Impostazione dei profili di riconciliazione

Impostazione profili di riconciliazione (RCP) consente di specificare i requisiti di abbinamento per Gestione riconciliazione (RCM). Ad esempio, per riconciliare mediante Gestione riconciliazione gli estratti conto e abbinare i pagamenti ricevuti dai clienti alle fatture, sarà necessario definire un profilo apposito per ciascuna di queste operazioni.

Il profilo determina i criteri di selezione e di abbinamento delle registrazioni per la procedura di riconciliazione.

Nota: Dopo aver definito un profilo, occorre definire il conto di riconciliazione ad esso corrispondente. A tal fine, scegliere Conti per aprire la maschera Conti di riconciliazione.

Impostazione profili di riconciliazione contiene i seguenti elementi:

  • Informazioni di intestazione
  • Generale
  • Selezione
  • Abbinamento
  • Ignora analisi conto origine
  • Ignora analisi conto P e P
  1. Specificare le seguenti informazioni per Informazioni intestazione:
    Codice profilo
    Il codice che identifica in modo univoco il profilo di riconciliazione.
    Stato
    Lo stato assegnato al record dei dati preimpostati.
  2. Specificare le seguenti informazioni per Generale:
    Descrizione
    Il nome completo o la descrizione di un campo o di un record utilizzato per l'identificazione nei report e nelle consultazioni.
    Genera differenza
    Determina se le differenze di cambio siano calcolate e contabilizzate nei conti profitti e perditi corrispondenti. Tali conti sono specificati nei dettagli del conto di riconciliazione. Vedere “Contabilizzazione delle differenze di cambio realizzate e non realizzate”.
    Nota: Le perdite e i profitti generati dalla riconciliazione in base all'importo del valore 3 sono calcolati solo come importo valuta base e le differenze relative agli importi valuta registrazione sono ignorate.
    Indicatore allocazione
    L'indicatore di allocazione da assegnare alle registrazioni riconciliate. Le opzioni disponibili sono: Allocato, Rettifica, Trattenuto, Imposto, Riconciliato, Riconciliato o uno degli indicatori numerici da 0 a 9.

    Ad esempio, se il profilo abbina registrazioni di pagamento e fatture in corrispondenza di un conto clienti si assegnerà l'indicatore Allocato, mentre se il profilo abbina registrazioni di un conto bancario e dettagli dell'estratto conto si assegnerà l'indicatore Riconciliato.

    Le registrazioni con indicatore Allocato, Riconciliato o Rettifica devono essere in pareggio prima di poter essere contabilizzate.
    Nota: Gli indicatori Allocato e Rettifica possono essere assegnati solo in caso di riconciliazione di registrazioni in corrispondenza dello stesso conto, con segni opposti.
    Tipo di registrazione contabile
    Il tipo di registrazione contabile da assegnare alle registrazioni generate durante una riconciliazione manuale effettuata con questo profilo. Per definire i tipi di registrazioni contabili, utilizzare Tipi registrazioni contabili (JNT).
    Abbinamento stesso segno
    Determina la modalità di impiego del segno delle registrazioni per stabilire se queste debbano essere riconciliate.

    Scegliere Sì per abbinare le registrazioni con lo stesso segno. Ad esempio, se si utilizza il profilo per abbinare registrazioni del conto bancario e registrazioni dell'estratto conto, questa impostazione abbina ogni contabilizzazione del conto bancario alla corrispondente voce dell'estratto conto.

    Nota: L'esempio è valido purché il segno delle registrazioni dell'estratto conto sia stato invertito al momento del caricamento delle registrazioni in SunSystems.

    Scegliere No per abbinare le registrazioni con segno opposto. ad esempio per abbinare le registrazioni di pagamento a quelle delle fatture in un conto clienti o fornitori.

    Scegliere Non applicabile se il segno della registrazione è irrilevante ai fini della riconciliazione. ad esempio se l'importo non è uno dei criteri di abbinamento.

    Nota:  Questa opzione può essere usata anche per determinare il segno delle registrazioni generate con Gestione riconciliazione. Vedere “Generazione delle registrazioni in Gestione riconciliazione”.
    Percentuale abbinamento
    La percentuale di tolleranza ammessa tra i valori delle registrazioni abbinate. Le registrazioni sono abbinate se la differenza fra i loro importi rientra in questo valore. Se si specifica un valore in questo campo, uno dei campi degli importi deve essere impostato come criterio di abbinamento.
    Nota: Se si specificano sia una percentuale di abbinamento che un importo di abbinamento, la differenza tra i valori delle registrazioni viene confrontata con il minore tra i valori Percentuale abbinamento e Importo abbinamento.
    Importo abbinamento
    L’importo di tolleranza ammesso tra i valori delle registrazioni abbinate. Le registrazioni sono abbinate se la differenza fra i loro valori equivale o è inferiore a questo importo. Se si specifica un valore in questo campo, uno dei campi degli importi deve essere impostato come criterio di abbinamento.
    Nota: Se è selezionata l'opzione Consolidamento importi, la Percentuale abbinamento e l'Importo abbinamento vengono ignorati.
    Codice gruppo di accesso ai dati
    Importo da utilizzare
    Determina la valuta di visualizzazione dei totali di riconciliazione nella parte superiore della maschera di Gestione riconciliazione e la valuta in cui i valori riconciliati devono quadrare per poter essere contabilizzati. I valori inseriti in questo campo determinano l'aggiornamento dei criteri di abbinamento, come descritto nella sezione Abbinamento di seguito.

    Gestione riconciliazione può utilizzare uno qualsiasi dei valori 1, 2, 3 e 4 come base per l'abbinamento. Indipendentemente dal valore utilizzato per determinare l'abbinamento, gli importi del valore 1 sono sempre in pareggio. Gli importi Valore 3 e Valore 4 quadrano in base all'impostazione Quadratura importo valuta nelle schede Valore 3 e Valore 4 di Impostazione database. Le differenze valutarie risultanti vengono generate in base alle impostazioni dei record di Conti di riconciliazione. Le differenze valutarie non vengono mai generate nel valore 2, perché rappresenta la valuta della registrazione e ogni registrazione può avere una valuta diversa per il valore 2.

    Nota: La generazione delle voci di quadratura è applicabile alle Allocazioni (registrazioni contrassegnate con Allocato o Rettifica) e non alle Riconciliazioni (contrassegnate con Riconciliato).
    Consolidamento importi
    Determina se la funzione Riconciliazione automatica consolidi i valori delle registrazioni da abbinare, ad esempio per abbinare una serie di registrazioni di importo limitato a un’unica registrazione di importo più consistente. Il campo dell'importo è impostato automaticamente come uno dei criteri di abbinamento. Vedere “Modalità di esecuzione della riconciliazione automatica”.
    Nota: Se si specifica una Percentuale abbinamento o un Importo abbinamento, o se l'opzione Consolidamento importi è selezionata, la procedura Riconciliazione automatica può ripartire una registrazione al fine di ottenere il pareggio delle registrazioni abbinate. Tale ripartizione viene effettuata a prescindere dall'impostazione dell'indicatore Consenti ripartizione nei conti di riconciliazione.
    Differenza di cambio abbin.
    Determina se Gestione riconciliazione calcola le differenze relative al cambio per ciascuna coppia abbinata in base ai criteri di abbinamento. Se l'opzione è selezionata, il sistema calcola le differenze per ogni gruppo di registrazioni abbinate e copia le analisi dalla registrazione con importo di valuta base minore. Le eventuali registrazioni duplicate vengono escluse dalla procedura di abbinamento.

    Se non è selezionata, il sistema consolida tutti i profitti e le perdite e contabilizza il saldo nei conti di origine e di profitti e perdite.

    È possibile utilizzare questa opzione solo se l'opzione Genera differenza è selezionata e solo se si abbinano registrazioni a credito con registrazioni a debito (o viceversa) nello stesso conto dello stesso database. Pertanto, per utilizzare l'opzione Differenza di cambio abbinamento, è necessario che l'opzione Abbinamento stesso segno non sia selezionata e che i due conti di riconciliazione siano configurati per lo stesso codice conto (uno per le registrazioni a debito e uno per le registrazioni a credito). Inoltre, se l'opzione è selezionata, le differenze di cambio sono generate solo se la funzione Riconciliazione automatica è impostata in Gestione riconciliazione.
    Lascia maschera aperta
    Scegliere questa opzione per tenere aperta la maschera di Gestione riconciliazione una volta completato il processo di riconciliazione per il profilo.
    Opzioni report
    Consente di scegliere se generare un report e, in tal caso, quali dettagli di registrazione sono inclusi in tale report.
    • Nessun report: selezionare questa opzione se non devono essere generati report.
    • Esegui report solo su registrazioni modificate: selezionare questa opzione per includere solo i dettagli delle registrazioni modificate.
    • Esegui report su tutte le registrazioni: selezionare questa opzione per includere tutte le registrazioni.
  3. Specificare le seguenti informazioni per Selezione:
    Criteri di selezione 1-10
    È possibile scegliere fino a dieci criteri per la selezione delle registrazioni da includere nella procedura di riconciliazione.

    Per scegliere i dati da utilizzare come criteri di selezione si utilizza la finestra Ricerca in dizionario dati, che elenca tutti i dati disponibili e consente di scegliere quelli desiderati.

  4. La scheda Abbinamento viene utilizzata per identificare i dati che devono corrispondere nelle registrazioni selezionate affinché queste siano incluse nella procedura di Riconciliazione automatica. Ad esempio, è possibile abbinare le registrazioni in base al riferimento registrazione, all'importo e al codice di analisi 1. Quando si sceglie la riconciliazione automatica, il sistema individua, fra le registrazioni estratte da ciascun conto di riconciliazione, quelle contenenti gli stessi dati nei campi impostati come criteri di abbinamento e quindi le abbina e le riconcilia.

    Per ulteriori informazioni sulle opzioni di questa funzione, vedere “Modalità di esecuzione della riconciliazione automatica”.

    Nota: In caso di abbinamento in base alla valuta, il codice valuta deve essere già stato creato nel database su cui viene eseguita la funzionalità Gestione riconciliazione (RCM). Il database può non corrispondere a quello identificato nei conti di riconciliazione per cui è in esecuzione la riconciliazione.
  5. L'opzione di abbinamento del profilo di riconciliazione confronta il contenuto degli stessi campi di ogni gruppo di registrazioni. Per effettuare l'abbinamento in base a campi differenti o per applicare criteri più complessi, occorre lasciare vuoti i campi dei criteri di abbinamento in Impostazione profili di riconciliazione e definire un gruppo di regole.

    Ciò si rende necessario, ad esempio, per confrontare il valore del campo del riferimento registrazione di un gruppo di registrazioni con la descrizione di un altro gruppo.

    Per definire un gruppo di regole è necessario:

    • Impostare una definizione condizioni che applichi la regola quando si utilizza Gestione riconciliazione con il Profilo riconciliazione adatto. Ad esempio, se il Profilo di riconciliazione è BanKUSD, la definizione può prevedere le seguenti condizioni:

      Se Codice funzione = Gestione riconciliazione

      Se Profilo riconciliazione = BankUSD

    • Definire un gruppo di regole contenenti le condizioni di abbinamento che applichi il comando speciale Abbina per abbinare le registrazioni ove le condizioni siano soddisfatte.

    Se i criteri di abbinamento in una definizione condizioni devono essere applicati a più profili di riconciliazione, è possibile fare riferimento a ciascun profilo di riconciliazione nella stessa definizione condizioni. Ad esempio, la definizione condizioni può contenere le seguenti condizioni, dove Bank e BanKUSD sono i profili di riconciliazione necessari:

    Se Codice funzione = Gestione riconciliazione

    Se Profilo riconciliazione = Bank

    O Se Profilo riconciliazione = BankUSD

    Nota: Se si definiscono i criteri di abbinamento mediante un gruppo di regole, non è possibile scegliere i dati nella scheda Abbinamento.
  6. L’opzione Ignora analisi conto di origine viene applicata solo se l'opzione Differenza di cambio abbinamento è selezionata e solo durante la procedura di Riconciliazione automatica.

    Questa scheda consente di ignorare i codici di analisi registrazione predefiniti applicati in caso di generazione di registrazioni di differenza per il Profilo riconciliazione. L'impostazione qui specificata viene applicata alle differenze relative al cambio contabilizzate nel conto di origine.

    I codici di analisi predefiniti per le registrazioni delle differenze di cambio del conto di origine sono ricavati dalla registrazione del gruppo con l'importo di valuta base minore.

    Nota: I codici di analisi per le registrazioni delle differenze di cambio contabilizzate nel conto profitti e perdite sono definiti nella scheda Ignora analisi conto profitti e perdite.
    Analisi archivio contabile 1-10
    Scegliere per ciascun tipo di analisi un codice da utilizzare se quello predefinito non è specificato nella registrazione di origine.

    Lasciare vuoti questi campi per utilizzare il codice predefinito, che è ricavato dalla registrazione del gruppo con l'importo di valuta minore.

    Inserire '-' per ignorare tutti i codici predefiniti e lasciare vuoto il campo nelle registrazioni delle differenze di cambio.

    Usa se analisi non presente
    Scegliere questa opzione se il codice di analisi va usato soltanto quando nella registrazione di origine non è specificato il tipo di analisi.
  7. L’opzione Ignora analisi conto profitti e perdite è valida solo se l'opzione Differenza di cambio abbinamento è selezionata e viene applicata solo durante la procedura di Riconciliazione automatica.

    Questa scheda consente di ignorare i codici di analisi registrazione predefiniti applicati in caso di generazione di registrazioni di differenza per il Profilo riconciliazione. L'impostazione qui specificata viene applicata alle differenze relative al cambio contabilizzate nel conto profitti e perdite.

    I codici di analisi predefiniti per le registrazioni delle differenze di cambio del conto profitti e perdite sono ricavati dalla registrazione del gruppo con l'importo di valuta base minore.

    Analisi archivio contabile 1-10
    Scegliere per ciascun tipo di analisi un codice da utilizzare se quello predefinito non è specificato nella registrazione di origine.

    Lasciare vuoti questi campi per utilizzare il codice predefinito, che è ricavato dalla registrazione del gruppo con l'importo di valuta minore.

    Inserire '-' per ignorare tutti i codici predefiniti e lasciare vuoto il campo nelle registrazioni delle differenze di cambio.
    Usa se analisi non presente
    Scegliere questa opzione se il codice di analisi va usato soltanto quando nella registrazione di origine non è specificato il tipo di analisi.
  8. Salvare le modifiche.