Procedura di configurazione della funzione di autorizzazione

Autorizzazione finanziaria di SunSystems è la procedura che permette di eseguire o di impedire la contabilizzazione delle registrazioni per varie funzioni. L'autorizzazione può essere concessa soltanto da ID operatore appositamente configurati nei gruppi di utenti. In questo argomento della guida viene descritto come configurare SunSystems per l'utilizzo delle autorizzazioni. Per ulteriori informazioni, vedere “Definizione delle funzionalità per le autorizzazioni”.

Nota: Questa funzione non ha finalità di controllo del flusso di lavoro e non può essere utilizzata per tenere traccia delle registrazioni autorizzate e respinte.

Prima di procedere all'impostazione delle autorizzazioni, è bene considerare attentamente le proprie esigenze specifiche. Un esempio di struttura di autorizzazioni è fornito dopo la descrizione delle operazioni di base.

Operazioni di configurazione di base

  1. Nella scheda Dati finanziari supplementari di Impostazione archivio contabile (LES) impostare il campo Autorizzazione richiesta su Sì.
  2. In Console di protezione o Gestione utenti selezionare Modifica > Modifica utente. Selezionare la casella di controllo Responsabile autorizzazioni da Autorizzazione e creare una password per ogni responsabile. Lasciare invariato il campo Numero autorizzazioni non valido (impostato su 0).
  3. In Impostazione gruppo utenti (UTS) creare i necessari gruppi di operatori addetti alle autorizzazioni. Attribuire a ciascun gruppo un nome adeguato e fare clic sul pulsante Operatori autorizzazione per assegnare gli operatori al gruppo di utenti.
  4. In Impostazione codice di rifiuto - Dati finanziari (FJC) creare i codici rifiuto necessari. Per ogni codice inserire la descrizione da visualizzare nelle registrazioni respinte e indicare la fase di autorizzazione alla quale il codice si applica. Sono disponibili le opzioni seguenti: Pagamenti, Abbinamento/allocazioni e Registrazione/importazione AC.
  5. In Creazione filtri (FLD) creare i filtri necessari per le varie fasi e i tipi di fasi.

Scegliere Consultazione autorizzazione SAAUTH come tipo di filtro e inserire un nome e una descrizione appropriati per il filtro. Trascinare le condizioni desiderate dall'Elenco campo dati all'area di modifica del filtro. La prima condizione deve essere Riferimento gruppo autorizzazione. Nella finestra Modifica condizione scegliere la casella Inserimento in esecuzione e non scegliere la casella Spazi.

Scegliere tutti gli altri campi che si desidera impostare come condizione del filtro per una determinata fase di autorizzazione. Ad esempio, è possibile creare un filtro che richiama una fase di autorizzazione solo in presenza di un determinato codice di conto nella registrazione. Per ulteriori informazioni, vedere l'esempio di struttura di autorizzazioni. A parte Riferimento gruppo autorizzazione, per gli altri campi dati la casella Inserimento in esecuzione della finestra Modifica condizione non deve essere selezionata.

Scegliere File > Seleziona destinazione risultati dal menu Creazione filtri. Fare clic su Maschera, quindi scegliere Dettagli autorizzazione come maschera di output per il filtro. Salvare il filtro. Per ulteriori informazioni, vedere la guida di Creazione filtri.

Nota: Il filtro utilizzato per l'autorizzazione deve avere una maschera, non un programma, come destinazione dei risultati.
Nota: 

Le registrazioni che non soddisfano le condizioni del filtro possono ignorare le fasi di autorizzazione.

  • In Impostazione fase autorizzazione (AUS) creare tutte le fasi desiderate per ogni procedura di autorizzazione. Ad esempio, per le registrazioni dell’archivio contabile è possibile creare una procedura di autorizzazione in due fasi, di cui la prima richiede l'autorizzazione di tutte le registrazioni e la seconda solo delle registrazioni con un credito totale superiore a 1000. Per ulteriori informazioni, vedere l'esempio di struttura di autorizzazioni.

Per ogni fase specificare il filtro definito al punto 5, il gruppo di utenti responsabile dell'autorizzazione di questa fase e il codice operatore dell'utente del gruppo al quale le registrazioni da autorizzare sono inviate automaticamente.

In Tipo fase indicare la procedura di autorizzazione a cui la fase appartiene. Le opzioni disponibili sono: Pagamenti, Abbinamento/allocazioni e Registrazione/importazione AC.

Nota: 

Nell'attribuzione dei numeri alle fasi, è consigliabile raggruppare le fasi all'interno di ogni procedura di autorizzazione. Ad esempio, i numeri da 1 a 100 potrebbero essere riservati per le fasi di autorizzazione al pagamento e quelli da 200 a 300 per le fasi di autorizzazione di Registrazioni archivio contabile e Importazione archivio contabile. È inoltre opportuno lasciare dei numeri liberi in modo da poter aggiungere all'occorrenza altre fasi senza dover riorganizzare l'intera struttura dei numeri.

Ulteriori impostazioni per Registrazioni archivio contabile e Importazione archivio contabile

  • In Tipi registrazioni contabili (JNT) specificare quali tipi di registrazioni contabili necessitano di autorizzazione Selezionando il campo Autorizzazione richiesta nella scheda Dati finanziari supplementari. Poiché per impostazione predefinita questa casella è deselezionata, se l’autorizzazione è prevista per tutti i tipi di registrazione contabile, occorre effettuare questa operazione per ciascun tipo di registrazione contabile individualmente.