Esempio di struttura di autorizzazioni

Registrazioni archivio contabile/Importazione archivio contabile

L'esempio illustra la procedura di configurazione di Registrazioni archivio contabile e Importazione archivio contabile. Principi analoghi valgono per la configurazione dei processi Pagamenti, Abbinamento/allocazioni e Rendiconti.

La funzionalità di autorizzazione può essere impiegata per impostare diversi livelli di autorizzazione all'interno dell'azienda per le registrazioni dell’archivio contabile, ad esempio uno per i valori fino a 1000 EUR e uno per i valori superiori a questo importo. Ciò si ottiene configurando una procedura di autorizzazione a due fasi, una per ciascun livello di autorizzazione. Nella prima fase, un gruppo di utenti deve autorizzare tutte le registrazioni di pagamento manuali attribuite al conto bancario. Nella seconda fase, un altro gruppo di utenti deve autorizzare soltanto le registrazioni attribuite al conto bancario con crediti superiori a 1000 EUR. In questo esempio supporremo che il secondo gruppo autorizzerà le registrazioni solo se il primo gruppo le ha già esaminate, in ottemperanza a un documento o a un contratto che richiede la firma di più di un responsabile dell'azienda.

Riepilogando:

  • La prima fase di autorizzazione, il primo gruppo di utenti e il primo filtro interessano le registrazioni relative alla banca, a prescindere dall’importo.
  • La seconda fase di autorizzazione, il secondo gruppo di utenti e il secondo filtro interessano le registrazioni relative alla banca con credito superiore a 1000.
  • Sebbene esistano due fasi di autorizzazione, alcune registrazioni saranno soggette soltanto alla prima di esse. Le registrazioni di importo uguale o inferiore a 1000 verranno contabilizzate da SunSystems subito dopo l'autorizzazione della prima fase, poiché il filtro definito per la seconda fase verrà ignorato.

Nell'esempio il codice del conto è 52100, il codice del primo gruppo di utenti è BANCA0-1000 e quello del secondo gruppo di utenti è BANCA>1000. L'autorità dell'operatore con codice N1K è limitata a 1000 EUR, mentre l'operatore CEO può disporre di qualsiasi importo. L'operatore CEO dovrà autorizzare soltanto le registrazioni di importo superiore a 1000, poiché esulano dall'autorità di N1K. CEO autorizzerà le registrazioni solo se N1K le ha già esaminate e approvate per la prima fase di autorizzazione.

Configurazione dello scenario di esempio

È possibile configurare questo scenario di esempio nel database dimostrativo PK1, seguendo la Procedura di configurazione della funzione di autorizzazione:

  1. Nella scheda Dati finanziari supplementari di Impostazione archivio contabile (LES) impostare il campo Autorizzazione richiesta su Sì.
  2. In Gestione utenti o Console di protezione creare gli operatori N1K e CEO selezionando la casella Responsabile autorizzazioni per entrambi e assegnando loro una password.
  3. In Impostazione gruppo utenti (UTS) creare il gruppo BANCA0-1000 con il nome "Limite autorità banca 1000", assegnarvi il codice operatore N1K e selezionare la casella Gruppo principale. Creare quindi il gruppo BANCA>1000 con il nome "Limite autorità banca >1000", assegnarvi il codice operatore CEO e selezionare la casella Gruppo principale.
  4. In Impostazione codice di rifiuto - Dati finanziari (FJC) creare il codice BANCA1 con la descrizione "Registrazione non autorizzata. Respinta da gruppo utenti 1." Creare inoltre il codice BANCA2 con la descrizione "Registrazione non autorizzata. Respinta da CEO."
  5. In Creazione filtri (FLD) creare due filtri di tipo Consultazione autorizzazione SAAUTH.
    • Denominare il primo filtro CR_BANCA e attribuirvi la descrizione "Crediti per il conto 52100". All'interno del filtro CR_BANCA scegliere Riferimento gruppo autorizzazione e spostarlo nell'area di modifica del filtro. Nella finestra Modifica condizione scegliere la casella Inserimento in esecuzione e lasciare invariati gli altri campi. In Descrizione campo dati scegliere Codice conto e spostarlo nell'area di modifica del filtro. Nella finestra Modifica condizione digitare 52100 nel campo Uguale a. Fare clic su File >> Salva. Come destinazione dei risultati scegliere la maschera AUTHDTL.
    • Creare un secondo filtro denominato CR_BANCA_S1000 e attribuirvi la descrizione "Crediti superiori a 1000 per il conto 52100". Ripetere le stesse operazioni effettuate per il filtro CR_BANCA fino alla creazione delle condizioni Riferimento gruppo autorizzazione e Codice conto. Scegliere Altro totale - Avere tra i campi dati e spostarlo nell'area di modifica del filtro. Nella finestra Modifica condizione scegliere Maggiore di e digitare 1000 come valore. Fare clic su OK. Selezionare File > Salva. Come destinazione dei risultati scegliere la maschera AUTHDTL.
  6. In Impostazione fase autorizzazione (AUS) creare due fasi con numero 200 e 210.
    • Inserire la descrizione "Autorizzazione crediti banca per Registrazioni archivio contabile" per la fase 200. Scegliere il filtro CR_BANCA nel campo ID filtro. Scegliere Registrazione/importazione AC come tipo di fase. Scegliere BANCA0-1000 per il campo Codice gruppo utenti e digitare N1K nel campo Responsabile autorizzazioni.
    • Inserire la descrizione "Autorizzazione crediti banca >1000 per Registrazioni archivio contabile" per la fase 210. Scegliere il filtro CR_BANCA_S1000 nel campo ID filtro. Scegliere Registrazione/importazione AC come tipo di fase. Scegliere BANCA>1000 per il campo Codice gruppo utenti e digitare CEO nel campo Responsabile autorizzazioni.
  7. In Tipi registrazioni contabili (JNT) modificare il tipo di registrazione contabile FGJ e selezionare la casella di controllo Autorizzazione richiesta nella scheda Dati finanziari supplementari.

Uso della configurazione di esempio per Registrazioni archivio contabile

  • Operatore iniziale

    Per utilizzare la funzionalità di autorizzazione, accedere a SunSystems con ID utente PK1 e inserire una registrazione di tipo FGJ per il conto 52100 con un credito pari a 2000. Utilizzare 999 come conto di contropartita per il debito. Alla contabilizzazione della registrazione, questa non viene inserita automaticamente nell'archivio contabile. È necessario inserire un Commento autorizzazione in batch e fare clic su OK. Nella maschera Seleziona responsabile autorizzazioni scegliere N1K nel campo Codice operatore. Nella barra di stato viene visualizzato un messaggio di conferma.

Nota: Ogni fase di autorizzazione successiva deve essere completata da un operatore differente, diverso da quello iniziale.

  • Primo gruppo di utenti

    Disconnettersi da SunSystems e accedere nuovamente con l'ID utente N1K. Scegliere Autorizzazioni (AUT) in SunSystems. Nella maschera Selezione - AUTHORIZER INTRAY inserire il Codice gruppo utenti BANCA0-1000 e il Responsabile autorizzazione assegnato N1K. Viene visualizzato il nuovo gruppo di registrazioni da autorizzare con lo stato In attesa di autorizzazione. Scegliere il gruppo e fare clic su Revisiona. Selezionare Autorizza gruppi selezionati, fare clic sull’elenco a discesa dei nomi di programma, scegliere Autorizza gruppi selezionati e quindi fare clic su OK. Inserire un commento e la password per l'operatore N1K.

  • Secondo gruppo di utenti

    Disconnettersi da SunSystems e accedere nuovamente con l'ID utente CEO. Scegliere Autorizzazioni (AUT) in SunSystems. Nella maschera Selezione - AUTHORIZER INTRAY inserire il Codice gruppo utenti BANCA>1000 e il Responsabile autorizzazione assegnato CEO. Viene visualizzato il nuovo gruppo di registrazioni da autorizzare con lo stato In attesa di autorizzazione. Scegliere il gruppo e fare clic su Revisiona. Selezionare Autorizza gruppi selezionati, fare clic sull’elenco a discesa dei nomi di programma, scegliere Autorizza gruppi selezionati e quindi fare clic su OK. Nella barra di stato viene visualizzato un messaggio di conferma.

  • Ritorno all'operatore iniziale

    Accedere al sistema come PK1, l'operatore iniziale della registrazione. Scegliere Operatore iniziale autorizzazione (AOT) in SunSystems. Nella maschera Selezione - ORIGINATOR INTRAY inserire PK1 come operatore iniziale corrente. Il gruppo di registrazioni da autorizzare è stato cancellato, ma può essere visualizzato in Verifica autorizzazioni (AAT).

    Nota: La maschera Originator Intray può essere visualizzata in una qualsiasi delle fasi di autorizzazione per verificare lo stato.