Definizione di conversione dell’archivio contabile
Conversione archivio contabile (LCN) trasferisce le registrazioni contabili, di archivio e di tipo budget da un database esistente a un nuovo database. La funzionalità permette inoltre di generare valori valutari aggiuntivi, trasferire quelli esistenti e/o modificare la valuta pivot nel database di destinazione.
Mediante Conversione archivio contabile il sistema copia o converte tutte le registrazioni nel database di origine secondo le regole di conversione specificate senza modificare i dati preimpostati dei due database. Pertanto, è necessario che tali informazioni siano già contenute nel database di destinazione prima di utilizzare Conversione archivio contabile. È necessario creare e impostare il database, definendo i dati preimpostati.
Conversione archivio contabile - Opzioni
La funzionalità Conversione archivio contabile permette di sostituire o generare valori valutari e/o modificare la valuta della tabella pivot. Le opzioni disponibili consentono di:
- Trasferire o generare valori senza modificare il valore pivot.
- Trasferire o generare valori e modificare il valore pivot.
- Modificare esclusivamente il valore pivot senza cambiare la funzione dei valori.
Generazione dei valori
Applicando un tasso di conversione al valore selezionato, Conversione archivio contabile consente di generare nuovi valori nel database di destinazione, per tutte le registrazioni del database di origine. Ad esempio, creare valori in euro per il valore 3 applicando un tasso ai valori della valuta di base.
I valori del conto d'ordine possono essere definiti mediante un trasferimento, ma non possono essere generati.
Per salvaguardare l'integrità dei dati finanziari del database di destinazione, la funzionalità Conversione archivio contabile verifica il saldo delle registrazioni generate e crea registrazioni di quadratura, se necessario. L'operazione di quadratura può essere eseguita nel database di destinazione su tre livelli: per totale, per anno e per periodo. Le registrazioni di quadratura saranno contabilizzate come provvisorie oppure definitive in base alle impostazioni dell'archivio contabile.
Sostituzione dei valori
Conversione archivio contabile permette di trasferire un valore dal database di origine al database di destinazione. Ad esempio, trasferire i valori in euro dal valore 1 (nel database di origine) al valore 3 (nel database di destinazione).
I tipi di trasferimento disponibili sono:
- Il valore 1 può essere trasformato sia nel valore 3 che nel valore del conto d’ordine.
- Il valore 2 può essere trasformato nel valore 1 o 3, a condizione che tutti gli importi di origine siano espressi nella stessa valuta.
- Il valore 2 può essere trasformato nel valore del conto d’ordine.
- Il valore 3 può essere trasformato sia nel valore 1 che nel valore del conto d’ordine.
- I valori 1 e 3 possono essere trasformati nel valore 2 solo se il modulo dei cespiti non è in uso perché il valore 2 ha una funzione diversa rispetto ai conti di Dati finanziari. Vedere “Elaborazione dei cespiti multivaluta”.
- I valori del conto d'ordine possono essere trasformati esclusivamente nel valore 4.
Report relativi alla conversione archivio contabile
La funzionalità Conversione archivio contabile produce tre report:
- Un report degli errori contenente le istanze sprovviste del tasso di conversione oppure eccezioni relative a codici conto mancanti, cespiti o conti non utilizzabili per la contabilizzazione di determinati valori e altri problemi analoghi. Se vengono rilevati uno o più errori, gli altri due report non verranno generati.
- Un documento contenente l'elenco delle registrazioni del database di origine.
- Un documento contenente l'elenco delle registrazioni generate per il database di destinazione.
La funzionalità Conversione archivio contabile offre uno strumento efficace per la creazione e la contabilizzazione di un numero elevato di registrazioni. Pertanto, è disponibile l'opzione Solo convalida, che permette di verificare la procedura di Conversione archivio contabile prima di eseguirla. Tale opzione genera un report degli errori senza generare o contabilizzare registrazioni nel database di destinazione.
Dopo la risoluzione dei problemi descritti nel report, è possibile ripetere la Conversione archivio contabile generando le registrazioni del database di destinazione.