Indicatori di allocazione da pareggiare
Le registrazioni contabilizzate in conti con registrazioni aperte rimangono in SunSystems finché non viene loro attribuito un indicatore di allocazione che contrassegna uno stato di abbinamento, Dopodiché possono essere rimosse mediante Eliminazione archivio contabile (LCL). Gli indicatori che contrassegnano uno stato di abbinamento sono sempre attribuiti a un gruppo di registrazioni in pareggio per garantire che, durante l'eliminazione, vengano rimosse dal sistema soltanto registrazioni in pareggio.
Tali indicatori di allocazione sono: Allocato, Pagato o Rettifica.
Allocato
L’indicatore Allocato si applica a un gruppo di registrazioni di pagamento, fatture e note di credito in pareggio di un conto clienti, fornitori e terzi e indica che la registrazione di pagamento è a fronte delle fatture o note di credito associate.
L'indicatore Allocato viene impostato mediante una delle funzioni di abbinamento di SunSystems. A seconda che l'allocazione sia completa o parziale, le registrazioni sono inizialmente contraddistinte da un indicatore Da allocareo Ripartizione che, dopo la contabilizzazione dell'allocazione, verrà sostituito dall'indicatore Allocato.
Pagato
L’indicatore Pagato si applica a un gruppo di registrazioni di pagamento, fatture e note di credito in pareggio di un conto clienti, fornitori e terzi e indica che la registrazione di pagamento generata dal sistema è a fronte della fattura o nota di credito associata. La registrazione di pagamento viene generata da Esecuzione pagamento (PYR) o Riscossione pagamento. Di conseguenza, questo indicatore viene in genere impostato soltanto da SunSystems.
Rettifica
L’indicatore Rettifica identifica un gruppo di registrazioni di quadratura contabilizzate per errore. Può essere impiegato per escludere registrazioni dai report, ad eccezione di Report registrazioni contabili e Bilancio di verifica. Per determinare se tali registrazioni siano incluse nei report, impostare l'opzione Rettifiche report di Impostazione archivio contabile (LES). Questo indicatore può essere impostato mediante Allocazioni conto.
Aggiornamento degli indicatori di allocazione
Per cambiare l'indicatore di allocazione delle registrazioni da abbinare, è possibile utilizzare Allocazioni conto (ACA) o la funzione di allocazione in linea di Registrazioni archivio contabile (LEN). Se si utilizza Allocazioni conto per impostare o rimuovere gli indicatori corrispondenti a uno degli stati di abbinamento citati sopra, gli indicatori devono essere assegnati a un gruppo di registrazioni in pareggio. Per visualizzare i saldi di ciascun indicatore, ricorrere all'opzione . Vedere “Visualizzazione dei totali di allocazione”.
È consigliabile utilizzare Allocazioni conto per allocare registrazioni in base a una motivazione precisa, assegnandovi un solo tipo di indicatore, ad esempio per identificare rettifiche o registrazioni di rettifica oppure per abbinare pagamenti e riscossioni. Ciò agevola il pareggio delle allocazioni.