Délégation des approbations
Vous pouvez configurer le système de façon à déléguer les approbations. Par exemple, si un chef de service n'est pas en mesure d'approuver des commandes par manque de temps ou obligations extérieures, il peut déléguer à une secrétaire la tâche d'approuver les commandes en son nom.
Il existe plusieurs façons de le faire. Nous allons en décrire deux :
- la secrétaire utilise le code utilisateur du chef de service ;
- la secrétaire et le chef de service appartiennent au même Groupe accès données.
La secrétaire utilise le code utilisateur du chef de service
Pour cela, vous devez utiliser le champ Code utilisateur sur le formulaire destiné aux approbations. La sécurité est assurée à l'aide des commandes Groupe accès données de Générateur Formulaires.
La procédure est la suivante :
- La secrétaire fait normalement partie du Groupe accès données du chef de service, mais à un niveau inférieur.
- Au moment d'approuver des lignes à l'aide d'un Control Desk ou à partir des actions du formulaire de saisie de commande fournisseur/facture
d'achat, le système affiche le formulaire Approbation. Ce formulaire peut contenir un Code utilisateur approbateur. Il s'agit
du code utilisateur de l'approbateur, d'après lequel le système contrôlera les codes Groupe accès données. La valeur par défaut
est le code utilisateur de l'utilisateur courant.
Remarque: Un utilisateur peut remplacer ce code par le code d'un autre utilisateur, sans restrictions.
- Le formulaire Approbation se voit appliquer un code Groupe accès données à l'aide de Générateur Formulaires. Deux options
sont possibles :
- Un seul formulaire Approbation est utilisé pour l'ensemble de l'unité de gestion. Ce code Groupe accès données inclut la secrétaire et tous les autres approbateurs.
- Plusieurs formulaires Approbation sont utilisés, dont deux au moins de la manière suivante :
- Un formulaire contient le Code utilisateur et se voit appliquer des autorisations du code Groupe accès données qui n'autorisent que la secrétaire à y accéder.
- Un formulaire ne fait pas apparaître le Code utilisateur. Il est destiné à tous les autres approbateurs de l'unité de gestion. Il peut éventuellement contenir des autorisations de code Groupe accès données.
- Lorsqu'une secrétaire approuve une commande au nom de son chef de service, le formulaire Approbation vérifie son Groupe accès données pour voir si elle est autorisée à consulter ce formulaire et pour déterminer le formulaire applicable s'il en existe plusieurs.
- La secrétaire peut saisir le code connexion de son chef de service pour approuver la commande.
La secrétaire et le chef de service appartiennent au même Groupe accès données
Une autre possibilité consiste à rattacher la secrétaire au même Groupe accès données que le chef de service. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de suivre la procédure ci-dessus car la secrétaire bénéficie alors des mêmes autorisations que le chef de service. Là aussi, le système conserve un état de contrôle des personnes qui ont approuvé les commandes/factures ; il est entendu que les processus internes doivent faire en sorte qu'une secrétaire ne puisse pas effectuer d'approbation sans l'autorisation préalable du chef de service.
Autres mesures de sécurité
Il est possible d'appliquer d'autres mesures de sécurité dans Editeur Autorisations Formulaires ou Sécurité Control Desk.
Dans Editeur Autorisations Formulaires, il est possible d'assigner des Groupes utilisateurs aux actions Approuver et Approuver ligne. Cette fonctionnalité limite l'utilisation des actions aux utilisateurs des Groupes Utilisateurs spécifiés.
Dans Sécurité Control Desk, il est possible d'assigner des Groupes accès données au programme différé Control Desk destiné aux approbations. Cette fonctionnalité limite l'utilisation du programme aux utilisateurs du Groupe accès données spécifié.