Impostazione delle autorizzazioni

Le autorizzazioni fanno parte del ciclo di acquisto e non sono utilizzate nelle fasi di vendita e di movimento. Prima di utilizzare le autorizzazioni, è necessario configurare il sistema in modo da adattarlo ai processi aziendali in uso.

La procedura è descritta di seguito:

  1. In Impostazione processo di acquisto (PBS) > Autorizzazione acquisto, scegliere l’opzione Controllo autorizzazioni da: Autorizzazioni ordine e fattura in uso, Autorizzazioni ordine in uso, Autorizzazione fattura in uso e Autorizzazioni non in uso.
  2. Verificare che i gruppi di operatori e i gruppi di accesso ai dati siano creati conformemente alle esigenze aziendali in Gestione utenti. I gruppi di accesso ai dati devono seguire la gerarchia di autorizzazione prevista, ad esempio amministratore, dirigente, direttore e così via.
  3. Utilizzare la funzionalità Tabelle di autorizzazione (ATS) per definire i vari livelli di autorizzazione. Possono esistere più tabelle di autorizzazione. Definire i criteri da seguire per l'esecuzione delle autorizzazioni.

    L'uso dei codici di analisi non è obbligatorio.

    I responsabili delle autorizzazioni possono appartenere allo stesso gruppo di accesso ai dati oppure a gruppi di accesso ai dati diversi.

  4. Assegnare una tabella di autorizzazione a una fase di un tipo di acquisto. Completare gli altri campi della maschera. Le autorizzazioni possono essere applicate alle fasi di inserimento/conferma ordine, inserimento/conferma fattura, ma non alle fasi di abbinamento fattura o alle fasi di ricevimento.
  5. Stabilire il criterio di autorizzazione degli ordini e/o delle fatture all'interno del sistema.
    • Control Desk: impostare i filtri di Control Desk necessari per la visualizzazione degli ordini e delle fatture da autorizzare. Un programma batch consente di autorizzare più ordini e/o fatture in un'unica operazione.
    • Inserimento ordine di acquisto e/o Inserimento fattura di acquisto: utilizzare l'azione Autorizza o Autorizza riga per eseguire rispettivamente autorizzazioni a livello di documento (ordine o fattura intera) oppure a livello di riga per il tipo di acquisto.
  6. Impostare le maschere utilizzate per gli ordini o le fatture di acquisto. È consigliabile inserire nella maschera un campo Stato approvazione.