Definizione della procedura di autorizzazione
Al momento dell'inserimento o della selezione di un gruppo di registrazioni da elaborare, può essere necessario eseguirne l'autorizzazione. Vedere “Registrazioni che richiedono autorizzazione”.
Il sistema riunisce le registrazioni da autorizzare in gruppi contrassegnandole con l'indicatore In attesa di autorizzazione. Le registrazioni del gruppo sono quindi sottoposte a varie fasi del processo di autorizzazione.
Responsabile delle autorizzazioni
Durante la prima fase di autorizzazione, le registrazioni sono collocate fra gli articoli da autorizzare dal responsabile in Autorizzazioni (AUT) dove è possibile ricontrollare le registrazioni e decidere se autorizzarle o respingerle. Per eseguire l’autorizzazione, il responsabile deve inserire una password valida. Vedere “Procedura per l'autorizzazione delle registrazioni”.
Le registrazioni respinte sono riassegnate all'operatore iniziale oppure a uno dei responsabili delle fasi di autorizzazione precedenti. Il sistema attribuirà un codice di rifiuto alle registrazioni respinte per identificarne la motivazione.
Se le registrazioni sono autorizzate, vengono indirizzate alla fase successiva della procedura di autorizzazione prevista. Se si è conclusa la procedura di autorizzazione, viene loro attribuito lo stato Completato e inizia l’elaborazione.
La fase di elaborazione eseguita dipende dalla funzione che ha reso necessaria l'autorizzazione. Ad esempio, nel caso di registrazioni trattenute dalle funzionalità Registrazioni archivio contabile e Importazione archivio contabile, queste verranno contabilizzate automaticamente dopo l'autorizzazione (se in pareggio).
Il responsabile delle autorizzazioni può essere un qualsiasi membro del gruppo di utenti assegnato a una determinata fase di autorizzazione. Le registrazioni sono collocate nella maschera Autorizzazioni - Articoli selezionati accessibile a tutti gli operatori del gruppo di utenti. In tal modo i gruppi di registrazioni potranno essere elaborati anche se una persona è assente o non disponibile.
Operatore iniziale
L'utente che dà origine alle registrazioni da autorizzare è definito operatore iniziale.
Il filtro Operatore iniziale autorizzazione (AOT) elenca i gruppi di registrazioni da autorizzare creati da un determinato operatore e consente di controllare lo stato di tutte le registrazioni che necessitano di autorizzazione. Quando viene visualizzato un gruppo di autorizzazioni respinto, questo dovrà essere eliminato dall'elenco prima di procedere alle modifiche mediante la funzione opportuna (ad esempio, Registrazioni archivio contabile). Le registrazioni autorizzate e contabilizzate non vengono più visualizzate.
Per ulteriori informazioni, vedere “Definizione delle funzionalità per le autorizzazioni”.