Paramétrage des approbations

Les approbations font partie du cycle d'achat et ne s'appliquent pas aux ventes ou transferts. Avant de pouvoir utiliser des approbations, vous devez configurer le système pour définir les approbations à mettre en place au sein de votre organisation.

La procédure à suivre est la suivante :

Dans Paramétrage gestion des achats (PBS) > Approbation achat sélectionnez l'option de Contrôle d'approbation requise : Non utilisé(e), Approbation commande et facture utilisée, Approbation commande utilisée, et Approbation facture utilisée.
Assurez-vous que les Groupes utilisateurs et Groupes accès données nécessaires pour définir les approbations ont été créés dans Gestionnaire Utilisateurs. Les Groupes accès données doivent correspondre aux niveaux d'approbation requis, par exemple Agent de maîtrise, Chef de service, Directeur, etc.
Utilisez Table approbation (ATS) pour définir les tables de niveaux d'approbation. Vous pouvez définir plusieurs tables d'approbation. Définissez les critères d'application des approbations.

Vous pouvez utiliser des codes analytiques, mais ils ne sont pas obligatoires.

Les approbateurs peuvent appartenir à des Groupes accès données différents, ou au même groupe, ou à une combinaison des deux.
Assignez une table d'approbation à une étape dans Type achat. Définissez les indicateurs requis dans Type achat. Vous pouvez appliquer des approbations au niveau des étapes Saisie commande, Confirmation commande, Saisie facture ou Confirmation facture, mais pas au niveau des étapes Rapprochement facture ni Bon réception.
Décidez du mode d'approbation des commandes et/ou factures à appliquer au sein du système.
- Control Desk : définissez les filtres Control Desk requis pour afficher les commandes ou factures à approuver. Il existe un programme différé permettant d'approuver des commandes/factures multiples.
- Saisie commande fournisseur et/ou Saisie facture achat : utilisez l'action Approuver ou Approuver ligne, selon que l'approbation définie dans Type achat porte sur un document (totalité de la commande/facture) ou sur une ligne.
Définissez les formulaires applicables aux commandes fournisseurs ou factures d'achats. Il est conseillé de faire apparaître le champ Statut approbation sur le formulaire de façon à ce que les utilisateurs puissent voir si la ligne a été approuvée ou rejetée.