Sospensione, chiusura ed eliminazione dei conti
È possibile impostare lo stato di un conto su Sospeso per operare un ulteriore controllo durante la contabilizzazione delle registrazioni in quel conto. Quando si seleziona un conto sospeso per le registrazioni dell’archivio contabile, l'allocazione dei costi o le righe di un ordine o di una fattura in Evasione ordini, viene visualizzato un avviso. Tale avviso non impedisce tuttavia di eseguire la contabilizzazione in quel conto.
Se lo stato di un conto corrisponde a Chiuso, sarà impossibile eseguire contabilizzazioni. Se sono state contabilizzate registrazioni in corrispondenza di un conto, il sistema non ne consentirà l’eliminazione. Tuttavia, per impedire che vengano inserite nuove registrazioni che utilizzano quel conto, sarà sufficiente impostare lo stato su Chiuso.
I conti sospesi o chiusi non possono essere impiegati dalle procedure automatiche che richiedono l'utilizzo di un codice conto (ad esempio, Esecuzione pagamento, Calcolo ammortamento, Rivalutazione archivio contabile e così via).
Per modificare lo stato di un conto è necessario:
- Accedere a Piano dei conti (COA) da SunSystems.
- Specificare il conto desiderato o identificarlo attraverso la .
- Lo stato viene aggiornato di conseguenza.
- Fare clic su .
Eliminazione dei conti
Non è consentito eliminare il conto di un archivio contabile se:
- Sono presenti registrazioni finanziarie tra i dati di tipo reale.
- Sono presenti registrazioni non ancora completate relative all'evasione degli ordini ad esso correlate.
- Sono state inserite registrazioni di tipo budget in sua corrispondenza.
- Sono presenti registrazioni archiviate in sua corrispondenza.
Per eliminare un conto, verificare che il saldo ad esso relativo sia pari a zero ed eseguire Eliminazione archivio contabile indicando il codice del conto desiderato.
Per eliminare un conto singolo, scegliere il pulsante . Per eliminare un intervallo di conti, scegliere l'opzione dal menu .