Traitement des approbations

Une fois définies, les approbations d'achat peuvent être appliquées dans le cadre d'une commande fournisseur et/ou d'une facture d'achat. Les approbations peuvent s'appliquer au niveau des commandes fournisseurs ou des factures d'achats, ou les deux. Le traitement d'une approbation est exactement le même qu'il s'agisse d'une commande ou d'une facture.

  1. Création d'une commande fournisseur - au niveau du Type achat > (formulaire Etape achat), vous pouvez définir des approbations portant sur une ligne ou sur un document (totalité de la commande ou facture) à l'aide du champ Niveau transaction. Au moment de saisir des lignes sur la commande, le système traite ces lignes une par une ou regroupe toutes les lignes ensemble.
  2. Le système vérifie si cette commande/facture est à approuver.

    Le processus s'effectue comme suit :

    • Il recherche le Type transaction achat dans l'en-tête de la commande fournisseur/facture d'achat.

    • Il vérifie si des tables d'approbation ont été définies pour ce type de transaction d'achat.

    • Il consulte la table d'approbation et compare la commande/facture aux lignes de détail de cette table pour vérifier si elle correspond aux critères définis.
  3. Si c'est le cas, la procédure appliquée à la ligne ou au document est la suivante :
    • Le statut de la ligne est défini sur Suspendu(e).
    • Le statut d'approbation de la ligne est défini sur Non approuvé(e).

    • Un enregistrement d'approbation est créé. Cet enregistrement stipule les approbations nécessaires pour débloquer la ligne.

    Remarque: il s'agit d'une table que le système crée et met à jour lorsque la commande/facture est approuvée.
  4. Approbation de la ligne/du document via Saisie commande fournisseur/facture achat.
    Les options de Saisie commande fournisseur/achat sont les suivantes :
    • Approuver (si les approbations se situent au niveau du document).
    • Approuver ligne (si les approbations se situent au niveau de la ligne).
    • Approuver (si les approbations se situent au niveau de la ligne et que toutes les lignes sont à approuver).
  5. Utilisez un programme différé Control Desk pour approuver les lignes.
  6. Il se peut que la ligne/document soit à approuver par plusieurs responsables d'approbation. Chacun d'eux doit approuver chaque ligne/document, selon le cas.
  7. Une fois la ligne/document approuvé(e) par tous les responsables d'approbation désignés, le statut d'approbation de chaque ligne est automatiquement défini sur Approuvé(e). L'utilisateur doit alors Débloquer chaque ligne pour passer à l'étape suivante de traitement de la ligne.

Ligne de la table d'approbations

Lors de la saisie d'une commande/facture, la ligne est suspendue mais non soumise à approbation si le système trouve une table d'approbation et que la ligne ne répond à aucun critère de ligne de détail de la table. L'utilisateur doit alors débloquer la ligne manuellement.

Il est possible de spécifier jusqu'à dix codes Groupe accès données d'approbateurs dans les lignes de détail de la table d'approbation. L'ordre de saisie de ces codes détermine l'ordre d'approbation à respecter. Par exemple, une ligne de détail de table d'approbation peut avoir pour valeurs :

Limite - 999 999 999

Approbateur 1 - Groupe accès données X

Approbateur 2 - Groupe accès données Y

Approbateur 3 - Groupe accès données Z

L'approbateur du Groupe accès données X doit effectuer l'approbation avant l'approbateur du Groupe accès données Y. Les approbateurs Groupe accès données X et Y doivent effectuer l'approbation avant l'approbateur Groupe accès données Z.

Si une ligne/document est rejetée ou non-approuvée, cette ligne n'est pas traitée. Dans ce cas, l'approbateur doit spécifier un code motif pour indiquer la raison du rejet de la ligne.