Definizione della numerazione dei giustificativi
Il numero di giustificativo rappresenta un riferimento univoco per una registrazione di quadratura. In alcuni sistemi di contabilità è considerato il riferimento principale delle registrazioni finanziarie, ad esempio in Cina o in Giappone (dove è noto come "dempyo"). Viene usato anche in molti altri paesi per facilitare le operazioni di contabilità.
È possibile configurare separatamente gli archivi contabili del database per impostare la numerazione dei giustificativi come obbligatoria, facoltativa o non consentita per le registrazioni. La numerazione non viene avviata se non è consentita. Se è facoltativa, è disponibile un numero di giustificativo per ogni registrazione, tuttavia non è obbligatorio specificarlo.
È possibile configurare l'archivio contabile per visualizzare la numerazione dei giustificativi nel campo del riferimento principale di una registrazione, o come secondo riferimento archivio contabile se si desidera riservare per altri scopi il riferimento principale. Il numero può essere usato come criterio di selezione per consultazioni, elaborazioni in batch e report.
Categorie registrazioni contabili
La numerazione dei giustificativi è progressiva ed è suddivisa in base alle categorie di registrazione utilizzate. È possibile impostare categorie diverse per classificare le registrazioni contabili in base alla funzione, ad esempio riscossioni, pagamenti, trasferimenti e così via. Se si utilizza la numerazione dei giustificativi, vengono assegnati numeri progressivi alle registrazioni di ciascuna categoria, pertanto vengono generate più sequenze simultaneamente.
Sequenze della numerazione dei giustificativi
La numerazione dei giustificativi è simile ai numeri progressivi. Tuttavia, i numeri progressivi non sono sufficienti per attivare la numerazione dei giustificativi, che richiede ulteriori tipi di analisi dell'archivio contabile.
Se si utilizza la numerazione dei giustificativi, tutte le funzioni che generano registrazioni aggiornano il relativo numero progressivo, in questo modo vengono assegnati numeri di giustificativo univoci a ciascuna registrazione. Ad esempio, per le contabilizzazioni di Evasione ordini il numero di giustificativo viene applicato al momento dell'importazione, mentre per Cespiti e Allocazioni costi i numeri vengono assegnati alle registrazioni generate.
I numeri di giustificativo possono contenere 5 parti, Ad esempio il codice della categoria di registrazione, l'anno e il periodo contabile, la data contabile e il numero della sequenza (Sequenza numerica giustificativo). Non è necessario configurare tutte queste componenti per utilizzare la numerazione dei giustificativi.
Impostazione della numerazione dei giustificativi
Per impostare la numerazione dei giustificativi, procedere come segue:
- Creare una sequenza numerica tramite Impostazione sequenza numerica giustificativo (VNS).
- Creare un riferimento registrazione per la numerazione tramite Riferimenti registrazione (TRS).
- Creare le categorie desiderate tramite Impostazione categoria registrazione contabile (JNC).
- Assegnare una categoria appropriata a ogni tipo di registrazione contabile mediante Tipi registrazioni contabili (JNT).
- In Impostazione archivio contabile (LES) scegliere la scheda Numerazione giustificativo.
- Impostare l'opzione Numerazione giustificativo su Facoltativo o Obbligatorio, come desiderato.
- Impostare le altre opzioni della scheda Numerazione giustificativo e assegnare i codici categoria appropriati alle elaborazioni in batch del sistema.