Definizione delle funzionalità per le autorizzazioni
Il modulo Dati finanziari di SunSystems include una funzionalità facoltativa di controllo delle autorizzazioni, che consente di richiedere l’autorizzazione per determinati tipi di elaborazione delle registrazioni selezionate. Ad esempio, può essere necessaria l'autorizzazione per:
- Contabilizzare registrazioni in conti con requisiti particolari.
- Produrre un pagamento eccedente un limite prestabilito.
- Le autorizzazioni del modulo Dati finanziari si differenziano dalla funzionalità di autorizzazione del modulo Evasione ordini.
- Questa funzione non ha finalità di controllo del flusso di lavoro e non può essere utilizzata per tenere traccia delle registrazioni autorizzate e respinte.
L'impostazione di autorizzazioni sui dati finanziari è descritta in dettaglio in “Procedura di configurazione della funzione di autorizzazione”. È anche fornito uno scenario di esempio per illustrare uno dei possibili usi e configurazioni della funzionalità.
L'autorizzazione può essere richiesta per le registrazioni selezionate per le seguenti procedure:
- Registrazione/importazione AC
- Abbinamento/allocazioni
- Pagamenti
L'autorizzazione è consentita solo nell'archivio contabile A. Soltanto determinate registrazioni richiedono autorizzazione, a seconda dei dettagli della registrazione e della procedura. Esse dipendono anche dai filtri definiti e assegnati alle fasi di autorizzazione.
Fasi di autorizzazione e gruppi di utenti
Per le procedure elencate sopra possono essere definite diverse fasi, o livelli, di autorizzazione. Per alcune registrazioni possono essere richieste più fasi. Vedere “Definizione delle fasi di autorizzazione”.
A ciascuna fase è assegnato un gruppo di utenti responsabile delle autorizzazioni, i cui membri sono tutti in grado di autorizzare le registrazioni, purché il totale rientri nel limite stabilito. Vedere “Impostazione dei gruppi di utenti”.
Il filtro Autorizzazioni - Articoli selezionati elenca i gruppi di registrazioni in attesa di autorizzazione da parte di un determinato operatore. Quando un membro del gruppo di utenti seleziona un gruppo di registrazioni per autorizzarle, questo risulterà 'estratto' a fini di autorizzazione e non potrà essere selezionato contemporaneamente da altri utenti.
Lo stato di autorizzazione
Alle registrazioni che richiedono autorizzazione vengono assegnati un gruppo e uno stato di autorizzazione, che identifica la fase della procedura di autorizzazione raggiunta dalle registrazioni del gruppo. Lo stato è impostato e aggiornato automaticamente dal sistema.
Un gruppo di registrazioni da autorizzare può avere uno dei seguenti codici di stato:
- In attesa di autorizzazione
- Completato
- Respinto
Il filtro Operatori iniziali autorizzazione elenca i gruppi di registrazioni da autorizzare create da un determinato operatore e consente di controllare lo stato di tutte le registrazioni che necessitano di autorizzazione. Quando un gruppo di registrazioni da autorizzare viene visualizzato come respinto, può essere eliminato o richiamato per essere modificato in Registrazioni archivio contabile oppure inviato nuovamente per l'autorizzazione. Vengono anche visualizzati i gruppi che sono stati autorizzati e contabilizzati, con lo stato Completato. Tali gruppi possono essere eliminati. In tal caso, le registrazioni non vengono eliminate dall'archivio contabile, soltanto i gruppi di autorizzazioni vengono eliminati dall'operatore iniziale.
Gruppi di registrazioni da autorizzare
Il processo di autorizzazione prevede sempre l'elaborazione di un gruppo di registrazioni nel suo complesso e quindi viene sempre autorizzato o respinto l'intero gruppo. Pertanto, se una registrazione del gruppo non è autorizzata, il sistema respinge l'intero gruppo. In tal modo si evita che le registrazioni del medesimo gruppo si trovino in fasi di autorizzazione diverse.
Elaborazione delle registrazioni autorizzate
Una volta superate tutte le fasi di autorizzazione, il sistema attribuirà alle registrazioni lo stato Autorizzazione concessa, mentre lo stato del gruppo sarà impostato su Completato.
La fase di elaborazione successiva dipende dalla funzione che ha reso necessaria l'autorizzazione, ovvero il tipo di fase definito nelle fasi di autorizzazione. In generale, l'elaborazione viene completata e le registrazioni sono contabilizzate o aggiornate. Ad esempio:
- Se le registrazioni erano destinate al pagamento, dopo l'autorizzazione il sistema completerà automaticamente il ciclo di pagamento.
- Nel caso di registrazioni trattenute dalla funzionalità Registrazioni archivio contabile o Importazione archivio contabile, queste verranno contabilizzate automaticamente dopo l'autorizzazione (se in pareggio).
- Se le registrazioni sono state inviate all'autorizzazione da una procedura di abbinamento come Allocazioni conto, dopo l'autorizzazione il sistema eseguirà automaticamente l’abbinamento.
È possibile eseguire manualmente Documenti di pagamento (PYD) per una Esecuzione pagamento autorizzato e contabilizzato. Gli sconti applicati vengono inclusi nei documenti di pagamento.