Preparazione per la conversione di un archivio contabile
La funzionalità Conversione archivio contabile elabora e converte tutte le registrazioni di un database, trasferendole in un altro database.
Per la corretta definizione del processo è importante identificare i requisiti di conversione prima di utilizzare Conversione archivio contabile.
Prima di eseguire Conversione archivio contabile è inoltre necessario effettuare le verifiche seguenti nei database di origine e di destinazione.
Preparazione del database di origine
- Verificare che tutte le registrazioni siano state contabilizzate (ad esempio, file di importazione, registrazioni trattenute).
- Impostare un tipo di registrazione contabile per le contabilizzazioni di quadratura.
- Eseguire il backup del database.
Preparazione del database di destinazione
- Creare e impostare un nuovo database mediante Amministrazione database (BUA).
- Impostare i dati preimpostati per il database, in particolare:
- Codici del piano dei conti
- Tipi e codici di analisi, se necessario
- Codici valuta e tassi di cambio
Nota: È possibile utilizzare i dati preimpostati di un database esistente per creare quelli del nuovo database mediante l'opzione in Amministrazione database (BUA). La procedura va eseguita con cautela, specialmente nei sistemi multivaluta in cui è necessario utilizzare una tabella pivot diversa. I tassi di cambio vengono sempre definiti in base alla valuta della tabella pivot. Se si copia un database, selezionare la casella di controllo Elimina registrazioni per evitare che vengano trasferite durante la conversione. - Impostare un tipo di registrazione contabile per le contabilizzazioni di quadratura.
Per ulteriori informazioni sull'impostazione di un database, vedere “Procedura di impostazione di un database” nella guida o nel manuale per l’amministratore del database.
Verifica dei conti e dei cespiti
Regole di contabilizzazione della valuta - Conto
In ogni database sono definite regole di contabilizzazione per ciascun valore valutario. Vedere “Impostazione delle regole per la contabilizzazione della valuta” nella guida o nel manuale per l’amministratore del database.
Queste regole possono essere modificate a livello di conto mediante le opzioni Controllo codice conversione e Controllo conversione report in Piano dei conti (COA). Vedere “Impostazione delle regole valutarie per un conto”.
Se l'opzione corrisponde a Non consentito, non verrà generato alcun valore a livello di registrazione per quel conto. È quindi importante verificare la corretta impostazione delle regole di contabilizzazione sia nel database che nei conti di destinazione. Il report degli errori elenca eventuali problemi di questo tipo.
Regole di contabilizzazione della valuta - Cespiti
L'inserimento di record per il valore 3 per i cespiti del nuovo database dipende dalla corretta impostazione delle opzioni seguenti:
- In Impostazione archivio contabile l'opzione Cespiti nella seconda valuta base/valuta report deve essere selezionata.
- L'opzione Controllo conversione report dei cespiti e dei budget dei cespiti deve essere impostata su Predefinito archivio contabile o su Obbligatorio e non su Non consentito. Vedere “Impostazione di un cespite” e “Impostazione dei budget per un cespite”.
Se l'opzione di un cespite corrisponde a Non consentito e la procedura Conversione archivio contabile non produce il valore ad esso relativo, i problemi riscontrati verranno elencati nel report degli errori di Conversione archivio contabile.