacie operacji rejestru.
Istnieje możliwość połączenia kilku rejestrów w jednym pliku importu. Jednakże wszystkie rejestry w pliku muszą korzystać z tego samego typu rejestru.
Import księgi korzysta z panelu kontrolnego w celu umożliwienia wybrania rejestrów do zaimportowania.
Tryby przetwarzania importu księgi
Import księgi może być przeprowadzany w dwóch trybach: w czasie rzeczywistym lub ręcznie.
Podczas korzystania z importu księgi do importowania i księgowania rejestrów w czasie rzeczywistym, rejestry są przekazywane automatycznie do importu księgi podczas ich generowania przez system źródłowy. Import księgi weryfikuje rejestry i, jeśli są one poprawne, księguje je. Funkcja może też zatrzymać rejestry, pozwalając na skorygowanie ich i zaksięgowanie za pomocą funkcji Zapis do księgi.
Podczas korzystania z importu księgi do ręcznego importowania i księgowania rejestrów, rejestry są zatrzymywane w tabelach SQL Importu księgi modułu Finanse aż do ich zaimportowania. Możesz ręcznie wybrać rejestry do zaimportowania, które zostaną zweryfikowane i zaksięgowane za pomocą funkcji Import księgi.
Rejestry wygenerowane przez SunSystems Obsługę zamówień i Wykonanie rozliczeń firmowych mogą być księgowane w czasie rzeczywistym lub ręcznie.
Weryfikacja i księgowanie importu księgi
Import księgi stosuje te same reguły weryfikacji i bilansowania jak zapis do księgi dla każdego przetwarzanego rejestru w celu upewnienia się, że księgowane są tylko prawidłowe rejestry. Zob. Kiedy rejestr jest zbilansowany?
Każdy typ rejestru w pliku importu musi mieć status Otwarty lub Ukryty w Typach rejestru (JNT).
Możesz jedynie zweryfikować rejestry lub zweryfikować je i zaksięgować. Jeżeli podczas księgowania zostanie wykryty błąd, możesz odrzucić rejestr lub zaksięgować błąd na konto zastępcze błędów. Zob. Postępowanie z błędami podczas Importu księgi.
Zaimportowane rejestry mogą być księgowane do księgi rzeczywistej lub budżetowej. Aby zaksięgować rejestr w księdze budżetowej, musisz wybrać odpowiednią księgę w parametrach wykonawczych importu księgi.
Korzystanie z reguł firmowych w celu dodatkowej weryfikacji
Możesz użyć reguł firmowych w celu zastosowania specjalnych wymagań weryfikacji do wybranych pól rejestru. Na przykład, możesz zmienić opcjonalne pola modułu Finanse na wymagane podczas importu. Możesz także zastosować te same weryfikacje kodów analitycznych w imporcie księgi i zapisie do księgi.
Istnieją szczególne okoliczności ustawiania reguł firmowych dla importu księgi. Aby ustawić automatycznie niektóre z pól rejestru podczas procesu importu, można wykorzystać tylko niektóre punkty wywołania w profilu zdarzeń. Aby zweryfikować docelową księgę importu, musi być użyty jeden szczególny punkt wywołania w profilu zdarzeń. Zob. Punkty wywołania i Czynności modułu Finanse.
Podczas weryfikacji szczegółów każdego importowanego wiersza operacji istnieje możliwość powiązania poprzedniego wiersza, na przykład aby upewnić się, że pola są zgodne we wszystkich wierszach każdego importowanego rejestru. Należy jednak obowiązkowo odróżnić importy księgi od importów obsługi zamówień oraz innych importów (na przykład pliku zewnętrznego wyeksportowanego podczas eksportu księgi). Wiersze księgi wygenerowane przez definicję dekretu księgowego w obsłudze zamówień są ustawiane w kolejności przed importem do księgi za pomocą sortowania według identyfikatora operacji/kodu konta, jeżeli więc nawiązujesz do poprzedniego wiersza, musisz ponownie rozważyć kolejność wierszy. Aby rozróżnić typy importu księgi, użyj elementu danych Typu tworzenia nagłówka rejestru w profilu zdarzeń lub reguły, które określą czy import księgi jest wykonywany z obsługi zamówień lub innego źródła. Zob. Punkty wywołania i Czynności modułu Finanse.
Przegląd i wybór rejestrów do zaimportowania
Aby rozpocząć, kontrolować i monitorować proces importu księgi, musisz skorzystać z panelu kontrolnego. Panel kontrolny wyświetla wszystkie rejestry w tabelach importu księgi.
Oznacza to, że możesz użyć panelu kontrolnego importu księgi, aby przejrzeć rejestry:
- oczekujące na import księgi
- odrzucone przez import księgi z powodu błędów weryfikacji.
Kontrola typów rejestru
Ustawienia typu rejestru określają również, w jaki sposób rejestry są przetwarzane podczas importu księgi.
Jeżeli importowana operacja odnosi się do typu rejestru z polem Następny okres odwrócenia ustawionym na Tak, na odpowiednie konto w następnym okresie księgowane jest odwrócenie kwoty operacji.
Jeżeli importowane operacje odnoszą się do typu rejestru wymagającego autoryzacji, rejestr jest automatycznie wstrzymywany. Zob. Autoryzowanie rejestrów.
Importowanie rejestrów z niepowtarzalnymi identyfikatorami
Jeżeli importowane operacje należą do typu rejestru, który ma pole Niepowtarzalny identyfikator ustawione na Tak, a konto importu jest kontem dłużnika, wierzyciela lub klienta, wprowadzony numer identyfikatora jest weryfikowany z księgą. Jeżeli identyfikator nie jest niepowtarzalny dla konta, wyświetlany jest komunikat o błędzie.