Proces autoryzacji – informacje

Po wprowadzeniu lub wybraniu grupy operacji do przetwarzania, niektóre z nich mogą wymagać autoryzacji. Zob. Jakie operacje wymagają autoryzacji?.

Operacje są grupowane w zestaw autoryzacji i oznaczane jako oczekujące na autoryzację. Zestaw autoryzacji przechodzi następnie kolejne etapy autoryzacji.

Osoba autoryzująca

Operacje są przesyłane do pierwszego wymaganego etapu autoryzacji za pomocą skrzynki odbiorczej autoryzacji (AUT). Osoba autoryzująca może przejrzeć zestaw operacji w skrzynce odbiorczej i autoryzować go lub odrzucić. Aby dokonać autoryzowania operacji, osoba autoryzująca musi podać hasło. Zob. Kroki wymagane w celu autoryzowania operacji

Po odrzuceniu zestawu przez osobę autoryzującą, powraca on do twórcy lub osoby autoryzującej w poprzednim etapie. Po odrzuceniu operacji przez osobę autoryzującą, używany jest finansowy kod odrzucenia w celu określenia powodu odrzucenia.

Jeżeli zestaw zostanie autoryzowany, jest on przesyłany do kolejnego etapu procesu autoryzacji. Jeśli jest on przesyłany do osoby autoryzującej na następnym etapie autoryzacji, lub jeśli autoryzacja została zakończona, przypisywany jest mu status Zakończony i zestaw jest przetwarzany.

Następne przetwarzanie zostanie wykonane w zależności od funkcji, którą wybrano w celu rozpoczęcia autoryzacji. Na przykład, jeżeli operacje były rejestrami zapisu do księgi lub importu księgi, po zakończeniu autoryzacji są automatycznie księgowane (pod warunkiem, że są zbilansowane).

Osoba autoryzująca może być dowolnym członkiem zespołu użytkowników przydzielonych do danego etapu autoryzacji. Operacje wymagające autoryzacji są umieszczane w skrzynkach odbiorczych autoryzacji wszystkich członków zespołu użytkowników. Dzięki temu zestaw księgowań nie zostaje opóźniony, jeśli na przykład jeden z członków zespołu jest nieobecny w pracy.

Uwaga:  Osoby autoryzujące nie otrzymują powiadomień na temat operacji oczekujących na autoryzację, w związku z czym powinny często sprawdzać pulpit autoryzacji.

Twórca

Użytkownik, który tworzy operacje do autoryzacji nazywany jest twórcą zestawu autoryzacji.

Skrzynka twórców autoryzacji (AOT) wyświetla wszystkie zestawy autoryzacji utworzone przez danego użytkownika. W ten sposób użytkownicy widza status wszystkich wygenerowanych przez siebie operacji wymagających autoryzacji. Po wyświetleniu zestawu odrzuconej autoryzacji, należy go usunąć przed zmodyfikowaniem go za pomocą odpowiedniej funkcji, na przykład zapisu do księgi. Zautoryzowane i zaksięgowane operacje nie są już wyświetlane.

Uwaga:  Inicjatorzy nie są powiadamiani, że ich operacje są autoryzowane lub odrzucane, zatem powinni sami regularnie sprawdzać pulpit twórcy.

Więcej informacji znajduje się w części Czym jest Narzędzie autoryzacji?