Przykład sytuacji, w której wymagana jest autoryzacja

Zapis do księgi/Import księgi

Jest to wariant przykładowy konfiguracji procesu związanego z Zapisem do księgi / Importem księgi. Konfiguracja pozostałych procesów autoryzacji (Płatności, Dopasowanie/Rozliczanie, Sprawozdania) przebiega według podobnych zasad.

Autoryzacja służy do nałożenia ograniczeń finansowych na Zapisy do księgi w obrębie firmy na poziomie np. mniejszym od 1000 lub większym od 1000. Taki efekt można uzyskać, stosując dwuetapowy proces autoryzacji, w którym każdemu etapowi odpowiada odpowiedni limit. W pierwszym etapie jeden Zespół użytkowników musi dokonać autoryzacji wszystkich rejestrów płatności wprowadzonych ręcznie na konto bankowe. W drugim etapie kolejny Zespół użytkowników powinien dokonać autoryzacji tylko operacji na koncie bankowym z kredytem większym od 1000. W omawianym przykładzie można założyć, że drugi zespół będzie autoryzował jedynie te operacje, które zostały zatwierdzone przez zespół pierwszy (przedmiotem mogą być dokumenty i umowy wymagające podpisów większej liczby osób odpowiedzialnych w danej firmie).

Podsumowując:

  • Pierwszy Etap autoryzacji, pierwszy Zespół użytkowników oraz pierwszy Filtr autoryzacji powiązane są z operacjami bankowymi, niezależnie od kwoty.
  • Drugi Etap autoryzacji, drugi Zespół użytkowników oraz drugi Filtr autoryzacji powiązane są z operacjami bankowymi z kwotą kredytu większą od 1000.
  • Chociaż autoryzacja przebiega w dwóch etapach, niektóre operacje wymagać będą autoryzacji tylko na pierwszym etapie. Jeżeli wartość jest większa (lub mniejsza) od 1000, SunSystems automatycznie i natychmiastowo zaksięguje operację zgodnie z pierwszym etapem autoryzacji, gdyż pominięty zostanie filtr drugiego etapu.

W omawianym przykładzie kod konta to 52100. Pierwszy Zespół użytkowników ma kod BANK0-1000, natomiast drugi – BANK>1000. Osoba z kodem operatora N1K ma uprawniania ograniczone do wartości 1000, a na operatora DYR nie nałożono żadnych ograniczeń. Operator z kodem DYR potrzebny jest jedynie do autoryzacji operacji o wartości powyżej 1000, które przekraczają limit operatora N1K. Operator DYR autoryzował będzie tylko te operacje, które zostały rozpatrzone i oznaczone jako poddane autoryzacji na pierwszym etapie procesu.

Konfiguracja w przykładowej sytuacji

Wykonując poniższe Etapy konfigurowania autoryzacji można przeprowadzić konfigurację dla próbnej jednostki organizacyjnej PK1:

  1. W polu Wymagana autoryzacja wybrać Tak na karcie Finanse - dodatki w Konfiguracji księgi (LES).
  2. Utworzyć operatorów N1K i DYR za pomocą Konsoli zabezpieczeń lub Menedżera użytkowników, a następnie zaznaczyć pola Osoba autoryzująca i przydzielić im hasła autoryzacji.
  3. Za pomocą Konfiguracji zespołu użytkowników (UTS) utworzyć zespół BANK0-1000 o nazwie „Limit uprawnień 1000”, a następnie przypisać użytkownika z kodem N1K oraz zaznaczyć pole Zespół nadrzędny. Utwórz zespół BANK>1000 o nazwie 'Limit uprawnień >1000', przypisz operatora z kodem DYR i zaznacz opcję Zespół nadrzędny.
  4. W Konfig. finansowych kodów odrzucenia (FJC), zdefiniuj kod BANK1 z opisem 'Operacja nie zatwierdzona. Odrzucona przez Zespół użytkowników 1'. Zdefiniuj kod BANK2 z opisem 'Operacja nie zatwierdzona. Odrzucona przez DYR'.
  5. W formatce Projektant filtrów (FLD) utworzyć dwa filtry typu Przeglądanie autoryzacji SAAUTH.
    • Dla pierwszego filtra wprowadzić nazwę BANK_CR i opis „Zobowiązania dla konta 52100”. Wybrać opcję Id. zestawu autoryzacji dla filtra BANK_CR, a następnie przenieść go do obszaru edycji filtrów. W oknie Warunek edycji, zaznacz pole Zapis podczas uruchamiania, pozostałe pola pozostaw w aktualnej konfiguracji. Zaznacz Kod konta w formatce Opisy pozycji danych i przenieś go do obszaru edycji filtrów. W oknie Warunek edycji, w pozycji Równe wpisz 52100. Kliknij Plik >> Zapisz. Jako miejsce docelowe zapisu wyników wybrać formatkę AUTHDTL.
    • Utworzyć drugi filtr o nazwie BANK_CR_G1000 i opisie „Zobowiązania większe niż 1000 dla konta 52100”. Postępować zgodnie z powyższymi instrukcjami (i) dotyczącymi filtra BANK_CR aż do etapu wyboru Id. zestawu autoryzacji i Kodu konta jako warunków. Teraz z pozycji danych wybierz Pozostały łączny kredyt i przenieś go do obszaru edycji filtrów. W oknie Edycja warunku wybrać operator Większe niż, a poniżej wpisać 1000. Kliknąć OK. Wybierz Plik > Zapisz. Jako miejsce docelowe zapisu wyników wybrać formatkę AUTHDTL.
  6. Korzystając z Konfiguracji etapu autoryzacji (AUS), utworzyć dwa etapy o numerach 200 i 210.
    • Dla etapu 200 wybrać opis „Autoryzacja zobowiązań bankowych dla zapisu do księgi”. Kliknąć przycisk Id. filtra, a następnie wybrać filtr BANK_CR. Jako Typ etapu wybierz Zapis do księgi/Import. Dla Kodu zespołu użytkowników wybrać BANK-1000. W polu Osoba autoryzująca wprowadzić N1K.
    • Dla etapu 210 wybrać opis „Autoryzacja zobowiązań bankowych >1000 dla zapisu do księgi”. Kliknąć przycisk Id. filtra, a następnie wybrać filtr BANK_CR_G1000. Jako Typ etapu wybierz Zapis do księgi/Import. Dla Kodu zespołu użytkowników wybrać BANK>1000. W polu Osoba autoryzująca wprowadzić DYR.
  7. Zmodyfikować typ FGJ za pomocąTypów rejestrów (JNT), a na karcie Finanse – dodatki zaznaczyć pole Wymagana autoryzacja.

Korzystanie z przykładowej konfiguracji w Zapisie do księgi

  • Inicjator

    Aby korzystać z procesu autoryzacji, należy zalogować się do SunSystems z Id PK1 i wprowadzić rejestr dla typu FGJ do konta 52100 z kredytem wynoszącym 2000. Jako wartość konta wyrównawczego dla debetu należy wprowadzić wartość 999. Zaksięgowany rejestr nie jest zapisany do księgi, należy jednak wprowadzić Komentarz autoryzacji serii i nacisnąć przycisk OK. Na karcie Wybierz osobę autoryz. dla Kodu użytkownika autoryzującego wybrać N1K. Na pasku stanu pojawi się wiadomość Autoryzacja serii ukończona pomyślnie.

Uwaga: Każdy kolejny etap procesu musi być autoryzowany przez innego operatora, a ten z kolei nie może być inicjatorem procesu.

  • Pierwszy zespół użytkowników

    Wyloguj się z SunSystems i zaloguj ponownie jako użytkownik z Id N1K. Wybierz formularz Skrzynki odbiorczej autoryzacji (AUT) w SunSystems. Z poziomu formatki Wybór – AUTORYZUJĄCY SKRZYNKĘ ODBIORCZĄ, wybrać Kod zespołu użytkowników BANK-1000 oraz Przypisaną osobę autoryzującą N1K. Nowa seria autoryzacji zostanie wyświetlona ze stanem Autoryzacja oczekująca. Wybrać zestaw i kliknąć przycisk Przegląd. Wybierz Autoryzuj wybrany zestaw, naciśnij listę rozwijaną nazw programów, wybierz Autoryzuj wybrany zestaw i naciśnij OK. Wprowadź komentarz i hasło autoryzacji użytkownika N1K.

  • Drugi zespół użytkowników

    Wyloguj się z SunSystems i zaloguj ponownie jako użytkownik z Id DYR. Wybierz formularz Skrzynki odbiorczej autoryzacji (AUT) w SunSystems. Z poziomu formatki Wybór – AUTORYZUJĄCY SKRZYNKĘ ODBIORCZĄ, wybrać Kod zespołu użytkowników BANK>1000 oraz Przypisaną osobę autoryzującą DYR. Nowa seria autoryzacji zostanie wyświetlona ze stanem Autoryzacja oczekująca. Wybrać zestaw i kliknąć przycisk Przegląd. Wybierz Autoryzuj wybrany zestaw, naciśnij listę rozwijaną nazw programów, wybierz Autoryzuj wybrany zestaw i naciśnij OK. Na pasku stanu pojawi się wiadomość Księgowanie serii.

  • Powrót do Inicjatora

    Zalogować się ponownie jako PK1 – twórca operacji. Wybrać opcję Skrzynka odbiorcza twórców autoryzacji (AOT) systemuSunSystems. Z poziomu formatki Wybór – SKRZYNKA ODBIORCZA TWÓRCY, dla bieżącego twórcy wybrać PK1. Zestaw autoryzacji został usunięty, lecz można go wyświetlić w menu Kontrola zmian autoryzacji (AAT).

    Uwaga: Panel dla twórców może zostać wywołany podczas dowolnej fazy autoryzacji w celu sprawdzenia statusu.