Abbinamento in base alla quantità o al valore
Il campo Abbina fattura per di Impostazione tipo acquisto determina se l'abbinamento è effettuato in base alla quantità o al valore. Indipendentemente da questa impostazione, il sistema si basa sulle quantità per stabilire se una registrazione ha superato una fase e quante registrazioni l'hanno superata. Ad esempio, se la quantità dell'ordine era 100 e la quantità ricevuta è 102, la fase è registrata come completata. Se la quantità ricevuta è 99, la fase non è considerata completata. Pertanto, l'elaborazione delle quantità è rilevante per il sistema indipendentemente dal metodo di abbinamento.
Abbinamento in base alla quantità
Se è previsto l'abbinamento per quantità, le quantità in sospeso delle righe dell'ordine vengono confrontate con quelle da abbinare. Se differiscono, viene chiesto di confermare l'esistenza di ulteriori ordini o fatture da abbinare alla quantità rimanente e, in caso negativo, la riga viene chiusa. Ad esempio, un ordine di 100 è abbinato a fatture il cui totale è 99; viene chiesto se sono previste ulteriori fatture: in caso positivo la riga di ordine rimane aperta, mentre in caso negativo viene chiusa. Lo stesso accade in caso contrario, ovvero se le fatture sono di quantità superiore agli ordini.
Un'altra situazione si presenta nel caso in cui le quantità ricevute differiscano dalla nota di ricevimento e vi sono quindi diverse combinazioni di quantità di ordine, quantità di ricevimento e quantità di fattura i cui valori non corrispondono. A seconda della necessità, vengono poste domande pertinenti.
Se le quantità restanti dell'ordine e della fattura coincidono, la riga verrà chiusa automaticamente. Se una quantità è superiore all'altra e si sceglie di chiudere la riga, la registrazione verrà chiusa. Se un ordine deve essere chiuso, è possibile utilizzare la funzionalità Quantità annullata per eliminare la quantità rimanente. Ad esempio, se un ordine di 200 viene abbinato a fatture per un totale di 199 e si stabilisce che non sono previste ulteriori fatture, il sistema utilizza la funzionalità di annullamento per chiudere l'ordine relativo alla quantità rimanente (1). È richiesto l'inserimento di un codice motivazione per la chiusura della riga. Il Codice motivazione per il tipo di acquisto corrispondente viene utilizzato come codice motivazione di annullamento quantità predefinito.
Abbinamento in base al valore
L'abbinamento in base al valore funziona in modo analogo a quello in base alle quantità e può essere utilizzato in alternativa a questo oppure quando le quantità non sono rilevanti per il metodo di ordinazione, ad esempio nel caso di ordini globali per importi elevati per i quali si ricevono fatture a scadenze regolari. L'ordine di acquisto deve essere stato inserito ed aver superato tutte le fasi fino alla disponibilità per la fatturazione. L'ordine di acquisto sarà stato generato con una quantità superiore al numero previsto di rate. La quantità può non essere visibile se è stata impostata come parte di un ordine di acquisto predefinito o delle impostazioni predefinite di una maschera.
L'etichetta di valore da utilizzare per l'abbinamento è definita nel campo Valore abbinamento della maschera Impostazione valori tipo acquisto.
Un'impostazione specifica è consigliata nel caso dell'abbinamento in base al valore per il quale la quantità non è richiesta, ad esempio se su un ordine o una fattura relativi a un servizio viene immesso soltanto un valore al posto di un numero di ore o di una tariffa oraria. L'etichetta valore quantità (comprese le unità) equivale quindi all'etichetta valore valuta definita come valore di abbinamento. L'etichetta valore quantità deve essere immessa dopo il valore di abbinamento, come impostato nella sequenza delle etichette valore in Tipo acquisto. Qualsiasi campo relativo alla quantità non deve comparire nella maschera. Poiché la quantità equivale al valore di abbinamento, la procedura di abbinamento e annullamento del valore rimanente dell'ordine è simile a quella dell'abbinamento per quantità. Se il valore in sospeso della fattura è pari a zero e la fattura è chiusa, anche l'ordine è chiuso.
Se l'impostazione deve tenere conto della quantità, l'abbinamento per valore deve essere effettuato con cautela. Se la quantità fatturata è maggiore o uguale alla quantità rimanente dell'ordine, l'ordine verrà chiuso a prescindere dal fatto che rimanga un valore da abbinare e che l'ordine debba restare aperto per un ulteriore abbinamento.
Se i valori in sospeso differiscono viene sempre chiesto come procedere con la registrazione maggiore, che può essere chiusa o lasciata aperta, analogamente all'abbinamento per quantità, e viene applicata la funzionalità di annullamento per il valore rimanente.
Se l'opzione Abbina fattura per di Impostazione tipo acquisto (PTS) è impostata su un valore della valuta registrazione, questo verrà utilizzato per l'abbinamento a prescindere dalle impostazioni del valore di Impostazione database.
Se il valore della registrazione è definito in Impostazione database come "Presente solo se inserito", l'impostazione Abbina fattura per di Impostazione tipo acquisto (PTS) deve essere impostata su un valore di registrazione solo se tale valore verrà sempre inserito.