Elaborazione delle autorizzazioni

Una volta impostate, le autorizzazioni di acquisto possono essere utilizzate in un ordine e/o in una fattura di acquisto. Le autorizzazioni possono essere applicate a un ordine, a una fattura o a entrambi i documenti. L'elaborazione di un'autorizzazione è identica per gli ordini e per le fatture.

Creazione di un ordine di acquisto: nella maschera Tipo acquisto > Fase acquisto le autorizzazioni possono essere definite a livello di riga o di documento (intero ordine o fattura) mediante l'opzione Livello registrazione. Il sistema elaborerà le righe inserite nell'ordine una ad una oppure tutte insieme.
Il sistema verifica se l'ordine o la fattura richiede autorizzazioni.
La procedura seguita è la seguente:
- Viene identificato il tipo di registrazione di acquisto nell'intestazione dell’ordine o della fattura di acquisto.
- Vengono identificate le eventuali tabelle di autorizzazione nelle impostazioni del tipo di registrazione di acquisto.
- Viene confrontato l’ordine o la fattura con le righe di dettaglio della tabella di autorizzazione per verificare se sono soddisfatti uno o più criteri.
Se i criteri previsti da una riga della tabella di autorizzazione sono soddisfatti:
- Alla riga viene assegnato lo stato Trattenuto.
- Alla riga viene assegnato lo stato di autorizzazione Non autorizzato.
- Viene creato il timbro di autorizzazione che indica le autorizzazioni necessarie per il rilascio della riga.
Nota: Questa tabella viene creata dal sistema e aggiornata automaticamente quando l'ordine e/o la fattura vengono autorizzati.
Autorizzare la singola riga o l’intero documento mediante la maschera di inserimento dell’ordine o della fattura di acquisto.
Le opzioni disponibili in questa maschera sono:
- Autorizza (per autorizzare l'intero documento)
- Autorizza riga (per autorizzare soltanto la riga)
- Autorizza (per autorizzare tutte le righe)
Utilizzare un programma batch Control Desk per autorizzare le righe.
L'autorizzazione della riga o del documento può essere effettuata da più responsabili. In tal caso, a ogni responsabile viene richiesto di autorizzare ogni riga o documento.
Dopo l’approvazione della riga e/o del documento da parte di tutti i responsabili, ogni stato di approvazione della riga viene automaticamente impostato su Approvato. È quindi necessario 'rilasciare' le righe per permetterne l'elaborazione successiva.

Righe di dettaglio della tabella di autorizzazione

Se al momento dell'inserimento di un ordine o una fattura viene individuata una tabella di autorizzazione ma non viene soddisfatto alcuno dei criteri, le righe verranno trattenute ma non saranno soggette ad autorizzazione. In tal caso, le righe dovranno essere rilasciate manualmente.

Nelle righe di dettaglio della tabella di autorizzazione è possibile specificare fino a dieci codici di gruppi di accesso ai dati (DAG). L’ordine in cui tali codici sono elencati determina la sequenza di autorizzazione. Ad esempio, una riga di dettaglio della tabella di autorizzazione può contenere i seguenti dati:

Limite: 999.999.999

Responsabile autorizzazione 1 - Gruppo X

Responsabile autorizzazione 2 - Gruppo Y

Responsabile autorizzazione 3 - Gruppo Z

Il responsabile delle autorizzazioni del gruppo X deve dare la propria autorizzazione prima del responsabile del gruppo Y. I responsabili dei gruppi X e Y devono dare la propria autorizzazione prima del gruppo Z.

Nel caso in cui una riga o un documento non sia autorizzato, non potrà essere elaborato. Nel caso in cui una riga venga respinta, il responsabile dovrà inserire un codice di motivazione per indicarne la ragione.